С чего начать автоматизацию HR-услуг: с портала для сотрудников или сразу с HRM-системы?

Можно. Если HR-служба тонет в однотипных просьбах сотрудников, начать проще с каталога кадровых услуг на общем портале: сотрудник заказывает справку или документ по форме, а не пишет в почту. Когда нужно автоматизировать сами кадровые процессы — отсутствия и отпуска, найм, оформление, договоры, кадровые изменения, — переходят к HRM-системе. Если оба шага на одной платформе, сотрудники остаются на том же портале.

Первый шаг: каталог кадровых услуг

HR-отдел может начать с базового набора:

• каталог кадровых услуг: справка с места работы, справка 2-НДФЛ, копии документов, вопросы по зарплате и графику;
• формы для типовых запросов, чтобы просьба сразу приходила с нужными данными;
• база знаний с ответами на частые вопросы сотрудников.

Этот шаг убирает поток повторяющихся писем и показывает руководителю HR, сколько запросов приходит и какие самые частые. В SimpleOne ESM — инструментах платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами — такой набор собирают из каталога услуг, портала для сотрудников, согласований и базы знаний.

Второй шаг: кадровые процессы в HRM-системе

Каталог упорядочивает просьбы, но не ведёт сами кадровые процессы. HRM-система нужна, когда компания хочет вести в одной системе путь сотрудника: отсутствия и отпуска с балансом дней, найм от открытия позиции до онбординга, трудовые договоры, кадровые изменения и документы по шаблонам — с согласованиями и проверкой норм Трудового кодекса.

Как это сделано в SimpleOne

Оба шага работают на одной платформе SimpleOne. Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, кадровые услуги появляются на том же портале, где сотрудники подают ИТ-заявки.

Второй шаг — SimpleOne HRMS, система управления персоналом российского вендора SimpleOne с готовыми процессами операционного HR: сквозной найм от позиции до онбординга, трудовые договоры и кадровые изменения с согласованием, документы по шаблонам, 70 нормативных требований Трудового кодекса, HR-услуги на портале. Справочники сотрудников и групп и портал у приложений SimpleOne общие, поэтому HRMS подключают к тому же порталу, а данные о сотрудниках заново не заводят.

С какого кадрового процесса начать внедрение HRM-системы — в ответе «С чего начать внедрение HRM-системы». Как устроена система — на странице SimpleOne HRMS.