Как российский транспортный холдинг перевёл учёт тысяч ИТ-активов из Excel в единую систему SimpleOne

О компании

АО «Портовый Альянс» — транспортно-логистический холдинг, управляющий сетью морских портов и терминалов на трех магистральных экспортных направлениях от Мурманска до Дальнего Востока. Компания специализируется на перевалке энергетического угля и минеральных удобрений, обеспечивая стратегические внешнеторговые маршруты страны. Текущая мощность активов превышает 80 млн тонн в год, а к 2027 году холдинг намерен обрабатывать каждую 15-ю тонну всего российского экспорта. В компании насчитывается более 7 тыс. сотрудников (головной офис+порты), и она ведет свою деятельность в 6 регионах страны. 

Ситуация до внедрения

До начала проекта внедрения единой системы учета ИТ-активов каждый морской порт и каждое структурное подразделение вели свои реестры самостоятельно — в Excel-файлах, локальных учетных системах и трекерах. Головной офис  агрегировал данные по остаткам в ручном режиме.

Такой подход имел свои недостатки:

• информация по активам в разных реестрах могла дублироваться или упускаться из виду;
• контроль жизненного цикла оборудования был затруднен;
• возникали сложности с прогнозированием потребности в закупках;
• процесс консолидации активов осуществлялся в ручном режиме и занимал существенное время

Выбор платформы

При выборе системы для учета активов компания ориентировалась прежде всего на решение, которое позволит быстро получить практический результат и при этом станет основой для дальнейшего развития ИТ-ландшафта. SimpleOne ITAM привлекла сочетанием готовой методологии управления ИТ-активами, гибких возможностей настройки и Low-code инструментов. Выбор подрядчика для внедрения пал на команду «Медиа-Тел», обладающей экспертизой и опытом внедрения решений SimpleOne и способной адаптировать систему под любые бизнес-задачи заказчика. Такой подход позволил не только решить текущие задачи по учету и управлению активами, но и заложить фундамент для последующей автоматизации смежных бизнес-процессов.

Этапы внедрения

Проект проходил в два релиза, каждый из которых состоял из трех этапов: разработка прототипа и детализация требований → завершение настройки и интеграция со смежными системами → совместный запуск.

Релиз 1 (октябрь 2024 — апрель 2025)

Система учета аппаратных активов 

Команда выстроила единый процесс учета физического оборудования по всей группе компаний: от поступления на склад до списания. Параллельно была настроена интеграция с ERP-системами SAP и 1С.

Интеграция обеспечила автоматическую передачу данных о движении основных средств между ITAM и ERP-системами, а также синхронизацию ключевых справочников: номенклатуры, контрактов, контрагентов и поставщиков. Благодаря этому данные об оборудовании, закупках и связанных документах перестали переноситься вручную и стали обновляться в едином контуре.

Отдельно была автоматизирована работа с документами в рамках закупок: формирование договоров и выставление счетов на закупку оборудования. Это позволило связать учет активов не только с их физическим движением, но и с финансовыми и договорными процессами.

После запуска первого релиза команды АО «Портовый Альянс» и ООО «Медиа-тел» работали в системе, устраняли замечания и дорабатывали отдельные процессы. В ходе проекта стало очевидно, что централизация процессов требует значительных организационных изменений внутри группы компаний.

Релиз 2 (октябрь 2025 —  апрель 2026)

Нематериальные активы и автоматизация закупок 

Второй этап расширил систему до управления программным обеспечением и подписками, а также автоматизировал весь цикл закупок: от формирования потребности до тендерного скоринга и выбора поставщика.

Особенности проекта

Масштаб внедрения оказался несколько шире первоначальных оценок, что естественно для проектов такого уровня сложности. Основное внимание команды было сосредоточено на организационных аспектах: каждый порт обладает своей спецификой процессов и требований к оборудованию. Выработка единого подхода к работе с техникой потребовала тесной координации и активного взаимодействия всех участников проекта — этот этап стал важной частью общей работы.

Отдельное внимание было уделено настройке периферийного оборудования для инвентаризации. В портах используются терминалы для сканирования штрихкодов и QR-кодов, а также принтеры для печати этикеток различных производителей и моделей. 

При настройке интеграции с SAP команды провели работу по синхронизации процессов и унификации терминологии: подходы и логика ITAM отличались от принятых в ERP-системе, поэтому стороны совместно выработали общий понятийный аппарат для дальнейшей работы.

Реализованная функциональность

По итогам двух релизов в АО «Портовый Альянс» работает комплексная система управления ИТ-активами. В рамках проекта реализованы:

1. Учет оборудования на протяжении всего его жизненного цикла — полный цикл от поступления на склад (в том числе по спецификации, до физической выдачи) до списания с привязкой к пользователю и серийному номеру.
2. Учет нематериальных активов — программное обеспечение, лицензии, подписки с аналогичной логикой управления закупками.
3. Портал самообслуживания — все сотрудники группы компаний могут заказать оборудование и провести самоинвентаризацию через единый интерфейс.
4. Учет складских остатков — актуальные данные по остаткам доступны в режиме реального времени, система отслеживает пороговые значения и предлагает альтернативы при нехватке.
5. Инвентаризация со сканированием — поддержка терминалов штрихкодов и QR-кодов, автоматическая запись в систему при сканировании.
6. Автоматическое формирование потребностей на закупку — при исчерпании остатков система создает заявку и рассылает запросы нескольким контрагентам.
7. Скоринг предложений поставщиков — формулы оценки предложений перенесены из внутренних регламентов Портового Альянса в SimpleOne и применяются автоматически.
8. Автоматическое формирование документов — акты выдачи и приемки оборудования, спецификации для запросов — все формируются в системе.
9. Интеграция с SAP— синхронизация с ERP на всех этапах жизненного цикла актива.

Результаты

Сегодня SimpleOne ITAM охватывает 12 складов, 6 портов и около 10 тысяч аппаратных активов. В системе собраны данные по оборудованию, его движению, остаткам и заявкам, поэтому АО «Портовый Альянс» получил единый источник информации для складского учета, инвентаризации и планирования закупок.

Потребности в оборудовании собираются через SimpleOne ITAM и затем ложатся в основу бюджетирования и плановых закупок. Кроме того, система позволяет отслеживать доступные остатки и использовать оборудование повторно там, где это возможно, вместо лишних закупок.

Перспективы развития

Следующий шаг — управление услугами: контроль закупки и учет ИТ-услуг (подписок, технической поддержки, сервисных договоров) по той же логике, что и управление нематериальными активами. Этот модуль уже находится в разработке.

В планах также внедрение автодискаверинга — автоматического обнаружения устройств в инфраструктуре для наполнения системы учета без ручного ввода. Отдельно обсуждается перенос ITSM-процессов на платформу SimpleOne.