Как автоматизация HR-процессов помогает компаниям масштабироваться

И крупному бизнесу, и вчерашним стартапам рано или поздно нужно расти. Чтобы расти, нужно набирать персонал, проводить реорганизацию структуры компании и опираться на качественные данные о процессах и сотрудниках при принятии управленческих решений — всё это в зоне ответственности HR-отдела.

Рассказываем, как живут HR при масштабировании компании и почему без автоматизации HR-функций развиваться непросто.

Вызовы для HR при масштабировании компании

Масштабирование бизнеса часто сопровождается своеобразными growing pains (англ. «болезнь роста»), и это особенно заметно в HR-сфере: устаревшие процессы только мешают справляться с возросшим объемом работы, возникает необходимость в реструктуризации, а управление персоналом становится все более сложным. Без правильного «лечения» компания не будет развиваться, и решением можем стать автоматизация HR-процессов. Ниже — подробнее о вызовах, которые встают перед HR-отделом во время роста компании.

Структурные изменения в организации

Структура организации неизбежно меняется по мере ее роста и развития. Компании проходят путь от простой линейной структуры стартапа до сложных матричных и иерархических форм крупных корпораций. При масштабировании HR-отдел может проводить реструктуризацию и организационное моделирование, в продвинутых компаниях эти задачи могут стать одним из важных направлений работы HR.

Когда штат растет, внесение изменений в организационную структуру занимает всё больше времени. Для оперативной реструктуризации важно, чтобы у HR-отдела были удобные и гибкие инструменты по визуализации и организационному моделированию структуры — если в стартапе ее ещё можно держать в Excel, то на уровне корпорации это практически невозможно.

Организационное моделирование — ключевой инструмент при реструктуризации. На каждом этапе роста HR играет важную роль в моделировании и внедрении новой организационной структуры. HR не только исполняет решения о реструктуризации, но и активно участвует в процессе их принятия.

Потребность в гиперавтоматизации и объединении разрозненных систем

Одна из главных проблем при масштабировании — разрозненность HR-инструментов и данных. В зрелых компаниях может быть более 10 направлений HR-деятельности, каждое со своим набором инструментов, что серьезно затрудняет консолидацию данных и оценку эффективности HR-функции в целом. Например, чтобы соотнести эффективность подбора с успехом адаптации новых сотрудников, HR-специалисты вынуждены вручную собирать данные из разных источников, что отнимает много времени и снижает точность аналитики.

Компании всё чаще осознают необходимость перехода к единой HR-системе, но сталкиваются с серьезными вызовами. Большинство организаций управляют HR-функциями через «зоопарк систем»‎ — множество разрозненных инструментов, что затрудняет консолидацию данных и процессов. Те же, кто уже внедрил комплексные HR-платформы, часто обнаруживают, что эти решения недостаточно гибкие и плохо адаптируются под уникальные потребности бизнеса. В обоих случаях компании нуждаются в гибком, настраиваемом решении, способном объединить все HR-процессы на одной платформе и легко адаптироваться к меняющимся требованиям.

Управление человеческими ресурсами в период роста

Масштабирование компании часто требует массового найма линейных сотрудников — это сложная задача, для выполнения которой нужно быстро привлечь большое число новых работников, при этом важно не только найти нужных специалистов, но и обеспечить их успешную адаптацию.

Критически важным процессом становится онбординг — это комплексная задача, которая требует участия сотрудников из разных отделов. Если в небольшой компании HR-специалист мог лично координировать адаптацию каждого новичка, то с ростом масштабов бизнеса такой подход теряет эффективность. При автоматизированном онбординге система самостоятельно генерирует и распределяет задачи по приему и адаптации между исполнителями, обеспечивая последовательное и качественное включение новых сотрудников в работу без чрезмерной нагрузки на HR-отдел.

Дисбаланс между тактическим и стратегическим управлением

При отсутствии автоматизации большая часть времени HR-специалистов уходит на решение тактических задач и выполнение рутинных операций вручную, например заполнение кадровых документов, составление отчетов в Excel, обработка бумажных заявок на отпуск или командировку, а также постоянные звонки и переписка для найма новых сотрудников. В таких обстоятельствах ресурсов для стратегического планирования и развития HR-функции может не хватить, так как HR-директор занят day-to-day-задачами.

В контексте масштабирования компании процессы должны быть автоматизированы, чтобы их можно было быстро адаптировать к новым условиям. Неавтоматизированные процессы менять сложно, любые изменения требуют значительных усилий и времени HR-специалистов — из-за этого HR-отдел хуже закрывает потребности растущего бизнеса.

Недостаток прозрачности HR-функции

При масштабировании компании HR-функция рискует стать «черным ящиком»‎ для руководства. Топ-менеджменту необходимо видеть, как HR-процессы согласуются с общей стратегией компании, но без должной прозрачности сложно оценить, какие именно задачи решают HR-специалисты, какой объем работы они выполняют и какие результаты приносят бизнесу. Чтобы HR-отдел эффективно поддерживал стратегические цели организации, его деятельность должна быть понятной и измеримой.

Для рядовых сотрудников масштабирование компании часто означает расширение спектра HR-услуг. Чтобы сотрудники понимали, по каким вопросам можно обратиться к HR, необходима единая точка входа для всех HR-запросов — это позволит сделать весь спектр HR-услуг очевидным и доступным для сотрудников, независимо от размера компании.