Можно ли подключить бухгалтерию и АХО к ITSM-системе, которая уже есть в компании?

Да. Бухгалтерию и административно-хозяйственный отдел (АХО) подключают к той же платформе, на которой работает ИТ-служба: у каждого отдела свой каталог услуг, свои исполнители и сроки, а портал для сотрудников — общий. Отдельная система для заявок отдела не нужна.

Что на самом деле нужно бухгалтерии и АХО

У ИТ-службы особые процессы: инциденты, проблемы, изменения. Бухгалтерии и АХО они не нужны. Их заявки типовые — акт сверки с контрагентом, справка, согласование оплаты счёта, пропуск для гостя, заказ канцтоваров. Таким отделам хватает запросов на обслуживание и задач: сотрудник заполняет форму, заявка проходит согласование и попадает к исполнителю со сроком.

Поэтому отделу не передают ИТ-процессы целиком. Ему настраивают собственный каталог услуг и сроки на той же платформе. В SimpleOne ESM — инструментах платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами — заявка из каталога сразу попадает профильному специалисту отдела, а сотрудник и исполнитель видят её статус и срок.

Почему одна система лучше двух

Когда у отдела своя система заявок, у сотрудника появляется второй вход, а у ИТ-службы — ещё одна система в поддержке со своей оргструктурой и интеграциями. На общей платформе справочник сотрудников и группы исполнителей настраивают один раз, и ими пользуются все отделы.

Что решить до подключения

• Какие услуги отдел вынесет в каталог первыми. Начните с того, о чём сотрудники спрашивают чаще всего: соберите заявки отдела за месяц и выберите самые частые.
• Кто в отделе отвечает за свой каталог и сроки, а кто — за платформу. Платформу, как правило, ведёт ИТ-служба.
• Какие заявки нужно согласовывать и кто согласует.
• Какие сроки отдел готов обещать сотрудникам по каждой услуге.

Как это сделано в SimpleOne ESM

В SimpleOne ESM есть каталог и портал услуг, соглашения об уровне услуг с контролем сроков, согласования, задачи, база знаний и оргструктура. Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, бухгалтерию и АХО подключают к тому же экземпляру системы: сотрудники заказывают услуги отделов на том же портале, где подают ИТ-заявки. Услуги отдела настраивает партнёр-интегратор или своя команда компании.

Лицензия SimpleOne ITSM бухгалтеру не нужна. Инструменты SimpleOne ESM входят в лицензию платформы SimpleOne, поэтому компания не оплачивает отделу ИТ-процессы, которыми он не пользуется.

Кто уже подключил отделы

• «Систэм Электрик». Портал SimpleOne сначала запустили для ИТ и HR, а за 2023–2025 годы подключили ещё восемь служб — бухгалтерию и финансы, юристов, закупки и логистику, административный департамент и другие. Заявок стало больше: «2023 год — 34 тысячи заявок / 2024 год — 48 тысяч заявок / 2025 год — уже более 54 тысяч заявок». Кейс «Систэм Электрик»
• ГК «Альфа-Лизинг». Систему запустили сразу для ИТ, АХО и группы автотранспорта, затем подключили HR, бухгалтерию, маркетинг, юристов и информационную безопасность. Сейчас «45% — обращения в ИТ; 55% — обращения в другие подразделения». Кейс «Альфа-Лизинга»
• Президентская академия. Начинали с ИТ-поддержки приёмной кампании, потом подключили АХО, бухгалтерию, кадры, многофункциональный центр и институты. По словам заказчика, академия прошла «путь от 5 тысяч обращений до 50 тысяч в пике» (новость о проекте). Кейс Президентской академии
• МТС Банк. В каталоге услуг банка, кроме ИТ-услуг, — услуги ещё девяти подразделений. Кейс МТС Банка

Какие инструменты есть у отделов — в документации SimpleOne ESM, как это выглядит в системе — на странице SimpleOne ESM.