HRMS
29 октября 2024
обновлено: 1 ноября 2025
HRMS (Human Resource Management System) — это система управления человеческими ресурсами, комплексное программное решение для автоматизации управления персоналом. HRMS объединяет множество HR-процессов на одной платформе — помогает автоматизировать работу всех HR-специалистов и полный набор этапов жизненного цикла сотрудника.
Что такое HRMS?
HRMS автоматизирует все ключевые HR-процессы компании: от автоматизации рекрутинга и онбординга до кадрового делопроизводства и развития персонала. Автоматизация этих процессов естественным образом приводит к централизации всех HR-данных в единой системе, делая их легкодоступными для принятия решений.
Возьмем процесс подбора менеджера по продажам B2B: система автоматически сортирует поступающие резюме по заданным критериям, организует процесс согласования между участниками найма, ведет кандидатов по этапам воронки подбора и собирает обратную связь после интервью. На основе этих действий формируется детальная аналитика по процессу найма, помогающая оптимизировать рекрутинг.
Благодаря автоматизации рутинных задач HR-специалисты освобождаются от механической работы и могут сфокусироваться на стратегических направлениях – развитии талантов, улучшении корпоративной культуры и повышении вовлеченности сотрудников. При этом все данные, создаваемые в ходе автоматизированных процессов, сохраняются в системе и используются для анализа HR-метрик, принятия обоснованных кадровых решений и соблюдения требований законодательства.
Так HRMS выступает единым центром автоматизации всех HR-процессов компании, обеспечивая эффективное управление персоналом на каждом этапе жизненного цикла сотрудника: от подбора до увольнения.
Преимущества HRMS для бизнеса
HRMS трансформирует роль HR-отдела, превращая его из административной единицы в стратегического партнера бизнеса. Автоматизация рутинных задач, таких как формирование приказов, оповещение сотрудников, сбор и передача данных, высвобождает время HR-специалистов для решения более важных вопросов: работе с талантами, улучшению корпоративной культуры и разработке программ развития сотрудников.
Система управления персоналом создает единую информационную среду, интегрируя все HR-процессы и данные. Это не только улучшает коммуникацию и обеспечивает прозрачность, но и предоставляет руководству ценную аналитику для принятия решений. Например, анализ причин увольнений помогает выявить проблемные зоны и снизить текучесть кадров.
HRMS также повышает удовлетворенность сотрудников, предоставляя им инструмент оперативного взаимодействия с HR-отделом: сотрудники могут самостоятельно заказывать справки, планировать отпуска, записываться на обучение, следить за своим профессиональным прогрессом. Одновременно система помогает соблюдать требования трудового законодательства, автоматически отслеживая сроки подписания документов и формируя необходимые отчеты. Это снижает риски штрафов и репутационных потерь, позволяя компании сосредоточиться на развитии бизнеса и инвестировать сэкономленные средства в персонал.
Компания расширяется и открывает новый офис продаж, для которого нужно набрать команду из внутренних сотрудников.
Без автоматизации процесс формирования команды для нового офиса выглядел бы так: HR-специалист вручную просматривает личные дела сотрудников, пытаясь выявить подходящих кандидатов для релокации — это занимает несколько дней кропотливой работы. Затем он связывается с руководителями отделов, чтобы получить актуальную информацию о результатах работы и компетенциях потенциальных кандидатов. Еще неделя может уйти на сбор и анализ этих данных. После этого HR-менеджер составляет список возможных кандидатов и начинает обзванивать их, чтобы узнать о готовности к переезду. Весь процесс растягивается на недели, а собранная информация быстро устаревает.
С использованием HRMS картина меняется — HR-менеджер может задать в системе параметры поиска: опыт работы в продажах, высокие показатели эффективности за последний год, наличие определенных компетенций. Система формирует список потенциальных кандидатов, включая актуальные данные об их производительности и навыках, а также показывает, кто из сотрудников ранее выражал интерес к релокации или развитию в новом направлении (эта информация собирается через регулярные опросы в HRMS). Через встроенную систему коммуникаций HR-специалист может сразу отправить подходящим кандидатам уведомление о новой возможности.
Процесс формирования команды сокращается до нескольких дней, а качество подбора повышается благодаря использованию объективных данных о производительности и компетенциях сотрудников. Кроме того, HRMS помогает соблюсти все требования законодательства при переводе сотрудников, автоматически формируя необходимые документы и отслеживая сроки их подписания. Возможность участвовать в новых проектах и быть замеченным для повышения повышает удовлетворенность сотрудников и их лояльность к компании.
Ключевая функциональность HRMS
Чтобы HRMS по-настоящему упрощала работу HR-отдела и улучшала опыт сотрудников, она должна работать как единая экосистема для управления персоналом, доступная всем сотрудникам компании. К важной функциональности системы можно отнести:
- личный кабинет сотрудника — это цифровое рабочее пространство, где сотрудник управляет своими данными, получает запросы от HR, видит список своих запросов и заявки, которые нужно согласовать.
- каталог HR-услуг — удобный интерфейс, где собраны все сервисы HR-отдела: от заказа пропуска или справки до подачи заявки на повышение квалификации. Каталог упрощает взаимодействие сотрудников с HR и делает процессы прозрачными.
- дашборды и отчеты — визуализация HR-данных помогает руководителям быстро оценивать ситуацию и принимать решения. Например, дашборд может показывать динамику текучести кадров или эффективность программ обучения.
- конструктор процессов — настройка рабочих потоков с помощью low-code инструментов не требует помощи разработки и избавляет от рутины, например, можно настроить алгоритм работы при приеме нового сотрудника, чтобы система автоматически создавала учетную запись, отправляла уведомления нужным отделам и запускала программу адаптации.
- конструктор отчетов — этот инструмент позволяет HR-специалистам создавать отчеты по деятельности HR-подразделения и по данным о сотрудниках.
- Kanban-доски для HR-команд — визуальный инструмент управления задачами, который помогает HR-командам отслеживать прогресс проектов, распределять нагрузку и повышать продуктивность.
Какие HR-процессы можно автоматизировать?
Автоматизация HR-процессов — это не просто внедрение отдельных инструментов для решения конкретных задач. Эффективная HRMS охватывает весь жизненный цикл сотрудника, от первого знакомства с компанией до завершения сотрудничества. Более того, она затрагивает и смежные процессы в других отделах, создавая единую экосистему управления человеческими ресурсами.
Комплексный подход к автоматизации позволяет достичь максимальной эффективности и избежать разрозненности данных и процессов. Когда все элементы HR-функции работают как единый механизм, компания получает целостную картину состояния человеческого капитала и может принимать более обоснованные стратегические решения.
HRMS предоставляет инструменты для автоматизации процессов как со стороны HR-департамента, так и со стороны сотрудников — двустороннее взаимодействие создает синергетический эффект, повышая эффективность работы всей организации.
Для HR-департамента | Для сотрудников |
|---|---|
|
|
Как понять, что компании нужна HRMS?
По мере роста организации управление персоналом становится сложнее, а часть операций начинает требовать больше времени и ресурсов. Рост числа сотрудников, усложнение кадровых процедур, потребность в оперативной аналитике — все это сигналы о том, что компании пора задуматься о внедрении HRMS, которая может вывести HR-функцию на новый уровень.
Сотрудников стало больше
Когда штат компании превышает 100-200 человек, трудозатраты на ручное управление кадрами растут. Чем больше сотрудников, тем сложнее отслеживать их данные, вести документацию и обеспечивать своевременное выполнение HR-задач.
HR-процессы усложняются
Если HR-специалисты тонут в море Excel-таблиц и бумажных документов, стоит задуматься об автоматизации рутинной работы, например, отправка заданий кандидатам, оформление новых сотрудников, сбор обратной связи.
Есть запрос на HR-аналитику
Сбор данных о HR-метриках может занимать недели, а HRMS генерирует отчеты по данным в системе за пару минут. Доступ к аналитике позволяет компании действовать быстрее и принимать более взвешенные кадровые решения.
Нужно оптимизировать расходы
Если затраты на HR-процессы растут, а эффективность не увеличивается, появляется потребность перенаправить ресурсы на стратегические задачи, а рутинные действия отдать системе.
Нужно разгрузить HR-отдел
Когда сотрудники постоянно обращаются в HR за справками или информацией, специалисты быстро перегружаются — эту проблему могут решить инструменты самообслуживания в HRMS.
Компания начинала как небольшая фирма с 50 сотрудниками, но за последние три года открыла филиалы в пяти крупных городах, и теперь в штате более 300 человек. Прежние методы управления персоналом больше не позволяют справляться с возросшей нагрузкой, HR-отдел сталкивается с рядом проблем:
Из-за роста штата ведение документации вручную стало самой объёмной задачей в отделе кадров. Отслеживание испытательных сроков, годовых отпусков и других кадровых процессов отнимает большую часть времени HR.
Для управления продажами компания внедрила сложную систему KPI. HR-специалисты тратят много времени на сбор и анализ данных о производительности сотрудников, чтобы предоставить руководителям отделов продаж информацию для принятия решений о премировании. Кроме того, HR-отдел координирует этот процесс с бухгалтерией, которая занимается непосредственно расчетом премий на основе предоставленных HR данных. Эта сложная цепочка взаимодействий часто приводила к задержкам и ошибкам в начислении премий.
Руководству требуется детальный анализ эффективности сотрудников по филиалам, но сбор и обработка данных занимают несколько недель — за этот срок информация устаревает. Затраты на административную работу HR-отдела увеличиваются, но эффективность не растет. HR-отдел перегружен рутинной работой — сотрудники постоянно обращаются в HR за справками, информацией об отпусках и больничных, что не позволяет специалистам закрывать задачи по развитию персонала.
Внедрение HRMS позволит компании эффективно управлять растущим штатом, оптимизировать HR-процессы и заниматься стратегическим развитием HR-функции.
ТОП-5 HRM-систем: рейтинг 2025
HRM-системы выходят на первый план: компании пересматривают подход к управлению персоналом, делая ставку на цифровизацию HR-процессов. Гибкость, аналитика и вовлеченность сотрудников становятся критически важными факторами эффективности. Бизнесу нужны решения, которые помогают быстро адаптировать процессы под стратегию роста, автоматизировать рутину и поддерживать высокий уровень корпоративной культуры.
1.SimpleOne HRMS
SimpleOne HRMS представляет собой единую цифровую среду для работы HR-департамента и сотрудников компании. Система помогает автоматизировать все основные HR-процессы. SimpleOne HRMS построена на Low-code платформе, что позволяет быстро настраивать процессы под потребности бизнеса.
Платформа помогает реализовать сервисный подход к управлению персоналом через каталог услуг с возможностью оценки качества исполнения. У HR-специалистов есть инструменты отчетности и мониторинга метрик и возможность управлять задачами HR.
Подходит для средних и крупных компаний, которые ищут гибкое решение с возможностью интеграции с другими корпоративными системами и готовы инвестировать в современную платформенную архитектуру.
Битрикс24
Битрикс24 Enterprise HRM — ИТ-платформа для интранета и HR-сервисов в крупных организациях. Система объединяет корпоративный портал с инструментами управления персоналом и автоматизации бизнес-процессов.
Платформа предлагает комплексный подход к развитию сотрудников через корпоративный университет и систему оценки 360 градусов. Особое внимание уделено созданию корпоративной культуры и повышению вовлеченности персонала.
Подходит для крупных компаний и холдингов, которым нужен полнофункциональный корпоративный портал с развитыми возможностями обучения персонала и автоматизации сложных бизнес-процессов.
3.Пульс
Пульс — современная HR-платформа, которая охватывает полный цикл работы с персоналом от поиска и привлечения до развития карьеры. Система использует умные алгоритмы для рекомендаций и помогает создавать персонализированные траектории развития.
Платформа фокусируется на удержании талантов и развитии внутреннего потенциала компании. Особое внимание уделено созданию профилей сотрудников и формированию кадрового резерва.
Подходит для компаний среднего и крупного размера, которые активно развивают внутренние таланты и готовы инвестировать в долгосрочное развитие персонала и укрепление HR-бренда.
4.БОСС-Кадровик
БОСС-Кадровик — информационно-аналитическая система автоматизации кадровых процессов. Платформа сочетает традиционный кадровый учет с современными методологиями Human Resource Management.
Система предлагает набор инструментов для управления персоналом — от приема на работу до анализа трудовых ресурсов. Особое внимание уделено расчету заработной платы и соблюдению трудового законодательства.
Подходит для крупных российских предприятий и холдингов со сложными схемами оплаты труда, которым важна надежность системы и полное соответствие российскому законодательству.
5.HRBOX
HRBOX — современная HR-платформа с фокусом на создание вовлекающей рабочей среды и поддержку HR-бренда компании. Система предлагает No-code конструктор для настройки процессов и AI-ассистента для создания контента.
Платформа объединяет корпоративный портал, систему обучения и инструменты оценки персонала. Особое внимание уделено кастомизации под брендинг компании и простоте администрирования без привлечения ИТ-специалистов.
Подходит для средних компаний, которые хотят быстро запустить современную HR-систему с удобным UI и не готовы тратить много времени на сложную настройку и обучение персонала.
Кратко об HRMS
HRMS трансформирует HR-функцию из чисто административной в бизнес-партнера компании. Эта система не просто автоматизирует рутинные процессы, но и создает единую цифровую среду для эффективного управления человеческими ресурсами. HRMS охватывает весь жизненный цикл сотрудника: от рекрутинга и онбординга до развития карьеры и расчета компенсаций. Внедрение HRMS позволяет компаниям оптимизировать расходы на управление персоналом и принимать более взвешенные кадровые решения на основе актуальной аналитики. Таким образом, HRMS становится незаменимым помощником в эффективном управлении главным активом любой организации — ее сотрудниками.