SimpleOne HRMS: цифровой мост между HR и сотрудниками компании
Обновлено: 10 апреля 2025
Благодаря автоматизации рутинных задач HR-специалисты освобождаются от механической работы и могут сфокусироваться на стратегических направлениях – развитии талантов, улучшении корпоративной культуры и повышении вовлеченности сотрудников. Система HRMS выступает единым центром автоматизации всех HR-процессов компании, обеспечивая эффективное управление персоналом на каждом этапе жизненного цикла сотрудника: от подбора до увольнения.
В статье рассматриваем, какую пользу компании может принести система автоматизации HR-процессов и как использовать единую цифровую среду SimpleOne HRMS.
Что такое HRMS?
HRMS объединяет все HR-процессы на одной платформе от рекрутинга и онбординга до управления задачами HR-департамента. Автоматизация этих процессов естественным образом приводит к централизации всех HR-данных в единой системе, делая их легкодоступными для построения HR-аналитики и принятия управленческих решений на её основе.
Преимущества HRMS для бизнеса
HRMS трансформирует роль HR-отдела, превращая его из административной единицы в стратегического партнера бизнеса. Автоматизация рутинных задач высвобождает время HR-специалистов для работы с талантами, улучшения корпоративной культуры и разработки программ развития сотрудников.
Преимущества системы:
- создает единую информационную среду, интегрирует все HR-процессы и данные, улучшает коммуникацию и обеспечивает прозрачность;
- дает возможность проводить аналитику HR-процессов, помогает руководству принимать взвешенные решения на основе данных и метрик;
- помогает сотрудникам взаимодействовать с HR-отделом, за счет чего растет удовлетворенность;
- обеспечивает соблюдение трудового законодательства, автоматически отслеживает сроки исполнения заявок и формирует необходимые отчеты, за счет этого снижает риски штрафов и репутационных потерь.
Компания расширяется и открывает новый офис продаж, для которого нужно набрать команду из внутренних сотрудников. С использованием HRMS HR-менеджер задает в системе параметры поиска: опыт работы в продажах, высокие показатели за последний год, наличие определенных компетенций. Система формирует список потенциальных кандидатов с актуальными данными об их результатах и навыках, а также показывает, кто из сотрудников ранее выражал интерес к релокации или развитию в новом направлении.
Через встроенную систему коммуникаций HR-специалист отправляет подходящим кандидатам уведомление о новой возможности. Процесс формирования команды сокращается до нескольких дней, а качество подбора повышается благодаря использованию объективных данных.
Какие HR процессы можно автоматизировать?
С помощью HRMS в HR-отделе можно автоматизировать все процессы: управление задачами HR, составление отчетности и расчет метрик, планирование подбора, поиск и найм сотрудников, организационное моделирование, адаптацию и обучение новичков, обработку обращений к HR, управление эффективностью, опросы сотрудников, соблюдение нормативных требований трудового законодательства.
Сотрудникам легче взаимодействовать с HR-отделом через одну систему — они могут отправлять запросы на получение справок и решение кадровых вопросов, самостоятельно отслеживать свои цели и планы развития в личном кабинете, брать и давать обратную связь, видеть события компании в корпоративном календаре и участвовать в программе лояльности.
Комплексный подход к автоматизации позволяет достичь максимальной эффективности и избежать разрозненности данных и процессов. Когда все элементы HR-функции работают как единый механизм, компания получает целостную картину состояния человеческого капитала и может принимать более обоснованные стратегические решения.
SimpleOne HRMS: единая цифровая среда для работы HR‑департамента и сотрудников компании
SimpleOne HRMS обеспечивает полный цикл работы с персоналом от планирования найма до exit-интервью и позволяет автоматизировать все основные направления деятельности HR: рекрутинг, адаптация, управление эффективностью сотрудников, организационный дизайн и внутренние коммуникации. Платформенная функциональность для управления задачами позволяет вести учет трудозатрат департамента и оценивать его эффективность. При помощи инструментов аналитики данных можно строить отчеты по деятельности HR и рассчитывать HR-метрики. Сотрудникам компании предоставляется единая точка входа для взаимодействия с HR — портал с каталогом услуг и личным кабинетом.
SimpleOne HRMS — гибкое платформенное решение, которое можно настроить под специфические потребности компании с помощью low-code инструментов. Платформа SimpleOne входит в реестр российского ПО и может использоваться для импортозамещения зарубежных HR-систем.
Проблемы, которые решает SimpleOne HRMS
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Разрозненность HR-инструментов В большинстве компаний нет единой HR-системы, для разных задач используются разные, часто не интегрированные между собой продукты | Единая система автоматизации всех HR процессов Автоматизация обеспечения полного жизненного цикла сотрудника – от подбора до exit-interview. Все данные о сотрудниках консолидированы в одной системе SimpleOne HRMS. |
| Проблемы с автоматизацией отчетности и co сбором метрик HR-департаменту сложно общаться с бизнесом на языке цифр и получать инвестиции в развитие своих проектов. | Инструменты отчетности и мониторинга метрик SimpleOne включает в себя конструктор отчетов, который позволяет оперативно и просто визуализировать данные как по сотрудникам, так и деятельности HR |
| Топ-менеджменту сложно оценить эффективность деятельности и управления HR Самим HR-специалистам трудоемко управлять своими задачами. | Управление задачами HR Постановка и учет задач для подразделения; канбан-доски, возможность мониторить исполнение, делать любые выборки и планировать деятельность. |
| Нет единой точки входа для сотрудника по взаимодействию с HR Сотрудники не понимают, как и по каким вопросам можно обращаться к HR. | Сервисный подход и личный кабинет для сотрудника Портал для сотрудника с настраиваемым каталогом HR-сервисов и инструментами коммуникации |
| Долгая и дорогая кастомизация решений для HR Содержать и поддерживать большой набор инструментов может быть дорого. Если компания использует готовые «коробочные» решения, часто приходится подстраиваться под их бизнес-логику или платить за доработки вендорам систем. | Кастомизация без программирования SimpleOne HRMS реализована на базе Low-code платформы SimpleOne, что позволяет компаниям самостоятельно настраивать процессы, доступы, роли пользователей, интерфейс приложения и структуру данных под свои потребности. |
Функциональность SimpleOne HRMS
HRMS предоставляет инструменты для автоматизации процессов HR-департамента и для взаимодействия сотрудников с HR — двустороннее взаимодействие создает синергетический эффект, повышая эффективность работы всей организации.
HR-департаменту
Управление задачами HR
- Список всех задач на исполнение сотруднику HR в агентском интерфейсе SimpleOne HRMS
- Канбан-доски для работы команд каждого подразделения HR
- Список всех задач HR-департамента с возможностью делать любые выборки и строить отчеты
- Возможность планировать деятельность HR-дирекции
Решение помогает HR-специалистам организовать работу с запросами — система автоматически распределяет входящие заявки по соответствующим группам HR-департамента. Руководители подразделений видят все поступившие задачи и могут распределить их между сотрудниками.
Для визуализации прогресса работы HR-команда может настроить канбан-доски, где задачи перемещаются по столбцам в зависимости от статуса выполнения. Например, доска «Запросы на подбор» позволяет отслеживать продвижение каждой заявки от момента создания до закрытия.
Аналитика и отчетность
- Все данные в системе представлены в явном табличном виде, с данными можно работать в системе, не выгружая их в другие инструменты
- Построение графических отчетов в разных форматах: гистограммы, круговые диаграммы, табличное представление и др.
- Создание любых выборок данных и их выгрузка в формате Excel
- Создание и настройка дашбордов и для команд, и для всего подразделения HR
- Анализ метрик по HR-отделу и сотрудникам
SimpleOne HRMS предоставляет инструменты для создания наглядных отчетов о работе HR-департамента. Из системы можно получать данные о деятельности HR (среднее время поиска, стоимость заполнения вакансии, эффективность рекрутинг и каналов найма и т.д.) и о метриках по сотрудникам (текучесть, затраты на обучение, вовлеченность и т.д.).
Например, HR-директор может создать дашборд «Нагрузка HR», который покажет распределение задач по группам, статусы запросов и сводные данные по загруженности сотрудников. Для анализа типов обращений можно использовать гистограммы распределения задач — сколько поступило конкретных типов запросов за период, сколько задач решил HR-специалист, сколько кандидатов сейчас на рассмотрении.
Созданные отчеты сохраняются в системе и являются динамическими — они строятся на текущих актуальных данных и автоматически обновляются, если изменить данные в системе. Также система позволяет выявлять тенденции и сезонные пики обращений, что помогает планировать ресурсы HR-департамента.
Рекрутинг
- Создание и согласование планов подбора
- Выполнение запросов на подбор
- Интеграция с работными сайтами
- Работа с откликами и воронками кандидатов
- Автоматизация создания заявки на прием нового сотрудника в конце процесса рассмотрения кандидата
SimpleOne HRMS охватывает полный цикл подбора персонала, начиная с планирования найма и заканчивая заявкой на прием сотрудника. Руководители подразделений создают планы подбора на выбранный период — квартал, полгода или год. Они указывают необходимые позиции, требования и зарплатные вилки. Затем планы проходят согласование у держателя бюджета.
После утверждения плана руководители могут создавать заявки на подбор. HR-специалист, получив запрос, оформляет вакансию и отправляет её на согласование. Утвержденную вакансию публикуют на внешних площадках — система интегрируется с HeadHunter.
Рекрутеры могут импортировать данные кандидатов с HeadHunter или добавлять соискателей из внутренней базы. Для каждого типа должности HR настраивает свою воронку подбора — от простых этапов для линейных позиций до сложных многоступенчатых процессов для руководителей. При успешном прохождении всех этапов рекрутер нажимает кнопку «Нанять», и система автоматически формирует запрос на оформление в отдел кадрового документооборота. Так информация о кандидате бесшовно переходит на следующий этап HR-процесса.
Управление отсутствиями
- Создание заявки на отсутствие любого типа: отпуск, отгул, командировка, больничный и тд.
- Согласование заявок с руководителем через портал самообслуживания
- Календарь отсутствий с возможностью выгрузить данные о планируемых отпусках для отчетности
SimpleOne HRMS упрощает учет и согласование отпусков, больничных и отгулов. Сотрудники подают заявки через портал, а HR-специалисты обрабатывают их в системе. Для каждого запроса отображается статус: «Ожидает согласования», «Согласовано» или «Отклонено».
В системе есть наглядный календарь отсутствий в виде графика, где цветными линиями отмечены периоды отпусков сотрудников, это помогает избежать ситуаций, когда несколько ключевых специалистов одновременно уходят в отпуск. HR-департамент видит картину по всей компании, а остальные сотрудники — только по своему отделу.
Организационное моделирование
- Отображение иерархической структуры компании
- Управление структурой
- Работа с информацией о сотруднике: базовая контактная информация, рабочая группа (компания, руководитель, подразделение и т.д.) и карьера (специализация, навыки).
SimpleOne HRMS позволяет HR-специалистам управлять структурой компании. В системе хранятся иерархические единицы, из которых состоит компания — структуру можно построить с помощью данных в справочниках разного уровня: от сотрудников и команд до филиалов и компаний. HR-департамент может редактировать структуру, переводить работников между отделами и назначать руководителей.
Организационная структура отображается в виде иерархического дерева, где узлы представляют руководителей, а от них расходятся ветви с подчиненными. Система автоматически подсчитывает количество сотрудников в каждом подразделении. Например, вы сразу видите, что в отделе продаж работает 3 человека из 32 сотрудников всей компании.
При переводе сотрудника из одного отдела в другой HR-специалист просто меняет значения соответствующих полей в профиле, и организационная структура автоматически обновляется. Система сохраняет историю этих изменений, что позволяет отслеживать карьерное развитие каждого работника.
Управление соблюдением нормативных требований ТК РФ
- Быстрая настройка параметров согласно актуальному трудовому законодательству
- Настройки для каждой юрисдикции
- Параметры для групп сотрудников
Уникальный модуль контроля соблюдения нормативных требований в SimpleOne HRMS дает возможность компании самостоятельно управлять данными о текущем трудовом законодательстве и гибко менять параметры внутри системы — если закон изменился, не нужно работать с кодом системы для внесения изменений, достаточно настроить нужные параметры, которые уже встроены в решение. Модуль содержит таблицу нормативных требований с числовыми значениями, например, НДФЛ или дни отпуска по ТК РФ. При изменении законодательства HR-специалист просто корректирует соответствующую цифру, и система будет работать по новым правилам. Все правила и параметры хранятся в справочнике внутри системы.
Для организаций с филиалами в разных странах предусмотрена возможность настройки отдельных параметров под каждую юрисдикцию. Требования привязываются к конкретной стране, и система автоматически применяет соответствующие правила к сотрудникам этих подразделений. SimpleOne HRMS также позволяет создавать категории сотрудников и применять к ним особые нормативы. Например, можно сформировать группу «Работники Крайнего Севера» и добавить туда персонал соответствующих филиалов — система будет начислять им увеличенное количество отпускных дней, как указано в законе.
Сотрудникам
Единый портал самообслуживания
SimpleOne HRMS предоставляет сотрудникам удобный портал для доступа ко всем HR-сервисам компании. Здесь работники самостоятельно решают большинство кадровых вопросов без необходимости звонить или писать в HR-департамент. Интерфейс портала содержит основные элементы: новостную ленту с объявлениями, каталог услуг, баннер с событиями компании, организационную структуру, календарь отсутствий и запросы от HR на прохождение опросов. Сотрудник видит только ту функциональность, которая соответствует его роли и должности.
Каталог HR-услуг
В центре взаимодействия сотрудника с HR-департаментом находится каталог услуг — структурированный перечень сервисов, которые предоставляет HR. Работники используют каталог как основную точку входа для создания запросов.
Через каталог сотрудники могут планировать свои отсутствия — заполнить форму на отпуск, отгул или больничный. При оформлении отпуска система показывает график отсутствий отдела, что помогает выбрать подходящие даты с учетом планов коллег. Каталог также содержит разделы для получения справок и документов — 2-НДФЛ, копий трудовой книжки, справок с места работы. Сотрудник заполняет простую форму, и запрос направляется в HR-отдел.
Руководители получают доступ к расширенному каталогу с дополнительными возможностями: заявки на подбор персонала, оформление нового сотрудника и другие управленческие сервисы.
Профиль сотрудника
Каждый работник имеет в системе персональный профиль с контактной информацией и данными о занимаемой должности. Профиль служит единым источником информации о сотруднике для всех HR-процессов.
Важной частью профиля является компонент «Карьера», где отображаются профессиональная специализация и навыки. Специализацию указывает HR-департамент в соответствии с корпоративными стандартами, а навыками сотрудник управляет самостоятельно — добавляет новые компетенции и редактирует существующие.
В будущих версиях системы профиль дополнится визуализацией карьерного трека: развитие в компании, изменения в должности.
Программа лояльности
SimpleOne HRMS интегрирована с платформой GrandBazar, которая помогает настроить программу лояльности для повышения вовлечённости персонала. Инструменты GrandBazar позволяют создавать геймифицированные HR-решения с использованием персональных карт сотрудников, интерактивных заданий и гибкой системы вознаграждений. Сотрудники могут накапливать корпоративную валюту и тратить её на маркетплейсе компании, приобретая как физические товары, так и виртуальные, например, ДМС.
Заключение
SimpleOne HRMS — это комплексное решение для автоматизации всех HR-процессов компании. Решение для переезда с целого набора разрозненных HR-систем в единую цифровую среду без потери данных и функциональности, а так же как альтернатива зарубежным решениям типа SAP SF и Oracle HCM, ушедшим с российского рынка.
Демонстрация системы доступна по запросу — оставьте заявку на сайте или напишите нам на sales@simpleone.ru. Мы покажем, как наше решение поможет оптимизировать HR-процессы в компании.
