Что такое Kanban?

Скорость реакции на рыночные изменения и гибкость в управлении проектами — критически важные факторы успеха бизнеса. Компании ищут эффективные подходы к организации рабочих процессов в условиях постоянного информационного потока и необходимости быстрого принятия решений. Специалистам приходится ежедневно работать со множеством инструментов — от электронной почты и мессенджеров до специализированных систем управления разработкой, документооборотом и т.д.

Kanban — гибкая система управления процессами, которая помогает навести порядок в существующем хаосе рабочих процессов и повысить прозрачность как отдельных задач, так и проектов в целом.

В этой статье мы рассмотрим основы методологии Kanban, её преимущества и принципы, а также возможность повышения продуктивности и качества работы за счет достижения баланса между рабочей нагрузкой и ресурсами.

Как появился Kanban?

Первая система Kanban была разработана в начале 1940-х годов Тайити Оно, промышленным инженером и бизнесменом, для японской автомобильной компании Toyota. Она создавалась как простая система планирования производства с целью контроля и оптимизации затрат и складских запасов на каждом этапе.

Главной причиной разработки Kanban стала недостаточная производительность и эффективность компании Toyota по сравнению с ее американскими конкурентами. С помощью Kanban Toyota создала гибкую систему управления производством «точно в срок», которая повысила производительность и сократила запасы сырья и готовой продукции. Kanban контролирует всю цепочку создания стоимости от поставщика до конечного потребителя, помогая избежать сбоев в поставках и переизбытка товаров на этапах производства.

Со временем Kanban доказал свою эффективность в различных производственных системах и сферах бизнеса. Однако важно отметить, что Kanban не является традиционной методологией разработки ПО или проектного управления. Для его успешного внедрения необходимо наличие уже существующих процессов в организации, которые Kanban поможет оптимизировать.

Kanban помогает выявлять и устранять проблемы, влияющие на производительность, обеспечивая непрерывность рабочего процесса. Систематизация проблем качества и процессов с помощью Kanban позволяет точно оценить их последствия – изменчивость процессов, затраты на поддержание работы, эффективность сотрудников и т.д.

Исследования показывают, что применение Kanban способствует повышению уровня удовлетворенности пользователей за счет стабильного предоставления качественных и надежных релизов продукта, улучшает производительность и качество работы, сокращает время доставки продукта. Эксперты также отмечают, что Kanban способствует формированию более гибкой и адаптивной организационной культуры благодаря постепенным изменениям.

Элементы доски Kanban

В самом простом виде доска Kanban состоит из 6 основных элементов:

• Карточки – представляют отдельные задачи, которые перемещаются по статусным колонкам до момента выполнения. Карточка содержит информацию о задаче: срок выполнения, приоритет, исполнитель, описание (техническое задание) и т.д.;
• Колонки – отражают этапы рабочего процесса, например, «Бэклог», «В работе», «Заблокировано», «Выполнено». Карточки перемещаются из бэклога и перемещаются слева направо до тех пор, пока не будут завершены;
• Дорожки (Swimlanes) – горизонтальные полосы для разделения и категоризации различных видов деятельности, например, по командам;
• Лимиты незавершенной работы (WIP Limits) – ограничивают максимальный объем незавершенной работы. Помогают выявить неэффективность рабочего процесса в команде;
• Визуальные сигналы – сюда можно отнести цветовое оформление карточек для обозначения приоритета, типа работы; использование символов или стикеров для выделения конкретных особенностей задачи;
• Значки блокировки – специальные значки на карточке, которые предупреждают команду о том, что есть проблема, которую необходимо решить перед выполнением задачи.

При создании первой доски Kanban рекомендуется начинать с простой структуры и постепенно усложнять и детализировать ее по мере необходимости.

Преимущества Kanban

Kanban часто сравнивают со светофором, регулирующим дорожное движение. Для руководителей проектов Kanban обеспечивает:

1. Прозрачность процессов

Kanban позволяет увидеть, кто над чем работает, выявить «узкие места» и сфокусироваться на приоритетных задачах. Kanban-доска помогает визуализировать рабочий процесс, обнаружить недостатки и нехватку ресурсов, такие как:

• Большой объем незавершенной работы (WIP);
• «Застрявшие» задачи, которые многократно поручают одному сотруднику;
• Пропущенные дедлайны.

2. Экономию времени

Визуализация рабочего процесса на Kanban-доске позволяет руководителям проектов быстро идентифицировать и устранять проблемы. Kanban экономит время как никакой другой инструмент управления проектами.

3. Упорядочивание задач для каждого члена команды

Kanban-доска служит инструментом структурирования идей и задач в персональный список дел, не выходящий за рамки зоны ответственности сотрудника. Это позволяет обеспечить непрерывность работы над проектом и плавное выполнение задач.

6 основных практик Kanban

• Визуализируйте рабочий процесс. Используйте различные секции Kanban-доски для наглядного представления задач и этапов работы. Это обеспечивает прозрачность и понимание текущего состояния проекта для всей команды;
• Ограничивайте объем незавершенной работы (WIP). Установите лимиты на количество одновременно выполняемых задач. Это позволяет сфокусироваться на завершении текущих задач перед началом новых и предотвращает перегрузку команды;
• Управляйте рабочими процессами. Назначайте задачи членам команды с учетом их загрузки, навыков и опыта. Это помогает сбалансировать рабочую нагрузку и оптимизировать производительность команды;
• Внедряйте четкие политики. Определите правила перехода задач между этапами рабочего процесса. Четкие политики обеспечивают согласованность и предсказуемость в работе команды;
• Предоставьте возможность для обратной связи. Поощряйте открытую коммуникацию и обмен мнениями. Регулярные сессии обратной связи позволяют выявить проблемы, собрать идеи по улучшению процессов и укрепить сотрудничество в команде;
• Ищите возможности для постоянного совершенствования. Непрерывно ищите возможности для оптимизации рабочих процессов. Поощряйте команду предлагать идеи по улучшению и внедряйте наиболее эффективные из них. Kanban — это путь постоянного совершенствования.

Отличия Kanban от Scrum

Kanban-доски можно легко перепутать со Scrum-досками и наоборот. Однако между ними существуют принципиальные различия:

1. Структура доски

• Scrum-доска ориентирована на спринты (короткие итерации) и включает колонки для бэклога продукта и спринта.
• Kanban-доска представляет весь рабочий процесс и не привязана к спринтам.

2. Планирование и оценка

• Scrum предполагает предварительное планирование и оценку объема работ на спринт.
• Kanban не требует жесткого планирования и оценок, фокусируясь на визуализации потока работ.

3. Управление изменениями

• Kanban принимает изменения как неотъемлемую часть проекта, позволяя вносить их в любой момент.
• В Scrum изменения в план спринта не рекомендуются после его начала.

4. Распределение ролей

• В Scrum ключевые роли — владелец продукта и Scrum-мастер.
• В Kanban нет строго определенных ролей, управление может осуществляться любым членом команды.

Почему компании используют Kanban?

• Повышение прозрачности. Kanban-доска позволяет всем членам команды видеть текущий прогресс проекта, выявлять проблемные области и оперативно устранять возникающие препятствия. Визуализация рабочего процесса обеспечивает полную прозрачность и понимание статуса задач.
• Повышение производительности. Благодаря выявлению и устранению узких мест, команда может сфокусироваться на продуктивной работе. В Kanban производительность измеряется временем цикла (временем выполнения задачи) и пропускной способностью (количеством задач, выполняемых за определенный период). Ускорение движения задач по рабочему процессу напрямую влияет на повышение производительности команды.
• Адаптивность к изменениям. Kanban, как часть Agile-методологии, позволяет быстро реагировать на меняющиеся требования клиентов и организационные изменения. Гибкость Kanban-доски дает возможность легко перестраивать приоритеты, корректировать сроки и перераспределять ресурсы в соответствии с новыми условиями.
• Оптимизация рабочей нагрузки. Ограничение количества одновременно выполняемых задач (WIP) – одна из ключевых практик Kanban. Благодаря «системе вытягивания», новые задачи берутся в работу только при наличии свободных ресурсов. Это позволяет избежать перегрузки команды и обеспечивает оптимальный баланс между объемом работы и производительностью.

Применение Kanban в разработке ПО

Внедрение методики Kanban в 2004 году ознаменовало собой новую эру в сфере разработки программного обеспечения, став широко распространенным подходом к оптимизации производственных циклов. В этом случае Kanban фокусируется на повышении эффективности рабочих процессов и улучшении качества конечного продукта.

По своей сути Kanban – производственный процесс Just In Time (JIT), направленный на оптимизацию потока ресурсов и компонентов, используемых при создании продукта. В разработке ПО Kanban способствует эффективному управлению потоком работ, находящихся в процессе выполнения (WIP), в соответствии с ресурсами и возможностями команды разработки.

В Kanban для разработки ПО используются упрощенные этапы жизненного цикла разработки программного обеспечения (SDLC) для представления различных этапов производственного процесса. Цель состоит в том, чтобы контролировать и управлять потоком функциональностей (представленных карточками Kanban) таким образом, чтобы количество функциональностей, входящих в процесс, соответствовало числу завершенных.

За относительно короткое время Kanban значительно расширил свое присутствие в разработке ПО, и продолжает активно развиваться в этом направлении.

Согласно отчету State of Kanban Report, разработка ПО по-прежнему является основной областью бизнеса, в которой применяется Kanban, – среди четверти всех респондентов.

Заключение

Kanban является мощным инструментом в арсенале современного управления проектами и процессами – не только предоставляя четкую визуализацию рабочих задач и процессов, но и способствуя созданию непрерывного улучшения, адаптивности и гибкости. Внедрение Kanban в повседневную практику может помочь команде работать более синхронизировано, быстро идентифицировать и устранять слабые места в процессах, а также существенно повысить качество и скорость доставки продукта конечному пользователю.

Kanban выходит далеко за рамки простого инструмента управления задачами – он помогает командам и организациям эволюционировать вместе с меняющимися требованиями и оставаться конкурентоспособными на динамичном рынке.