HR-аналитика: роль данных в принятии HR-решений

В каждой компании со временем накапливается значительный объем данных, которые можно использовать для анализа и оценки эффективности бизнес-процессов. Однако сами по себе данные или метрики не всегда предоставляют полную картину. Для получения ценных инсайтов необходимо их интерпретировать в контексте конкретных задач, целей и внешних факторов. Метрики — количественные показатели, позволяющие проводить диагностику текучести кадров, удовлетворенности работников, эффективности рекрутинга и другое. Они становятся инструментами для аналитики, когда их логически собирают вместе и связывают с анализируемыми процессами.

По аналогии с медициной, метрики похожи на показатель температуры. Повышенная температура говорит, что с пациентом что-то не так, но сама по себе не позволяет поставить диагноз. Для диагностики нужна совокупность нескольких правильно подобранных показателей.

Виды HR-аналитики

HR-аналитика может существовать в трех видах, каждый из которых решает свои задачи.

Каждый вид аналитики (описательная, диагностическая, прогностическая) взаимно дополняет другие, формируя целостную картину. Это позволяет принимать обоснованные и взвешенные управленческие решения, основанные на данных, а не на интуиции.

Топ-5 задач HR-аналитики в бизнесе

Данные помогают HR-специалистам находить проблемные зоны, прогнозировать риски и обосновывать необходимые изменения. Грамотно выстроенная система HR-аналитики способна решать множество бизнес-задач. Разберем пять наиболее востребованных направлений применения HR-аналитики:

1. Оценка адаптации и производительности новых сотрудников

HR-аналитика позволяет отслеживать скорость выхода новичков на норму производительности, анализировать результаты прохождения испытательного срока и оценивать эффективность программ адаптации. Например, в компании замечают, что новички долго выходят на норму производительности, а HR-аналитика показывает, что опытные сотрудники тратят много времени на обучение новых коллег, из-за чего снижается общая производительность отделов. Так компания может принять решение о создании отдельной программы адаптации с наставниками.

2. Управление текучестью персонала

С помощью аналитики компании могут оценивать финансовые потери от текучести, выявлять причины увольнений и обосновывать инвестиции в удержание персонала. К  примеру, если компания нанимает начинающих специалистов за низкую зарплату, инвестирует в их обучение, а затем они уходят к конкурентам, то есть два варианта: создать карьерную лестницу с повышением зарплаты после учебы или сократить затраты на поиск и обучение специалистов, и спокойно отпускать их через год. Подсказать, какой вариант лучше, поможет аналитика.

3. Оптимизация процесса подбора персонала

Аналитика помогает контролировать скорость закрытия вакансий, анализировать конверсию на разных этапах воронки подбора и прогнозировать сроки найма нужного количества сотрудников. К примеру, анализ воронки подбора показал, что для найма трех сотрудников требуется обработать 300 откликов. Когда компании срочно потребовалось нанять пять человек, а в воронке было только 100 откликов, HR-специалисты поняли, что нужно усилить поиск кандидатов, не дожидаясь провала по срокам закрытия вакансий.

4. Анализ укомплектованности штата

HR-аналитика позволяет отслеживать укомплектованность подразделений, планировать потребность в кадрах и оценивать риски нехватки сотрудников. Она помогает контролировать не только количество работников, но и их способность производить необходимую продукцию. Например, анализ данных о текущем составе команды и планах по проектам может показать, что у определенного отдела недостаточно сотрудников с необходимыми навыками для своевременного выполнения важных задач.

5. Оценка эффективности HR-процессов

Аналитика позволяет измерять результативность работы HR-подразделений, сравнивать показатели относительно предыдущих периодов и оценивать влияние HR-инициатив на бизнес-результаты. Допустим, HR-директор хочет понять, хорошо ли работает его команда. Анализируя ключевые показатели эффективности, такие как скорость и стоимость закрытия вакансий, возврат на инвестиции в обучение сотрудников, готовность кадрового резерва и удовлетворенность сотрудников, руководитель может адаптировать стратегию управления персоналом.

Метрики HR-аналитики и работа с ними

Метрики — количественные показатели, позволяющие проводить диагностику текучести кадров, удовлетворенности работников, эффективности рекрутинга и других HR-процессов. Сами по себе они не дают полной картины, но когда их логически объединяют и связывают с бизнес-задачами, они становятся мощным инструментом для принятия решений.

По аналогии с медициной: температура 38°C сигнализирует о проблеме, но не позволяет поставить диагноз. Врачу нужен комплекс показателей — давление, анализ крови, общее состояние пациента. Так же и в HR-аналитике — для точного диагноза нужна система взаимосвязанных метрик.

Ключевые принципы выбора метрик

Для успешного функционирования системы HR-метрик она должна быть ориентирована на цели и задачи бизнеса. Понимая приоритеты компании, мы можем выбрать те показатели, которые в комплексе дадут объективное представление о состоянии организации.

Два типа HR-метрик

Стратегические метрики напрямую связаны с бизнес-результатами и показывают влияние на:

1. Выручку: производительность труда, укомплектованность штата. Выручка определяется как количество сотрудников, умноженное на полезный продукт, который каждый из них производит.
2. Прибыль: через рост выручки или сокращение расходов. Анализируются доля фонда оплаты труда в выручке, расходы на одного сотрудника и другие показатели.

Основная проблема стратегических метрик — эффект от действий виден не сразу. Когда результат становится заметен, часто уже поздно что-то корректировать.

Операционные метрики помогают понять, движемся ли мы в нужном направлении и можем ли достичь стратегической цели. Например, при активном росте бизнеса критически важны:

Топ-10 ключевых HR-метрик для бизнеса

1. Текучесть персонала (Employee Turnover Rate)

Формула расчета:

Для чего нужна: Оценка стабильности команды и расчет финансовых потерь от увольнений.

Пример использования: Компания с численностью 100 человек потеряла 15 сотрудников за год — текучесть 15%. При средней стоимости замены сотрудника в 300 000 рублей (поиск, адаптация, обучение, потеря производительности), общие потери составили 4,5 млн рублей. HR-аналитика показала, что основная причина увольнений — отсутствие карьерного роста. Внедрение программы развития сократило текучесть до 8%, экономия — 2,1 млн рублей в год.

Целевое значение: До 10% — норма для большинства отраслей.

2. Стоимость найма (Cost per Hire)

Формула расчета:

Внешние расходы: реклама вакансий, услуги агентств, технические инструменты. Внутренние расходы: зарплата рекрутеров, время участников собеседований.

Для чего нужна: Оптимизация бюджета на подбор и сравнение эффективности каналов привлечения.

Пример использования: Анализ показал, что через job-сайты средняя стоимость найма — 80 000 рублей, через рекрутинговые агентства — 150 000 рублей, через рефералов — 40 000 рублей. Компания перераспределила бюджет в пользу программы рекомендаций, сократив общую стоимость найма на 35%.

Целевое значение: Зависит от уровня позиции (junior: 30-50 тыс. руб., middle: 60-100 тыс. руб., senior: 150-300 тыс. руб.).

3. Время закрытия вакансии (Time to Fill)

Формула расчета:

Для чего нужна: Контроль скорости укомплектования и предотвращение потерь от вакантных позиций.

Пример использования: Вакансия менеджера по продажам закрывается в среднем за 45 дней. При плане продаж 500 000 рублей в месяц на одного менеджера, каждый месяц простоя вакансии стоит компании полмиллиона упущенной выручки. Оптимизация процесса подбора сократила время до 30 дней — экономия 250 000 рублей на каждой вакансии.

Целевое значение: 30-45 дней для массовых позиций, до 60 дней для специалистов, до 90 дней для топ-менеджмента.

4. Качество найма (Quality of Hire)

Формула расчета:

Для чего нужна: Комплексная оценка эффективности процесса подбора и адаптации.

Пример использования: HR-департамент отслеживал три показателя: 85% новичков успешно прошли испытательный срок, средняя оценка их работы руководителями — 4,1 из 5, через год в компании остались 78% принятых сотрудников. Качество найма составило 81%. Анализ показал, что кандидаты с опытом работы в смежных отраслях показывают качество найма 92%, что помогло скорректировать требования к вакансиям.

5. Конверсия воронки рекрутинга

Формула расчета:

Для чего нужна: Выявление узких мест в процессе подбора и прогнозирование потребности в откликах.

Пример использования: Анализ воронки показал: из 300 откликов на собеседование приглашаются 30 человек (конверсия 10%), оффер получают 6 (конверсия 20%), выходят на работу 3 человека (конверсия 50%). Для найма 5 сотрудников необходимо минимум 500 откликов. Когда срочно потребовалось закрыть 5 вакансий, а в воронке было только 100 откликов, HR-команда заранее усилила привлечение, не дожидаясь срыва сроков.

6. Коэффициент внутренней мобильности

Формула расчета:

Для чего нужна: Оценка эффективности развития сотрудников и экономия на внешнем найме.

Пример использования: Компания закрыла 25 вакансий за квартал, из них 8 — внутренними кандидатами (мобильность 32%). Средняя экономия на внутреннем найме — 60 000 рублей на позицию (нет расходов на рекрутинг, быстрая адаптация). Общая экономия — 480 000 рублей, плюс повышение лояльности сотрудников, видящих карьерные перспективы.

Целевое значение: 15-25% — хороший показатель развития талантов.

7. Производительность на сотрудника (Revenue per Employee)

Формула расчета:

Для чего нужна: Оценка эффективности использования человеческих ресурсов и обоснование найма.

Пример использования: При выручке 150 млн рублей и штате 75 человек производительность — 2 млн на сотрудника. После автоматизации рутинных процессов и обучения команды производительность выросла до 2,4 млн на человека при той же численности, что дало дополнительные 30 млн рублей выручки без увеличения ФОТ.

8. Доля ФОТ в выручке

Формула расчета:

Для чего нужна: Контроль расходов на персонал и оптимизация прибыльности.

Пример использования: Компания с выручкой 100 млн рублей и ФОТ 35 млн (доля 35%) планирует расширение. Анализ показал: при найме 10 новых сотрудников с ФОТ 12 млн и прогнозируемым ростом выручки до 130 млн, доля ФОТ составит 36% — приемлемый уровень для отрасли. Проект одобрен.

Целевое значение: 20-30% для IT, 30-40% для услуг, 40-50% для розницы.

9. Скорость выхода на целевую производительность (Time to Productivity)

Формула расчета:

Для чего нужна: Оценка эффективности адаптации и расчет скрытых потерь от недопроизводства новичков.

Пример использования: Новые менеджеры по продажам выходят на норму (500 тыс. руб. продаж/месяц) за 4 месяца. В первый месяц продают на 100 тыс., во второй — 250 тыс., в третий — 400 тыс. Потери от недопроизводства — 550 тыс. руб. на каждого новичка. После внедрения структурированной программы адаптации срок сократился до 2,5 месяцев, потери — до 250 тыс. руб.

Целевое значение: Зависит от сложности позиции (массовые — 1 месяц, специалисты — 3-6 месяцев, эксперты — до 12 месяцев).

10. Индекс вовлеченности сотрудников (Employee Engagement Index)

Формула расчета:

Типовые вопросы: готовность рекомендовать компанию, понимание целей, удовлетворенность работой.

Для чего нужна: Прогнозирование текучести, оценка корпоративной культуры и удовлетворенности.

Пример использования: Опрос показал индекс 6,8 из 10 — средний уровень. Детальный анализ выявил низкие оценки (4,5) в отделе разработки. Беседы с сотрудниками показали проблему устаревших технологий. После модернизации инструментов и обучения команды индекс вырос до 8,2, текучесть в отделе снизилась с 25% до 8%.

Целевое значение: 7-8 баллов — норма, выше 8 — высокая вовлеченность.

Алгоритм формирования системы метрик

Чтобы сформировать нужные метрики, важно задать правильные вопросы:

1. Какая задача у бизнеса? Например, быстрый рост и открытие новых филиалов.
2. Что должны сделать сотрудники для выполнения задачи? Какие у них должны быть компетенции?
3. Какова текущая ситуация, что может помешать? Проведите анализ рынка труда, HR-процессов, наличия программ адаптации, состояния рекрутинга.
4. В чем задача HR, какие процессы могут помочь бизнесу? Это могут быть такие задачи, как организация эффективного рекрутинга, адаптация новых сотрудников, развитие существующих.
5. Какие показатели позволяют отслеживать результаты? Сформируйте стратегические и операционные метрики.
6. Какие исходные данные нужны для расчета метрик? Оцените, доступны ли данные, которые помогут принимать качественные решения.

Правильно выстроенная система метрик превращает HR из административной функции в стратегического партнера бизнеса, чьи решения основаны на данных и приносят измеримую ценность компании.

Когда бизнесу нужна HR‑аналитика

HR-аналитика нужна, когда у бизнеса появляется потребность в оптимизации управления персоналом и принятии более точных, обоснованных решений по кадрам, например, при масштабировании. В такой ситуации необходимо точно понимать, какие кадры нужны для эффективного роста, какие компетенции и навыки важны для различных подразделений и как лучше распределить ресурсы. Например, если компания открывает новые офисы или выходит на новые рынки, HR-аналитика поможет проанализировать, какие критерии отбора использовать для новых вакансий и как сохранить высокую вовлеченность и лояльность существующей команды.

HR-аналитика особенно нужна в следующих ситуациях:

Активный рост компании

Когда бизнес быстро растет, появляется необходимость оперативно укомплектовать команду. HR-аналитика помогает контролировать не только количество новых сотрудников, но и скорость их выхода на нужный уровень производительности. Она помогает:

• анализировать время адаптации сотрудников и скорость их выхода на требуемый уровень производительности;
• определять, какие навыки и качества кандидатов наиболее востребованы в условиях роста;
• прогнозировать потребности в новых сотрудниках на основе бизнес-показателей и рынка труда.

Высокая текучесть персонала

При высокой текучести компания постоянно тратит ресурсы на обучение новичков. HR-аналитика позволяет оценить финансовые потери и обосновать инвестиции в удержание сотрудников. В таких условиях HR-аналитика помогает:

• оценить, какие конкретно факторы влияют на увольнения сотрудников (например, неудовлетворенность условиями труда, недостаток карьерных возможностей или низкий уровень заработной платы);
• рассчитать финансовые потери компании от текучести, включая затраты на набор, обучение и потерянную продуктивность;
• разработать стратегии удержания сотрудников, основываясь на анализе данных (например, улучшение условий работы, повышение вовлеченности или создание системы карьерного роста).

Необходимость оптимизации расходов

Бизнес хочет увеличить прибыльность, улучшив производительность труда, при этом не увеличивая расходы на персонал. Для этого необходимо оптимизировать затраты и повысить эффективность работы сотрудников. HR-аналитика предоставляет инструменты, чтобы:

• определять эффективность использования рабочей силы, например, анализ производительности по подразделениям или конкретным сотрудникам;
• прогнозировать, как изменения в структуре команды или перераспределение обязанностей могут повлиять на общие результаты;
• выявлять возможности для повышения эффективности труда через обучение, внедрение новых технологий или оптимизацию рабочих процессов.

Потребность в доказательной базе

Когда руководство требует обоснования HR-инициатив, аналитика помогает оценить текущие потери бизнеса и прогнозировать экономию или увеличение прибыли после внедрения изменений. Она позволяет создать обоснованную доказательную базу, чтобы:

• демонстрировать, какие проблемы с персоналом приводят к финансовым потерям (например, недооценка профессиональных качеств сотрудников или неэффективные процессы найма);
• подсчитать экономию или прибыль, которую может принести внедрение новых HR-инициатив, таких как улучшение системы обучения, повышение мотивации или оптимизация найма;
• обосновать необходимость дополнительных инвестиций в HR-стратегии и программы.

Обоснование инвестиций в HR направление

Когда в компании несколько проектов конкурируют за финансирование, HR-аналитика помогает доказать привлекательность HR-проектов через расчет потенциальной прибыли или экономии, предоставляя данные, чтобы:

• оценить потенциальную прибыль или экономию, которую может принести внедрение HR-проектов (например, программы обучения, оптимизация процессов подбора кадров или создание новых мотивационных систем);
• прогнозировать, как HR-инициативы повлияют на общие бизнес-показатели (например, повышение производительности или снижение текучести кадров);
• выявить, какие HR-проекты обеспечат наибольшую отдачу и как они соотносятся с долгосрочными стратегическими целями компании.

HR-аналитик: профессия на стыке данных и управления персоналом

HR-аналитик — специалист, который превращает разрозненные данные о персонале в конкретные управленческие решения. Он работает с цифрами, выявляет закономерности и помогает бизнесу принимать обоснованные решения по найму, удержанию и развитию сотрудников. В отличие от классического HR-специалиста, который фокусируется на операционных задачах, HR-аналитик смотрит на процессы через призму данных, строит прогнозы и оценивает эффективность HR-инициатив в денежном выражении.

Профессия востребована в компаниях, которые переходят от интуитивных решений к управлению на основе данных. HR-аналитик нужен там, где важно понимать реальную стоимость текучести персонала, оптимизировать бюджет на рекрутинг или спрогнозировать потребность в кадрах при масштабировании бизнеса. Ключевые навыки специалиста — умение работать с большими массивами данных, знание статистики и визуализации, понимание HR-процессов и бизнес-логики компании. Владение инструментами аналитики, такими как Excel, Power BI или специализированными HRM-системами, становится обязательным требованием для профессионалов в этой области.

Карьерный путь HR-аналитика может начинаться с позиции младшего аналитика или HR-специалиста с углублением в аналитику, и расти до руководителя направления HR-аналитики или директора по организационному развитию. С развитием технологий и ростом объемов данных потребность в HR-аналитиках будет только увеличиваться — компании понимают, что инвестиции в управление персоналом должны приносить измеримую отдачу.

Инструменты HR-аналитики

На рынке существует много инструментов для HR-аналитики, но в большинстве компаний до сих пор традиционно используют Excel, возможности которого ограничены при работе с большими объемами данных. В условиях крупных компаний с большой численностью сотрудников электронная таблица может открываться долго или вообще не загружаться. В таких случаях обработка данных становится неэффективной и трудоемкой, появляется риск ошибок.

Существуют более специализированные системы, такие как Power BI и Tableau, но они требуют глубоких технических знаний и могут потребовать найма специалистов. Платформенные решения, такие как SAP SuccessFactors и Oracle HCM, предлагают встроенную аналитику, но сейчас они ушли с российского рынка.

Современные компании переходят на HRMS — Human Resources Management System. Это комплексные решения, которые автоматизируют HR-процессы, собирают и хранят данные как по процессам, так и по сотрудникам, и предоставляют инструменты для аналитики данных.

Система для HR-аналитики должна соответствовать следующим критериям:

1. Доступность данных. В системе должны быть данные о сотрудниках и всех этапах их жизненного цикла в компании, а также структура компании, отделах, должностях, должностных инструкциях, зарплатах, производительности, обучении, развитии, адаптации, увольнениях.
2. Возможность интеграции с другими системами. К примеру, система SimpleOne HRMS может интегрироваться как с другими решениями внутри экосистемы компании (например, c SDLC, ITSM, ITAM, CSM и B2B CRM), так и с внешними системами, такими как 1С, базы данных и другие решения для автоматизации.
3. Настройка и кастомизация под нужды компании. Каждая компания имеет свои уникальные проблемы, поэтому система должна быть гибкой и позволять настроить её под специфические потребности.
4. Визуализация данных для упрощения восприятия и принятия решений.
5. Безопасность и конфиденциальность с жесткой авторизацией и ролевой моделью доступа к данным.
6. Мобильная версия и удобный интерфейс. Система должна быть доступна на мобильных устройствах и иметь интуитивно понятный интерфейс, чтобы пользователи могли быстро освоить её без дополнительного обучения.
7. Масштабируемость. Со временем количество данных будет расти, расти и расти. И сейчас вообще в тренде аналитика Big Data. Соответственно, система, которую стоит выбрать, должна иметь возможность обрабатывать огромные массивы данных, хранить и обрабатывать их.
8. Система должна соответствовать нормам законодательства по защите персональных данных, обеспечивая их правильное хранение и обработку.

SimpleOne HRMS: автоматизация отчетности и аналитики

SimpleOne HRMS предлагает удобные встроенные инструменты для автоматизации отчетности и аналитики, что позволяет HR-специалистам эффективно собирать и анализировать данные о сотрудниках.

Такое решение помогает отслеживать ключевые показатели, упрощая принятие обоснованных управленческих решений и повышая эффективность HR-процессов. Система SimpleOne HRMS состоит из двух основных частей: портала для сотрудников и интерфейса для работы HR-департамента.

На портале сотрудник может видеть структуру компании, ознакомиться с профилями коллег и отредактировать свой собственный, почитать новости, изучить календарь отпусков и других отсутствий своего подразделения, иметь доступ к корпоративной базе знаний и взаимодействовать с HR-подразделением: делать заявки в HR через каталог услуг, видеть свои входящие задачи, поставленные HR, и заявки, требующие его согласования.

В агентской части сотрудники HR и руководители настраивают процессы управления персоналом, администрируют и мониторят их работу; через навигатор имеют доступ ко всем данным, связанным с сотрудниками и HR процессами; планируют и управляют задачами HR; создают отчеты и дашборды, отслеживают метрики; пополняют и актуализируют справочники, который используются в автоматизации HR процессов; ставят задачи сотрудникам и контролируют их исполнение.

Работа с данными и визуализация
В системе реализованы широкие возможности для работы с данными. В таблицах можно управлять набором отображаемых параметров: добавлять их или убирать. Все настройки отображения сохраняются под учетной записью пользователя и будут доступны при следующем входе в систему.

Вот ряд основных инструментов, которые помогут эффективно работать с данными:

• Фильтрация данных
  Во всех таблицах системы SimpleOne HRMS можно делать различные выборки, например, отфильтровать сотрудников по отделу или по петербургскому филиалу. Любой используемый фильтр можно сохранить, чтобы воспользоваться им в будущем.
• Экспорт данных
  Любую выборку данных можно экспортировать в Excel с тем набором столбцов, который отображается на экране.
• Визуализация данных
  Для визуализации данных доступны различные инструменты. При клике на столбец таблицы можно сразу увидеть распределение данных в виде гистограммы или круговой диаграммы. Например, можно посмотреть, как распределяются сотрудники по филиалам: в Санкт-Петербурге 15 человек, в Москве 12, в Крыму 7, в Самарской области 1. Особенность визуализации в том, что при клике на любой элемент диаграммы система показывает детальный список соответствующих записей.

Отчетность и аналитика

Система предоставляет широкие возможности для создания системы HR-аналитики:

• Динамические отчеты по любым данным в системе
  Система позволяет контролировать оставшиеся дни отпусков сотрудников и планировать график отсутствий. Допустим, в отчете можно увидеть, сколько сотрудников не использовали положенные 28 дней отпуска. При необходимости можно сразу перейти к списку этих сотрудников и сформировать для них рассылку с напоминанием о необходимости планирования отпуска.
• Дашборды для комплексного анализа
  Они объединяют несколько отчетов на одном экране, что позволяет видеть корреляции между различными показателями. Например, дашборд по нагрузке на HR-департамент может включать в себя отчет о распределении задач на разные отделы департамента, актуальных статусах этих задач и их исполнителях.
• Настройка дашбордов
  При создании дашборда пользователь сам определяет, какие отчеты будут на нем размещены. Это позволяет настроить аналитику под конкретные задачи и потребности.
• Автоматическое обновление отчетов
  Важное преимущество системы заключается в том, что все отчеты и дашборды поддерживаются в актуальном состоянии автоматически. При изменении данных в таблицах все связанные отчеты обновляются автоматически.
• Простота работы с отчетностью
  Работа с отчетностью и аналитикой не требует специальных технических знаний или навыков программирования. Интуитивно понятный интерфейс позволяет любому HR-специалисту создавать необходимые отчеты, верифицировать данные и выгружать информацию в удобном формате. Система автоматизирует большинство HR-процессов, а постоянное обновление данных обеспечивает актуальность всей аналитики.