Как связать найм, оформление и онбординг нового сотрудника в один процесс?

Найм, оформление и онбординг стоит вести как один процесс в одной системе: за принятым оффером сразу идёт оформление, а после приёма — заявка на онбординг. Если подбор ведут в одном сервисе, договор — в другом, а план адаптации — в таблице, на каждом стыке данные переносят вручную и теряют сроки.

Где обычно рвётся процесс

• Между оффером и оформлением: условия оффера (должность, оклад, дата выхода) кадровик заново вводит в договор.
• Между оформлением и первым днём: о выходе новичка узнают из письма или в день выхода, и рабочее место не готово.
• Между позицией и вакансией: открыта вакансия, на которую нет утверждённой ставки или бюджета.

В SimpleOne HRMS заявка на онбординг создаётся автоматически после приёма кандидата, поэтому подготовка к первому дню начинается в системе, а не в переписке.

Какие сроки ТК РФ нужно уложить в процесс приёма

• Если сотрудника допустили к работе до оформления договора, письменный договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней со дня допуска (ст. 67 ТК РФ).
• Если работодатель издаёт приказ о приёме (с 2022 года это право, а не обязанность), приказ объявляют сотруднику под подпись в течение трёх дней со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).
• До подписания договора сотрудника под подпись знакомят с правилами внутреннего распорядка, другими локальными актами, связанными с работой, и коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Если процесс разорван, именно эти сроки срываются первыми: документы готовят, когда человек уже работает.

Что проверить в HR-системе

• Переходит ли кандидат после оффера в оформление в той же системе.
• Проверяет ли система, что на позицию есть свободная ставка, до приёма, а не после.
• Нельзя ли завершить приём без трудового договора.
• Создаётся ли заявка на онбординг автоматически после приёма.
• Как система связана с вашей учётной системой: кадровый учёт и зарплата обычно остаются в ней.

Как это сделано в SimpleOne HRMS

SimpleOne HRMS — система управления персоналом российского вендора SimpleOne. В версии 1.3.2 найм, оформление и онбординг — один процесс: слот позиции с вилкой и согласованным бюджетом → вакансия с публикацией на hh.ru → этапы отбора и критерии найма → оффер с согласованием → трудовой договор → заявка на онбординг. Без свободного слота и без трудового договора приём не завершить. Документы формируются из шаблонов, доступ к финансовым полям договора настраивается по ролям.

С 1С и системами кадрового электронного документооборота SimpleOne HRMS связывают через открытый API платформы SimpleOne.

Найм, оформление и онбординг по шагам — в документации SimpleOne HRMS, как это выглядит в системе — на странице SimpleOne HRMS.