HRMS

Обновлено: 4 февраля 2025

HRMS

HRMS (Human Resource Management System) — это система управления человеческими ресурсами, комплексное программное решение для автоматизации управления персоналом. HRMS объединяет множество HR-процессов на одной платформе — помогает автоматизировать работу всех HR-специалистов и полный набор этапов жизненного цикла сотрудника.

Что такое HRMS?

HRMS автоматизирует все ключевые HR-процессы компании: от автоматизации рекрутинга и онбординга до кадрового делопроизводства и развития персонала. Автоматизация этих процессов естественным образом приводит к централизации всех HR-данных в единой системе, делая их легкодоступными для принятия решений.

Возьмем процесс подбора менеджера по продажам B2B: система автоматически сортирует поступающие резюме по заданным критериям, организует процесс согласования между участниками найма, ведет кандидатов по этапам воронки подбора и собирает обратную связь после интервью. На основе этих действий формируется детальная аналитика по процессу найма, помогающая оптимизировать рекрутинг.

Благодаря автоматизации рутинных задач HR-специалисты освобождаются от механической работы и могут сфокусироваться на стратегических направлениях – развитии талантов, улучшении корпоративной культуры и повышении вовлеченности сотрудников. При этом все данные, создаваемые в ходе автоматизированных процессов, сохраняются в системе и используются для анализа HR-метрик, принятия обоснованных кадровых решений и соблюдения требований законодательства.

Так HRMS выступает единым центром автоматизации всех HR-процессов компании, обеспечивая эффективное управление персоналом на каждом этапе жизненного цикла сотрудника: от подбора до увольнения.

Преимущества HRMS для бизнеса

HRMS трансформирует роль HR-отдела, превращая его из административной единицы в стратегического партнера бизнеса. Автоматизация рутинных задач, таких как формирование приказов, оповещение сотрудников, сбор и передача данных, высвобождает время HR-специалистов для решения более важных вопросов: работе с талантами, улучшению корпоративной культуры и разработке программ развития сотрудников.

Система управления персоналом создает единую информационную среду, интегрируя все HR-процессы и данные. Это не только улучшает коммуникацию и обеспечивает прозрачность, но и предоставляет руководству ценную аналитику для принятия решений. Например, анализ причин увольнений помогает выявить проблемные зоны и снизить текучесть кадров.

HRMS также повышает удовлетворенность сотрудников, предоставляя им инструмент оперативного взаимодействия с HR-отделом: сотрудники могут самостоятельно заказывать справки, планировать отпуска, записываться на обучение, следить за своим профессиональным прогрессом. Одновременно система помогает соблюдать требования трудового законодательства, автоматически отслеживая сроки подписания документов и формируя необходимые отчеты. Это снижает риски штрафов и репутационных потерь, позволяя компании сосредоточиться на развитии бизнеса и инвестировать сэкономленные средства в персонал.

Пример

Компания расширяется и открывает новый офис продаж, для которого нужно набрать команду из внутренних сотрудников.

Без автоматизации процесс формирования команды для нового офиса выглядел бы так: HR-специалист вручную просматривает личные дела сотрудников, пытаясь выявить подходящих кандидатов для релокации — это занимает несколько дней кропотливой работы. Затем он связывается с руководителями отделов, чтобы получить актуальную информацию о результатах работы и компетенциях потенциальных кандидатов. Еще неделя может уйти на сбор и анализ этих данных. После этого HR-менеджер составляет список возможных кандидатов и начинает обзванивать их, чтобы узнать о готовности к переезду. Весь процесс растягивается на недели, а собранная информация быстро устаревает.

С использованием HRMS картина меняется — HR-менеджер может задать в системе параметры поиска: опыт работы в продажах, высокие показатели эффективности за последний год, наличие определенных компетенций. Система формирует список потенциальных кандидатов, включая актуальные данные об их производительности и навыках, а также показывает, кто из сотрудников ранее выражал интерес к релокации или развитию в новом направлении (эта информация собирается через регулярные опросы в HRMS). Через встроенную систему коммуникаций HR-специалист может сразу отправить подходящим кандидатам уведомление о новой возможности.

Процесс формирования команды сокращается до нескольких дней, а качество подбора повышается благодаря использованию объективных данных о производительности и компетенциях сотрудников. Кроме того, HRMS помогает соблюсти все требования законодательства при переводе сотрудников, автоматически формируя необходимые документы и отслеживая сроки их подписания. Возможность участвовать в новых проектах и быть замеченным для повышения повышает удовлетворенность сотрудников и их лояльность к компании.

Ключевая функциональность HRMS

Чтобы HRMS по-настоящему упрощала работу HR-отдела и улучшала опыт сотрудников, она должна работать как единая экосистема для управления персоналом, доступная всем сотрудникам компании. К важной функциональности системы можно отнести:

личный кабинет сотрудника — это цифровое рабочее пространство, где сотрудник управляет своими данными, получает запросы от HR, видит список своих запросов и заявки, которые нужно согласовать.
каталог HR-услуг — удобный интерфейс, где собраны все сервисы HR-отдела: от заказа пропуска или справки до подачи заявки на повышение квалификации. Каталог упрощает взаимодействие сотрудников с HR и делает процессы прозрачными.
дашборды и отчеты — визуализация HR-данных помогает руководителям быстро оценивать ситуацию и принимать решения. Например, дашборд может показывать динамику текучести кадров или эффективность программ обучения.

конструктор процессов — настройка рабочих потоков с помощью low-code инструментов не требует помощи разработки и избавляет от рутины, например, можно настроить алгоритм работы при приеме нового сотрудника, чтобы система автоматически создавала учетную запись, отправляла уведомления нужным отделам и запускала программу адаптации.
конструктор отчетов — этот инструмент позволяет HR-специалистам создавать отчеты по деятельности HR-подразделения и по данным о сотрудниках.
Kanban-доски для HR-команд — визуальный инструмент управления задачами, который помогает HR-командам отслеживать прогресс проектов, распределять нагрузку и повышать продуктивность.

Какие HR-процессы можно автоматизировать?

Автоматизация HR-процессов — это не просто внедрение отдельных инструментов для решения конкретных задач. Эффективная HRMS охватывает весь жизненный цикл сотрудника, от первого знакомства с компанией до завершения сотрудничества. Более того, она затрагивает и смежные процессы в других отделах, создавая единую экосистему управления человеческими ресурсами.

Комплексный подход к автоматизации позволяет достичь максимальной эффективности и избежать разрозненности данных и процессов. Когда все элементы HR-функции работают как единый механизм, компания получает целостную картину состояния человеческого капитала и может принимать более обоснованные стратегические решения.

HRMS 3

HRMS предоставляет инструменты для автоматизации процессов как со стороны HR-департамента, так и со стороны сотрудников — двустороннее взаимодействие создает синергетический эффект, повышая эффективность работы всей организации.

Для HR-департамента	Для сотрудников
task-management — система позволяет отслеживать прогресс задач, распределять нагрузку и повышать продуктивность команды; составление отчетности и анализ метрик — HRMS дает мгновенный доступ к ключевым HR-метрикам; рекрутинг — можно автоматизировать все этапы от публикации вакансий до оценки кандидатов, чтобы человек подключался к процессу только тогда, когда это действительно нужно; организационное моделирование — визуализация структуры компании помогает планировать кадровые изменения, модель целей, чтобы управлять стратегией компании, модель деятельности — должностными инструкциями; адаптация и обучение новичков — онбординг сотрудников проходит в автоматизированном режиме, что особенно полезно при массовом найме; обращения к HR — с помощью корпоративного портала, встроенного в HRMS, сотрудники могут связываться с HR через единую точку доступа, а обращения по всем вопросам собираются в одном месте; автоматизация соблюдения нормативных требований (Compliance Control) — справочник нормативных требований внутри системы помогает следить за их соблюдением в компании.	отправка запросов HR, получение справок и решение кадровых вопросов; отслеживание целей, планов развития и достижений в личном кабинете; отслеживание событий компании с помощью корпоративного календаря; участие в программе лояльности.

Для HR-департамента

Для сотрудников

task-management — система позволяет отслеживать прогресс задач, распределять нагрузку и повышать продуктивность команды;
составление отчетности и анализ метрик — HRMS дает мгновенный доступ к ключевым HR-метрикам;
рекрутинг — можно автоматизировать все этапы от публикации вакансий до оценки кандидатов, чтобы человек подключался к процессу только тогда, когда это действительно нужно;
организационное моделирование — визуализация структуры компании помогает планировать кадровые изменения, модель целей, чтобы управлять стратегией компании, модель деятельности — должностными инструкциями;
адаптация и обучение новичков — онбординг сотрудников проходит в автоматизированном режиме, что особенно полезно при массовом найме;
обращения к HR — с помощью корпоративного портала, встроенного в HRMS, сотрудники могут связываться с HR через единую точку доступа, а обращения по всем вопросам собираются в одном месте;
автоматизация соблюдения нормативных требований (Compliance Control) — справочник нормативных требований внутри системы помогает следить за их соблюдением в компании.

отправка запросов HR, получение справок и решение кадровых вопросов;
отслеживание целей, планов развития и достижений в личном кабинете;
отслеживание событий компании с помощью корпоративного календаря;
участие в программе лояльности.

Как понять, что компании нужна HRMS?

По мере роста организации управление персоналом становится сложнее, а часть операций начинает требовать больше времени и ресурсов. Рост числа сотрудников, усложнение кадровых процедур, потребность в оперативной аналитике — все это сигналы о том, что компании пора задуматься о внедрении HRMS, которая может вывести HR-функцию на новый уровень.

Сотрудников стало больше

Когда штат компании превышает 100-200 человек, трудозатраты на ручное управление кадрами растут. Чем больше сотрудников, тем сложнее отслеживать их данные, вести документацию и обеспечивать своевременное выполнение HR-задач.

HR-процессы усложняются

Если HR-специалисты тонут в море Excel-таблиц и бумажных документов, стоит задуматься об автоматизации рутинной работы, например, отправка заданий кандидатам, оформление новых сотрудников, сбор обратной связи.

Есть запрос на HR-аналитику

Сбор данных о HR-метриках может занимать недели, а HRMS генерирует отчеты по данным в системе за пару минут. Доступ к аналитике позволяет компании действовать быстрее и принимать более взвешенные кадровые решения.

Нужно оптимизировать расходы

Если затраты на HR-процессы растут, а эффективность не увеличивается, появляется потребность перенаправить ресурсы на стратегические задачи, а рутинные действия отдать системе.

Нужно разгрузить HR-отдел

Когда сотрудники постоянно обращаются в HR за справками или информацией, специалисты быстро перегружаются — эту проблему могут решить инструменты самообслуживания в HRMS.

Пример

Компания начинала как небольшая фирма с 50 сотрудниками, но за последние три года открыла филиалы в пяти крупных городах, и теперь в штате более 300 человек. Прежние методы управления персоналом больше не позволяют справляться с возросшей нагрузкой, HR-отдел сталкивается с рядом проблем:

Из-за роста штата ведение документации вручную стало самой объёмной задачей в отделе кадров. Отслеживание испытательных сроков, годовых отпусков и других кадровых процессов отнимает большую часть времени HR.

Для управления продажами компания внедрила сложную систему KPI. HR-специалисты тратят много времени на сбор и анализ данных о производительности сотрудников, чтобы предоставить руководителям отделов продаж информацию для принятия решений о премировании. Кроме того, HR-отдел координирует этот процесс с бухгалтерией, которая занимается непосредственно расчетом премий на основе предоставленных HR данных. Эта сложная цепочка взаимодействий часто приводила к задержкам и ошибкам в начислении премий.

Руководству требуется детальный анализ эффективности сотрудников по филиалам, но сбор и обработка данных занимают несколько недель — за этот срок информация устаревает. Затраты на административную работу HR-отдела увеличиваются, но эффективность не растет. HR-отдел перегружен рутинной работой — сотрудники постоянно обращаются в HR за справками, информацией об отпусках и больничных, что не позволяет специалистам закрывать задачи по развитию персонала.

Внедрение HRMS позволит компании эффективно управлять растущим штатом, оптимизировать HR-процессы и заниматься стратегическим развитием HR-функции.

Кратко об HRMS

HRMS трансформирует HR-функцию из чисто административной в бизнес-партнера компании. Эта система не просто автоматизирует рутинные процессы, но и создает единую цифровую среду для эффективного управления человеческими ресурсами. HRMS охватывает весь жизненный цикл сотрудника: от рекрутинга и онбординга до развития карьеры и расчета компенсаций. Внедрение HRMS позволяет компаниям оптимизировать расходы на управление персоналом и принимать более взвешенные кадровые решения на основе актуальной аналитики. Таким образом, HRMS становится незаменимым помощником в эффективном управлении главным активом любой организации — ее сотрудниками.