Как организовать приём заявок в бухгалтерию через портал самообслу­живания?

Каждый типовой запрос к бухгалтерии оформляют как услугу в каталоге портала для сотрудников: с формой, обязательными полями, исполнителем и сроком. Сотрудник выбирает услугу и заполняет форму, а заявка сразу попадает нужному специалисту, а не в общий ящик.

Какие заявки перевести на портал первыми

Соберите статистику за месяц: сколько запросов приходит, каких типов и от каких подразделений. Первыми переводят самые массовые запросы и те, где больше всего уточнений. Обычно это:

• справки, например 2-НДФЛ;
• заявки на оплату счёта;
• акты сверки с контрагентами;
• запросы закрывающих документов;
• авансовые отчёты после командировок.

Как описать услугу

• Форма. Обязательные поля — всё, без чего запрос нельзя обработать. Часть полей заполняется сама: например, реквизиты и ИНН подтягиваются из справочника договоров.
• Исполнитель. Заявки распределяются по рабочим группам бухгалтерии: платёжные поручения и банковские операции, взаиморасчёты с поставщиками и клиентами, справки и расчёты с персоналом, подотчётные лица и командировки, учёт основных средств.
• Согласование. Там, где оно нужно. Например, заявка на оплату счёта проверяется по бюджету статьи расходов и уходит на согласование руководителю подразделения.
• Срок. Для каждой услуги свой. Сотрудник и бухгалтер видят статус и срок заявки, поэтому звонить и напоминать не нужно.

Что меняется для бухгалтерии

Справка заказывается по форме, а после заявки на командировку система сама ставит задачу сдать авансовый отчёт. В SimpleOne ESM услуга, форма, исполнитель и срок задаются в каталоге услуг. Руководитель бухгалтерии видит, сколько запросов приходит по каждому направлению, как распределена нагрузка и в какие дни она растёт — например, в конце месяца и квартала.

Как это сделано в SimpleOne ESM

SimpleOne ESM — инструменты платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами. В SimpleOne ESM у бухгалтерии свой каталог услуг на портале самообслуживания, заявки распределяются по рабочим группам автоматически, согласования и контроль сроков по соглашениям об уровне услуг (SLA) работают в той же системе. Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, бухгалтерию подключают к тому же порталу, где сотрудники подают ИТ-заявки.

• СТД «Петрович». Финансовые процессы автоматизированы на платформе SimpleOne: подготовка одного акта сверки сократилась «с 3 дней ручной сборки данных до 1 минуты». Кейс «Петровича»
• «Систэм Электрик». Бухгалтерия и финансовые операции работают на том же портале, что ИТ: авансовые отчёты, акты сверки, взаиморасчёты с клиентами и поставщиками, учёт основных средств, банковские операции. Кейс «Систэм Электрик»

Как это выглядит для бухгалтерии — на странице «Единое окно для заявок в бухгалтерию».