Роль данных в принятии HR-решений: с чего начать построение HR-аналитики

В каждой компании со временем накапливается значительный объем данных, которые можно использовать для анализа и оценки эффективности бизнес-процессов. Однако сами по себе данные или метрики не всегда предоставляют полную картину. Для получения ценных инсайтов необходимо их интерпретировать в контексте конкретных задач, целей и внешних факторов. Метрики — количественные показатели, позволяющие проводить диагностику текучести кадров, удовлетворенности работников, эффективности рекрутинга и другое. Они становятся инструментами для аналитики, когда их логически собирают вместе и связывают с анализируемыми процессами.

По аналогии с медициной, метрики похожи на показатель температуры. Повышенная температура говорит, что с пациентом что-то не так, но сама по себе не позволяет поставить диагноз. Для диагностики нужна совокупность нескольких правильно подобранных показателей.

Виды HR-аналитики

HR-аналитика может существовать в трех видах, каждый из которых решает свои задачи:

• Описательная аналитика позволяет понять текущую ситуацию в компании. Она отвечает на вопрос «что происходит здесь и сейчас». С помощью описательной аналитики HR-специалисты получают картину текущего состояния дел.
• Диагностическая аналитика помогает понять не просто, что происходит, а почему так происходит, какие причины и факторы лежат под теми специфическими показателями, которые отображаются.
• Прогностическая аналитика ориентирована на будущее. Она позволяет моделировать возможные сценарии развития событий на основе данных, помогая компании предсказать последствия принятия тех или иных решений, оценить риски при сохранении текущих трендов или понять, к чему приведет бездействие.

Каждый вид аналитики (описательная, диагностическая, прогностическая) взаимно дополняет другие, формируя целостную картину. Это позволяет принимать обоснованные и взвешенные управленческие решения, основанные на данных, а не на интуиции.

Топ-5 задач HR-аналитики в бизнесе

Данные помогают HR-специалистам находить проблемные зоны, прогнозировать риски и обосновывать необходимые изменения. Грамотно выстроенная система HR-аналитики способна решать множество бизнес-задач. Разберем пять наиболее востребованных направлений применения HR-аналитики:

1. Оценка адаптации и производительности новых сотрудников

HR-аналитика позволяет отслеживать скорость выхода новичков на норму производительности, анализировать результаты прохождения испытательного срока и оценивать эффективность программ адаптации. Например, в компании замечают, что новички долго выходят на норму производительности, а HR-аналитика показывает, что опытные сотрудники тратят много времени на обучение новых коллег, из-за чего снижается общая производительность отделов. Так компания может принять решение о создании отдельной программы адаптации с наставниками.

2. Управление текучестью персонала

С помощью аналитики компании могут оценивать финансовые потери от текучести, выявлять причины увольнений и обосновывать инвестиции в удержание персонала. К  примеру, если компания нанимает начинающих специалистов за низкую зарплату, инвестирует в их обучение, а затем они уходят к конкурентам, то есть два варианта: создать карьерную лестницу с повышением зарплаты после учебы или сократить затраты на поиск и обучение специалистов, и спокойно отпускать их через год. Подсказать, какой вариант лучше, поможет аналитика.

3. Оптимизация процесса подбора персонала

Аналитика помогает контролировать скорость закрытия вакансий, анализировать конверсию на разных этапах воронки подбора и прогнозировать сроки найма нужного количества сотрудников. К примеру, анализ воронки подбора показал, что для найма трех сотрудников требуется обработать 300 откликов. Когда компании срочно потребовалось нанять пять человек, а в воронке было только 100 откликов, HR-специалисты поняли, что нужно усилить поиск кандидатов, не дожидаясь провала по срокам закрытия вакансий.

4. Анализ укомплектованности штата

HR-аналитика позволяет отслеживать укомплектованность подразделений, планировать потребность в кадрах и оценивать риски нехватки сотрудников. Она помогает контролировать не только количество работников, но и их способность производить необходимую продукцию. Например, анализ данных о текущем составе команды и планах по проектам может показать, что у определенного отдела недостаточно сотрудников с необходимыми навыками для своевременного выполнения важных задач.

5. Оценка эффективности HR-процессов

Аналитика позволяет измерять результативность работы HR-подразделений, сравнивать показатели относительно предыдущих периодов и оценивать влияние HR-инициатив на бизнес-результаты. Допустим, HR-директор хочет понять, хорошо ли работает его команда. Анализируя ключевые показатели эффективности, такие как скорость и стоимость закрытия вакансий, возврат на инвестиции в обучение сотрудников, готовность кадрового резерва и удовлетворенность сотрудников, руководитель может адаптировать стратегию управления персоналом.

Как правильно выбрать метрики HR-аналитики и работать с ними

Для успешного функционирования системы HR-метрик необходимо, чтобы она была ориентирована на цели и задачи бизнеса. Понимая, какие задачи стоят перед бизнесом, какие результаты он стремится достичь и с какими трудностями сталкивается, мы, подобно врачам, можем назначать конкретные анализы, позволяющие поставить диагноз. Аналогично, зная приоритеты бизнеса, мы можем выбрать метрики, которые в комплексе дадут представление о состоянии организации.

При определении метрик важно учитывать два типа метрик: стратегические и операционные метрики.

Стратегические метрики напрямую связаны с бизнес-результатами и показывают влияние на:

1. Выручку: производительность труда, укомплектованность. Выручка определяется как количество людей, умноженное на полезный продукт, который каждый из них производит. Поэтому важно оценивать, есть ли у нас нужные люди и насколько эффективно они работают.
2. Прибыль: через рост выручки или сокращение расходов. Здесь анализируются такие показатели как доля фонда оплаты труда в выручке, расходы на одного сотрудника и другие метрики.

Основная проблема стратегических метрик в том, что эффект от действий виден не сразу. Когда результат становится заметен, часто уже поздно что-то корректировать — проект может быть уже провален.

Операционные метрики помогают понять, движемся ли мы в нужном направлении и можем ли достичь стратегической цели. Например, когда бизнес активно растет, необходимо быстро укомплектовать команду. Бизнес интересуют две ключевые метрики:

• Укомплектованность — наличие людей для работы.
• Производительность труда новичков.

Это важно, потому что новые сотрудники, особенно при быстром росте, должны быть способны производить необходимый продукт. В быстрорастущих компаниях часто возникают проблемы с «перевариванием» новичков — отсутствует система адаптации, не хватает опытных сотрудников для обучения, менеджеры перегружены работой с новичками и проведением собеседований. Чтобы контролировать ситуацию, нужны операционные метрики:

• Скорость закрытия вакансий –- влияет на укомплектованность.
• Количество кандидатов в воронке и конверсия этой воронки — помогает понять, сможем ли мы нанять нужное количество людей.
• Показатели работы программы адаптации и промежуточные результаты новых сотрудников — позволяют не ждать год, чтобы понять эффективность новичков.

Чтобы сформировать нужные метрики, важно задать себе правильные вопросы. Мы уже видели это на примере с быстрорастущим бизнесом, где сначала определили задачу бизнеса (быстрое укомплектование команды), затем поняли, что должны сделать сотрудники (быть в наличии и уметь работать), и какие метрики помогут отследить результат.

Вот ключевые вопросы, которые помогут определить необходимые метрики для любой бизнес-задачи:

1. Какая задача у бизнеса?
2. Что должны сделать сотрудники для выполнения задачи? В нашем примере — быть в наличии и уметь работать нужным образом.
3. Какова текущая ситуация, что может помешать выполнению задачи? Здесь анализируется рынок труда, HR-процессы, наличие программ адаптации, наличие специалистов для работы с новичками, состояние процессов рекрутмента.
4. В чем задача HR, какие HR-процессы могут помочь бизнесу? HR должен организовать процесс рекрутмента для быстрого и эффективного заполнения вакансий, наладить адаптацию новых сотрудников.
5. Какие показатели позволяют отслеживать эти результаты? Формируются стратегические и операционные метрики.
6. Какие исходные данные нужны для расчета метрик? Важно понимать, какие данные необходимы, оценить их доступность и возможности сбора. Можно придумать отличные метрики, но обнаружить отсутствие данных для их расчета. Необходимо соотнести идеи по аналитике с текущими возможностями и при необходимости организовать сбор недостающих данных

Когда бизнесу нужна HR‑аналитика

HR-аналитика нужна, когда у бизнеса появляется потребность в оптимизации управления персоналом и принятии более точных, обоснованных решений по кадрам, например, при масштабировании. В такой ситуации необходимо точно понимать, какие кадры нужны для эффективного роста, какие компетенции и навыки важны для различных подразделений и как лучше распределить ресурсы. Например, если компания открывает новые офисы или выходит на новые рынки, HR-аналитика поможет проанализировать, какие критерии отбора использовать для новых вакансий и как сохранить высокую вовлеченность и лояльность существующей команды.

HR-аналитика особенно нужна в следующих ситуациях:

Активный рост компании

Когда бизнес быстро растет, появляется необходимость оперативно укомплектовать команду. HR-аналитика помогает контролировать не только количество новых сотрудников, но и скорость их выхода на нужный уровень производительности. Она помогает:

• анализировать время адаптации сотрудников и скорость их выхода на требуемый уровень производительности;
• определять, какие навыки и качества кандидатов наиболее востребованы в условиях роста;
• прогнозировать потребности в новых сотрудниках на основе бизнес-показателей и рынка труда.

Высокая текучесть персонала

При высокой текучести компания постоянно тратит ресурсы на обучение новичков. HR-аналитика позволяет оценить финансовые потери и обосновать инвестиции в удержание сотрудников. В таких условиях HR-аналитика помогает:

• оценить, какие конкретно факторы влияют на увольнения сотрудников (например, неудовлетворенность условиями труда, недостаток карьерных возможностей или низкий уровень заработной платы);
• рассчитать финансовые потери компании от текучести, включая затраты на набор, обучение и потерянную продуктивность;
• разработать стратегии удержания сотрудников, основываясь на анализе данных (например, улучшение условий работы, повышение вовлеченности или создание системы карьерного роста).

Необходимость оптимизации расходов

Бизнес хочет увеличить прибыльность, улучшив производительность труда, при этом не увеличивая расходы на персонал. Для этого необходимо оптимизировать затраты и повысить эффективность работы сотрудников. HR-аналитика предоставляет инструменты, чтобы:

• определять эффективность использования рабочей силы, например, анализ производительности по подразделениям или конкретным сотрудникам;
• прогнозировать, как изменения в структуре команды или перераспределение обязанностей могут повлиять на общие результаты;
• выявлять возможности для повышения эффективности труда через обучение, внедрение новых технологий или оптимизацию рабочих процессов.

Потребность в доказательной базе

Когда руководство требует обоснования HR-инициатив, аналитика помогает оценить текущие потери бизнеса и прогнозировать экономию или увеличение прибыли после внедрения изменений. Она позволяет создать обоснованную доказательную базу, чтобы:

• демонстрировать, какие проблемы с персоналом приводят к финансовым потерям (например, недооценка профессиональных качеств сотрудников или неэффективные процессы найма);
• подсчитать экономию или прибыль, которую может принести внедрение новых HR-инициатив, таких как улучшение системы обучения, повышение мотивации или оптимизация найма;
• обосновать необходимость дополнительных инвестиций в HR-стратегии и программы.

Обоснование инвестиций в HR направление

Когда в компании несколько проектов конкурируют за финансирование, HR-аналитика помогает доказать привлекательность HR-проектов через расчет потенциальной прибыли или экономии, предоставляя данные, чтобы:

• оценить потенциальную прибыль или экономию, которую может принести внедрение HR-проектов (например, программы обучения, оптимизация процессов подбора кадров или создание новых мотивационных систем);
• прогнозировать, как HR-инициативы повлияют на общие бизнес-показатели (например, повышение производительности или снижение текучести кадров);
• выявить, какие HR-проекты обеспечат наибольшую отдачу и как они соотносятся с долгосрочными стратегическими целями компании.

Инструменты HR-аналитики

На рынке существует много инструментов для HR-аналитики, но в большинстве компаний до сих пор традиционно используют Excel, возможности которого ограничены при работе с большими объемами данных. В условиях крупных компаний с большой численностью сотрудников электронная таблица может открываться долго или вообще не загружаться. В таких случаях обработка данных становится неэффективной и трудоемкой, появляется риск ошибок.

Существуют более специализированные системы, такие как Power BI и Tableau, но они требуют глубоких технических знаний и могут потребовать найма специалистов. Платформенные решения, такие как SAP SuccessFactors и Oracle HCM, предлагают встроенную аналитику, но сейчас они ушли с российского рынка.

Современные компании переходят на HRMS — Human Resources Management System. Это комплексные решения, которые автоматизируют HR-процессы, собирают и хранят данные как по процессам, так и по сотрудникам, и предоставляют инструменты для аналитики данных.

Система для HR-аналитики должна соответствовать следующим критериям:

1. Доступность данных. В системе должны быть данные о сотрудниках и всех этапах их жизненного цикла в компании, а также структура компании, отделах, должностях, должностных инструкциях, зарплатах, производительности, обучении, развитии, адаптации, увольнениях.
2. Возможность интеграции с другими системами. К примеру, система SimpleOne HRMS может интегрироваться как с другими решениями внутри экосистемы компании (например, c SDLC, ITSM, ITAM, CSM и B2B CRM), так и с внешними системами, такими как 1С, базы данных и другие решения для автоматизации.
3. Настройка и кастомизация под нужды компании. Каждая компания имеет свои уникальные проблемы, поэтому система должна быть гибкой и позволять настроить её под специфические потребности.
4. Визуализация данных для упрощения восприятия и принятия решений.
5. Безопасность и конфиденциальность с жесткой авторизацией и ролевой моделью доступа к данным.
6. Мобильная версия и удобный интерфейс. Система должна быть доступна на мобильных устройствах и иметь интуитивно понятный интерфейс, чтобы пользователи могли быстро освоить её без дополнительного обучения.
7. Масштабируемость. Со временем количество данных будет расти, расти и расти. И сейчас вообще в тренде аналитика Big Data. Соответственно, система, которую стоит выбрать, должна иметь возможность обрабатывать огромные массивы данных, хранить и обрабатывать их.
8. Система должна соответствовать нормам законодательства по защите персональных данных, обеспечивая их правильное хранение и обработку.

SimpleOne HRMS: автоматизация отчетности и аналитики

SimpleOne HRMS предлагает удобные встроенные инструменты для автоматизации отчетности и аналитики, что позволяет HR-специалистам эффективно собирать и анализировать данные о сотрудниках.

Такое решение помогает отслеживать ключевые показатели, упрощая принятие обоснованных управленческих решений и повышая эффективность HR-процессов. Система SimpleOne HRMS состоит из двух основных частей: портала для сотрудников и интерфейса для работы HR-департамента.

На портале сотрудник может видеть структуру компании, ознакомиться с профилями коллег и отредактировать свой собственный, почитать новости, изучить календарь отпусков и других отсутствий своего подразделения, иметь доступ к корпоративной базе знаний и взаимодействовать с HR-подразделением: делать заявки в HR через каталог услуг, видеть свои входящие задачи, поставленные HR, и заявки, требующие его согласования.

В агентской части сотрудники HR и руководители настраивают процессы управления персоналом, администрируют и мониторят их работу; через навигатор имеют доступ ко всем данным, связанным с сотрудниками и HR процессами; планируют и управляют задачами HR; создают отчеты и дашборды, отслеживают метрики; пополняют и актуализируют справочники, который используются в автоматизации HR процессов; ставят задачи сотрудникам и контролируют их исполнение.

Работа с данными и визуализация
В системе реализованы широкие возможности для работы с данными. В таблицах можно управлять набором отображаемых параметров: добавлять их или убирать. Все настройки отображения сохраняются под учетной записью пользователя и будут доступны при следующем входе в систему.

Вот ряд основных инструментов, которые помогут эффективно работать с данными:

• Фильтрация данных
  Во всех таблицах системы SimpleOne HRMS можно делать различные выборки, например, отфильтровать сотрудников по отделу или по петербургскому филиалу. Любой используемый фильтр можно сохранить, чтобы воспользоваться им в будущем. 
• Экспорт данных
  Любую выборку данных можно экспортировать в Excel с тем набором столбцов, который отображается на экране.
• Визуализация данных
  Для визуализации данных доступны различные инструменты. При клике на столбец таблицы можно сразу увидеть распределение данных в виде гистограммы или круговой диаграммы. Например, можно посмотреть, как распределяются сотрудники по филиалам: в Санкт-Петербурге 15 человек, в Москве 12, в Крыму 7, в Самарской области 1. Особенность визуализации в том, что при клике на любой элемент диаграммы система показывает детальный список соответствующих записей.

Отчетность и аналитика

Система предоставляет широкие возможности для создания системы HR-аналитики:

• Динамические отчеты по любым данным в системе
  Система позволяет контролировать оставшиеся дни отпусков сотрудников и планировать график отсутствий. Допустим, в отчете можно увидеть, сколько сотрудников не использовали положенные 28 дней отпуска. При необходимости можно сразу перейти к списку этих сотрудников и сформировать для них рассылку с напоминанием о необходимости планирования отпуска.
• Дашборды для комплексного анализа
  Они объединяют несколько отчетов на одном экране, что позволяет видеть корреляции между различными показателями. Например, дашборд по нагрузке на HR-департамент может включать в себя отчет о распределении задач на разные отделы департамента, актуальных статусах этих задач и их исполнителях.
• Настройка дашбордов
  При создании дашборда пользователь сам определяет, какие отчеты будут на нем размещены. Это позволяет настроить аналитику под конкретные задачи и потребности.
• Автоматическое обновление отчетов
  Важное преимущество системы заключается в том, что все отчеты и дашборды поддерживаются в актуальном состоянии автоматически. При изменении данных в таблицах все связанные отчеты обновляются автоматически.
• Простота работы с отчетностью
  Работа с отчетностью и аналитикой не требует специальных технических знаний или навыков программирования. Интуитивно понятный интерфейс позволяет любому HR-специалисту создавать необходимые отчеты, верифицировать данные и выгружать информацию в удобном формате. Система автоматизирует большинство HR-процессов, а постоянное обновление данных обеспечивает актуальность всей аналитики.

Заключение

Внедрение HR-аналитики стало неотъемлемой частью управления человеческими ресурсами. Использование данных позволяет компаниям не только идентифицировать проблемные области в политике управления персоналом, но и принимать обоснованные решения, направленные на улучшение бизнес-процессов.

Системный подход к HR-аналитике, включающий описательную, диагностическую и прогностическую части, помогает создать целостную картину состояния организации, способствуя глубокой интерпретации данных и адекватному реагированию на возникающие вызовы.

Выбор подходящих инструментов для HR-аналитики также имеет критическое значение. Применение специализированных систем, таких как HRMS, может значительно упростить процесс автоматизации, визуализации и анализа данных, что в свою очередь улучшает управленческие решения и операционную эффективность.

В результате, инвестиции в создание системы HR-аналитики и внедрение современных технологий обработки данных становятся залогом успешного управления персоналом и ключом к устойчивому развитию бизнеса. Компании, которые осознают важность и преимущества HR-аналитики, могут не только повысить уровень удовлетворенности и лояльности сотрудников, но и добиться значительных финансовых результатов.