По оценке PWC, одной из крупнейших аудиторско-консалтинговых компаний, большинство проектов погибает по причине плохих коммуникаций, непонятных для исполнителя задач и плохо сформулированных целей компании. Избежать этих проблем помогают сервисы для визуализации задач.
Проблемы использования массовых решений
Концепция досок задач (Task Board) давно доказала свою эффективность и завоевала популярность. Одну и ту же облачную систему для управления проектами могут использовать совершенно разные команды — от группы школьного проекта до команды многообещающего стартапа. Многие, например, слышали о Trello и ClickUp — простых в использовании инструментах для визуализации задач. Такие сервисы отлично подходят отдельным небольшим командам.
Проблемы начинаются тогда, когда те же массовые решения начинают использовать команды (отделы, департаменты, рабочие группы) крупных организаций. Freemium-инструменты являются точечным решением для отслеживания задач и не позволяют в полной мере управлять проектами и работой команд. Их не встроить в единую цифровую экосистему крупной компании. Ведь организации нужно также составлять отчёты, передавать задачи в другие отделы, обеспечивать интеграцию с другими корпоративными системами и сервисами. В частности, такие продукты не подойдут сотрудникам ИТ-отделов, уже использующим в своей работе корпоративную ITSM-систему или ESM-решение промышленного уровня.
В крупных компаниях удобнее и эффективнее работать с задачами в корпоративных системах. Для специалистов ИТ-подразделений это ITSM система или ESM-платформа. Только в таком сценарии мы сможем избежать дублирования информации и ухода сотрудников в теневые ИТ.
Наличие Task Board в ITSM и ESM-платформах важно, так как такая доска даст наглядность и обеспечит прозрачность работы. Каждый сотрудник сможет в любой момент посмотреть на весь процесс целиком, увидеть, какие его части находятся в определённом статусе и кто за что ответственен. А руководитель увидит узкие места и сможет разобраться с образовавшимися заторами и простаивающими ресурсами.
Доска задач в корпоративной ITSM-системе
Для того чтобы иметь возможность адаптировать доску задач к тем ITSM-процессам, где требуется визуализация активной работы, она должна обеспечивать следующую функциональность.
- Настройка поля, которое будет использоваться для отображения статусов в заголовках колонок, а также последовательность отображения этих колонок.
- Фильтрация отображаемых на доске карточек.
- Интерактивная работа с доской: перетаскивание карточек между колонками.
- Отображение количества элементов в каждом столбце.
- Настройка отображения на карточке срока выполнения, ответственного, тегов, приоритета и идентификатора карточки на основе имеющихся в таблице произвольных полей.
Такой универсальный инструмент позволит настроить визуализацию активной работы в любом процессе ITIL, который реализован в корпоративной ITSM-системе. Это позволит отказаться от использования сторонних сервисов визуализации задач и повысить эффективность работы сотрудников без ухода в теневые ИТ и без организации зоопарка систем.
