Systeme Electric: как за месяц перейти с ServiceNow на SimpleOne и масштабировать решение на 10 подразделений

О компании

Systeme Electric — российская производственная компания с мировой экспертизой в области управления электроэнергией и промышленной автоматизации.

Компания производит оборудование и комплексные решения для проектов по управлению электроэнергией. Systeme Electric предоставляет услуги и продукты для объектов гражданского и жилищного строительства, центров обработки данных, инфраструктуры и промышленности.

Systeme Digital — цифровое подразделение компании, отвечающее за внедрение. Команда развивает ИТ-сервисы, управляет внутренней цифровизацией и поддерживает тысячи сотрудников.

Масштаб компании:

• Более 3000 сотрудников
• 18 офисов в городах России и Беларуси
• 3 производственные площадки и Центр Инноваций
• 2 логистических центра

Предпосылки и цели проекта

Компания Systeme Electric ранее являлась подразделением французской группы Schneider Electric в РФ. Международная компания работала по ITIL-процессам и использовала платформу ServiceNow. Система включала CMDB, базу знаний, чат-боты, обеспечивала глобальную поддержку ИТ и HR-процессов. Сотрудники привыкли к быстрому, прозрачному и удобному сервису.

В 2022 году Systeme Electric начала свою самостоятельную деятельность в России, поэтому нужно было за короткий период времени выйти из периметра глобальных ИТ-систем французской Schneider Electric, включая ServiceNow. Перед командой стояли жёсткие дедлайны: весь переход необходимо было завершить за месяц. 

Цели проекта:

• выбрать российскую платформу взамен ServiceNow;
• перенести все критичные процессы ИТ и HR в течение одного месяца;
• создать новую платформу обращений, сохранив логику, качество и удобство прежнего решения;
• сохранить прежний уровень качества сервиса для сотрудников;
• сохранить привычный пользовательский опыт, чтобы сотрудники чувствовали себя «как дома»;
• создать фундамент для дальнейшего развития цифровой инфраструктуры компании.

Выбор решения

Команда Systeme Electric начала срочный и системный поиск замены ServiceNow. Компания проанализировала более 20 российских решений, способных на тот момент заменить зарубежную платформу.

Почему выбрали SimpleOne:

1. Привычный и удобный интерфейс — интерфейс SimpleOne оказался максимально похожим на ServiceNow, что было критически важно для пользовательского опыта.
2. Гибкость настройки — платформа позволяла настроить систему под существующие процессы компании, а не перестраивать процессы под систему.
3. Масштабируемость — важным критерием была способность системы масштабироваться на весь бизнес компании, поддерживать работу всех подразделений и расти вместе с компанией.
4. Быстрое внедрение: в условиях жестких дедлайнов критически важной была возможность развернуть систему быстро, без сложных доработок.
5. Пользовательский опыт — команда хотела, чтобы сотрудники, войдя в новую систему, не почувствовали разницы с привычным инструментом.

Этапы проекта

Внедрение SimpleOne в Systeme Electric проходило в три этапа. Проект был реализован при участии серебряного партнера SimpleOne — компании-интегратора ICL SOFT.

Первый этап: перенос основных сервисов (декабрь 2022)

Совместно с партнером команда развернула портал всего за один месяц. В систему были перенесены ИТ и HR сервисы — самые массовые направления компании, через которые проходило большинство внутренних запросов.

Результат: сотрудники получили привычный портал, максимально похожий на  ServiceNow. Переход прошел гладко — пользователи продолжили работать в знакомом интерфейсе с тем же уровнем удобства.

Второй этап: развитие платформы силами внутренней команды (с 2023 года)

После успешного внедрения компания продолжила развитие платформы силами собственных специалистов. Systeme Electric инвестировала в обучение, сертификацию и развитие компетенций команды. Теперь все задачи решаются силами внутренних специалистов без привлечения внешних подрядчиков.

Результат: внутренние заказчики начали сами обращаться к команде Systeme Digital с идеями новых сервисов — они увидели, что портал упрощает жизнь коллегам, и стали инициаторами автоматизации в своих подразделениях.

Третий этап: расширение до полноценной ESM-модели (2023-2025)

На третьем этапе команда начала масштабирование решения на другие отделы. К платформе были подключены новые подразделения: HR, бухгалтерия, логистика и др.

Платформа вышла за рамки ITSM и стала единым каналом взаимодействия сотрудников со всеми внутренними службами. Вместо почты, Excel-форм, бумажных заявок и неструктурированных обращений сотрудники стали использовать централизованный портал с каталогом услуг, прозрачными статусами и автоматизированными маршрутами согласований. Произошел переход от разрозненных обращений — к единому цифровому окну.

Реализованная функциональность

ESM-платформа SimpleOnе используется в 10 подразделениях Systeme Electric.

Информационные технологии и поддержка приложений

Платформа стала точкой входа для всех ИТ-запросов сотрудников, включая:

• консультационные и информационные запросы;
• поддержку серверной и сетевой инфраструктуры;
• локальную техническую помощь; 
• управление учетными записями (в том числе при увольнении сотрудников);
• почтовые сервисы, телефонию, печать, программное обеспечение и оборудование.

Отдельный блок составляют запросы на поддержку бизнес- и ИТ-систем.

Информационная безопасность

В рамках ESM-модели платформа централизует запросы по всем ключевым направлениям ИБ:

• контроль привилегированного доступа;
• защита данных;
• защита корпоративной почты и интернет-доступа;
• антивирусная защита;
• защита сайтов и цифровых ресурсов.

Это позволяет обеспечить прозрачность, контроль и соответствие требованиям безопасности без роста количества ручных операций.

HR-служба 

Платформа закрывает весь спектр HR-запросов сотрудников:

• кадровое администрирование и кадровые системы;
• расчет заработной платы;
• учет рабочего времени;
• компенсации, льготы, призы и подарки;
• обучение и развитие.

HR-процессы интегрированы с ИТ, безопасностью и административными службами, что особенно важно при онбординге, внутренних перемещениях и изменениях ролей сотрудников.

Юридическая поддержка

 Через платформу сотрудники направляют юридические запросы, включая:

• проверку контрагентов;
• налоговую поддержку;
• оформление доверенностей; 
• заверение документов;
• подготовку писем, справок, шаблонов и копий;
• разъяснение норм и требований законодательства.

Юридическая служба получила единый канал работы с запросами, контроль сроков и структурированную базу обращений.

Бухгалтерия и финансовые операции

ESM-платформа охватывает сложный контур финансовых и бухгалтерских задач, включая:

• авансовые отчеты; 
• документы и отчетность по компании; 
• взаиморасчеты с клиентами (выставление документов, возвраты, акты сверки, взаимозачеты, корректировки платежей);
• взаиморасчеты с поставщиками (премии, штрафы, ПТУ, срочные операции)
• учет основных средств и НМА;
• банковские операции, включая валютный контроль и срочные платежи.

Это позволило перевести финансовые процессы из почты и ручного сопровождения в управляемый цифровой формат.

Закупки и логистика

Через платформу обрабатываются запросы:

• на производственные и непроизводственные закупки;
• на взаимодействие с юридическими лицами и дочерними структурами;
• на логистические услуги и управление перемещениями.

Цифровизация закупочного и логистического контуров повысила прозрачность и управляемость процессов для внутренних заказчиков.

Административный департамент

Через платформу обрабатываются запросы: 

• на командировки и поездки;
• на рабочие пространства;
• на управление корпоративным автопарком; 

Департамент управления недвижимостью

Через платформу обрабатываются запросы: 

• на обслуживание сетей связи и систем безопасности
• на обслуживание помещений и вентиляции
• на хозяйственные работы и благоустройство
• на работы по электроснабжению, отоплению, водоснабжению и др.; 

Охрана труда и экология

 Отдельный блок платформы посвящен вопросам безопасности сотрудников.

• обучение сотрудников в целях охраны труда;
• учет и контроль прохождения обязательных инструктажей;
• автоматические уведомления о повторном обучении.

Платформа масштабирована на заводы и отдельные юридические лица, где ранее использовались бумажные формы и анкеты. Теперь рутинные операции, финансовые, кадровые и административные запросы обрабатываются по единым цифровым сценариям.

Служба безопасности

 Через платформу обрабатываются запросы:

• на оформление пропусков;
• на оформление постоянного пропуска;
• на временный пропуск для подрядчиков и посетителей;
• на продление или аннулирование пропусков. 

В результате третьего этапа внедрения ESM-платформа SimpleOne стала единым цифровым окном для сотрудников и универсальным каталогом внутренних сервисов. Именно этот этап заложил основу для дальнейшей цифровой трансформации компании.

Результаты в цифрах

За три года работы с платформой SimpleOne команда Systeme Electric расширила использование решения практически на все подразделения компании. Объем обращений через платформу демонстрирует постоянный рост, что говорит о растущей вовлеченности и доверии сотрудников к цифровым сервисам:

• 2023 год — 34 тысячи заявок
• 2024 год — 48 тысяч заявок
• 2025 год — уже более 54 тысяч заявок

Компания сохранила высокое качество сервиса, которое существовало еще во времена использования ServiceNow:

• Более 90-95% — уровень удовлетворенности сотрудников
• 95%+ обращений оцениваются как соответствующие или выше ожиданий
• 100% стабильное выполнение SLA по всем направлениям компании

Перспективы развития

Команда Systeme Electric планирует и дальше развивать платформу и расширять её возможности внутри компании.

Одна из главных задач — объединение корпоративного портала, который ранее работал на платформе Bitrix, с ESM-системой SimpleOne в единое цифровое пространство. Релиз объединенного портала запланирован на начало 2026 года. Новый портал будет включать личный кабинет сотрудника, функциональность делегирования прав в различные системы через SimpleOne, все корпоративные сервисы и функции в едином окне. Большой фокус также сделан на интеграцию корпоративного портала с HR-системами.

В процессе перенос существующих чат-ботов на платформу SimpleOne и их развитие силами внутренней командой. Планируется добавление поискового ИИ для еще более быстрого и надежного поиска информации в системе.