Управление ИТ-проектами ничем не отличается от любого другого типа проектного управления. ИТ-проекты по-прежнему требуют тщательного планирования, контроля, командной работы – и для этого компании используют методологии и инструменты автоматизации управления проектами, чтобы минимизировать риски и увеличить шансы успешного достижения целей проекта.
Однако ИТ-проекты часто включают сложные технические компоненты: разработку ПО, системную интеграцию или сетевую инфраструктуру, требующие специальных знаний, опыта как и с проектами других сфер. А также обширное тестирование и длительное обеспечение соответствия требованиям в эксплуатации.
В этой статье расскажем об управлении ИТ-проектами, познакомимся с этапами, видами Agile-методологий, на чем нужно акцентировать внимание при выборе подхода и зачем бизнесу нужна система управления ИТ-проектами.
Что такое управление IT-проектами?
От email и приложений до управления данными и цепочкой поставок – технологии сегодня необходимы любому бизнесу. Даже компаниям, не ориентированным на технологии, необходимо ПО для управления заказами на поставку или та же сеть для выхода в Интернет. Каждая из технологических целей организации должна управляться должным образом, чтобы бизнес добился успеха. Именно здесь на помощь приходит управление ИТ-проектами.
Управление ИТ-проектами – совокупность менеджмента проекта, реализуемого в сфере информационных технологий. Обычно управление включает в себя планирование, координацию, организацию, контроль выполнения, а также последующую поддержку.
Специализированное ПО для управления ИТ-проектами, включающее в себя онлайн-диаграммы Ганта или доски Kanban, информационные панели и отчеты, обеспечивает выполнение основных функций, необходимых для успешной реализации ИТ-проектов.
Участники команды проекта и роль проектного менеджера
В команде проекта у каждого члена есть определенные обязанности или конкретные задачи, которые способствуют достижению успеха проекта.
- Проектный менеджер
Отвечает за контроль и управление командами для выполнения ИТ-проектов в срок и в рамках бюджета. В обязанности менеджера ИТ-проектов входят: определение целей проекта и создание плана по их достижению; управление ресурсами, включая команду, оборудование; распределение задач между членами команды; разработка стратегии для выполнения проектов в срок и в рамках бюджета; оценка рисков проекта и т.д.
- Бизнес-аналитик
Отвечает за развитие организации и часто играет важную роль в проектной команде. Совместно с заинтересованными сторонами компании разрабатывает цели, направленные на решение проблем, с которыми сталкивается бизнес, или придумывает способы повышения эффективности работы определенного отдела.
- Ресурс-менеджер
Еще один ключевой участник при формировании команды проекта – ресурс-менеджер, в обязанности которого обычно входят: определение участников проекта, соотнесение ролей и профессиональных навыков проектной команды с потребностями проекта, распределение, планирование ресурсов в рамках сроков и бюджета проекта, контроль и оптимизация использования ресурсов на протяжении всего проекта для обеспечения его успешного завершения.
- Разработчик
Разработчики проектов несут основную ответственность за разработку идеи, планирования и реализации проекта. Они следят за тем, чтобы проект соответствовал целям и задачам организации, а также отвечал конкретным потребностям или возможностям.
- QA-аналитик (тестировщик)
Роль тестировщика заключается в первоначальной идентификации и последующем определении необходимых тестов, мониторинге тестирования и оценке результатов каждого цикла тестирования. Кроме того, в обязанности также входят сбор и управление тестовыми данными.
Этапы управления проектами
Управление проектом – непростая задача, независимо от его масштаба. Начиная от планирования и заканчивая постоянно меняющимися требованиями клиентов и своевременного развертывания продукта – многое может пойти не так. Разделив проект на управляемые этапы, каждый из которых имеет свои цели и результаты, становится легче контролировать проект, обеспечивать качество конечного продукта.
Инициация
На первом этапе ИТ-проекта необходимо задать вопрос: «Зачем нужен этот проект?» – определить цель проекта, а после написать проектное предложение (включая бизнес-план, отвечающий потребностям проекта).
Планирование
После утверждения проектного предложения проект переходит в фазу определения, где окончательно формулируются цели проекта, определяются требования к его успешной реализации. На этой фазе устанавливается масштаб проекта, составляется план, а также формируется бюджет и распределяются ресурсы.
Дизайн/проектирование
На этапе проектирования ИТ-проекта команда пытается найти наилучшее решение для достижения цели. В процессе работы создается несколько вариантов дизайна, прототипов, а после выбора подходящего – создаются, передаются спецификации для команды разработчиков.
Реализация
Как правило, реализация считается одной из продолжительных фаз всего жизненного цикла проекта. На этом этапе разрабатывается спроектированный программный продукт. Команда приступает к выполнению своих задач, а менеджер переходит к мониторингу хода выполнения всех работ каждого из участников проекта.
Последующая деятельность (поддержка)
Наконец, после завершения фазы реализации окончательный проект передается заказчику/клиенту/заинтересованной стороне. Фаза поддержки – вся работа, которая выполняется после сдачи проекта, включает в себя внесение изменений, формирование служб поддержки, обучение конечных пользователей, составление отчета и, в конечном счете, завершение проекта.
Вывод из эксплуатации
Заключительная часть этого этапа – анализ всего проекта и составление подробного отчета, охватывающего все аспекты работы над продуктом. Большинство команд проводят собрание после завершения проекта, чтобы проанализировать успехи и неудачи в ходе проекта. Это эффективный метод для повышения общей производительности командной работы в будущем.
Виды Agile-методологий в управлении IT-проектами
Agile-методология становится все более популярной: 71 % глобальных организаций сообщают, что используют хотя бы один из её видов. Эксперты наблюдают тенденцию перехода к более итеративным, адаптивным подходам к управлению проектами.
Изначально Agile был разработан как более эффективный процесс управления работой разработчиков, но сегодня он включает в себя целый ряд различных Agile-методологий, используемых в самых разных дисциплинах – от маркетинга до работы с клиентами и не только.
В ИТ-сфере Agile-управление проектами стало переломным моментом, позволив организациям быстро адаптироваться к меняющимся потребностям клиентов и стремительно развивающимся технологиям.
Довольно часто компании используют в своей работе:
Scrum
Одна из наиболее распространенных Agile-методологий, завоевшая популярность в сообществе Agile-разработчиков ПО благодаря своей простоте и высокой производительности.
Scrum фокусируется на работе команд и позволяет концентрироваться управлении задачами в командной среде разработки. Более того, методология ориентирована на создание условий и расширение возможностей команды разработчиков, предполагая при этом работу в небольших командах ( от 7 до 9 человек).
Фундаментальный принцип Scrum заключается в том, что разделение времени, затраченное на работу, и проектов позволяет повысить эффективность и продуктивность организации.
Kanban
Kanban был изобретен инженером компании Toyota Тайити Оно. В конце 1940-х годов представители Toyota наблюдали за тем, как супермаркеты пополняют запасы товаров в зависимости от того, какие продукты были взяты с полок. Это натолкнуло Toyota на мысль о создании системы поставок, в которой производственный план определялся бы фактическим потреблением.
Одна из ключевых идей Kanban – отказ от производства излишков. Для достижения этой цели Kanban использует карточки и доску Kanban для визуализации движения ресурсов в производственном цикле. Таким образом, все участники процесса получают максимальное представление и помогают менеджерам решать проблемы избытка/недостатка в режиме реального времени.
Ключевое различие между Kanban и Scrum в том, что Kanban – непрерывный, а Scrum – итеративный. Kanban лучше подходит для команд, у которых в течение спринта появляется много незапланированной работы (проблемы с поддержкой, экстренные исправления, срочные запросы функций). Вместо того чтобы ждать конца спринта, команда может начать работать над элементами по мере их появления и в процессе менять приоритеты задач.
Scrumban
Scrumban – фреймворк для управления проектами, который сочетает в себе важные черты двух популярных Agile-методологий: Scrum и Kanban. Фреймворк Scrumban объединяет структуру и прогнозируемость Scrum с гибкостью Kanban, чтобы сделать работу команд более оперативной, эффективной и продуктивной. Компаниям, внедряющим Scrumban, этот подход поможет сфокусироваться на стратегических задачах и одновременно улучшить процессы.
ScrumXP
ScrumXP является частью того, что в совокупности известно как Agile-методологии. XP построена на ценностях, принципах и практиках, и ее цель – позволить малым и средним командам создавать высококачественное ПО и адаптироваться к развивающимся и меняющимся требованиям.
От других Agile-методологий XP отличает то, что XP делает акцент на технических аспектах разработки. XP – точное описание того, как работают разработчики, поскольку следование инженерным практикам позволяет командам создавать высококачественный код с высокой скоростью.
Lean
Методология Lean продолжает пользоваться популярностью среди компаний благодаря своей направленности на минимизацию потерь и повышение эффективности в интересах обеспечения большей ценности для клиентов.
Lean позволяет организациям оптимизировать весь поток создания стоимости – от сокращения времени цикла до повышения скорости и общего качества производственного процесса, а также улучшения аспектов, влияющих на доставку. Все это в конечном счете направлено на повышение ценности для клиентов.
Выбор метода управления IT-проектом
Исследование, проведенное Half Double Institute, показало, что более 53 % проектов за последние 12 месяцев можно было завершить в срок, применяя подходящую методологию.
Ниже приведены 7 факторов, которые необходимо учитывать при выборе метода управления проектами:
- Тип отрасли
В разных отраслях могут быть свои методы, которые широко используются и уже доказали свою эффективность, поэтому следует учитывать тип отрасли.
- Требования к проекту
Следует понимать специфические требования проекта, включая масштаб, сложность, размер и цель. Некоторые методологии лучше работают для конкретных проектов, в то время как другие более гибкие и адаптируемые к различным сценариям.
- Команда проекта
Важно учитывать навыки, опыт и предпочтения проектной команды. Некоторые методологии требуют специальных навыков или обучения. Необходимо оценить, обладает ли команда возможностями для эффективного внедрения и соблюдения конкретной методологии.
- Гибкость
Следует оценить уровень гибкости, необходимый для проекта. Agile-методология Scrum, например, известная своей адаптивностью, итеративным подходом и постоянной обратной связью, подходит для проектов с меняющимися требованиями.
- Ограничения по времени и ресурсам
Необходимо учитывать временные и ресурсные ограничения проекта. Agile-методологии могут быть полезны при работе с меняющимися приоритетами и сжатыми сроками. Их итеративный характер способствует поэтапному прогрессу и возможности адаптации к меняющимся потребностям.
- Допустимость рисков
Agile-методология поддерживает изменения и имеет встроенные механизмы, позволяющие справляться с рисками и проблемами по мере их возникновения, а также считается наиболее предпочтительной, когда организация развивается в условиях, поддерживающих и внедряющих инновации в свои бизнес-процессы.
- Масштабируемость
Следует определить, насколько методология может быть масштабирована для реализации более крупных или параллельных проектов. Некоторые методологии подходят для небольших проектов или конкретных рабочих процессов, например Kanban или Lean.
Система управления IT-проектами
Управлять и контролировать ИТ-проекты чрезвычайно сложно. Но когда большие фрагменты работы разбиваются на более мелкие части — декомпозируются на бесконечно вложенные задачи, внезапно все становится управляемым. В этом и заключается суть любой методологии управления проектами: весь проект равномерно делится на этапы, разрабатывается и внедряется.
Жизненный цикл разработки программного обеспечения (SDLC) – то, как это делается в разработке программного обеспечения. Процесс, охватывающий все этапы создания продукта: от идеи до обслуживания после выпуска продукта.
Система управления ИТ-проектами – SimpleOne SDLC обеспечивает структурированный и систематический подход к поддержке жизненного цикла разработки ПО, помогая определить объем, цели и требования проекта, а также установить план проекта, график, бюджет и критерии качества. Кроме того, решение SimpleOne SDLC позволяет распределить и координировать роли, обязанности и задачи команды проекта, управлять продуктовым бэклогом и релизами, интегрироваться с ITSM-системой для поддержки и управления изменениями.
