В одном из недавних релизов ESM-платформы SimpleOne вышла новинка, которая позволит повысить прозрачность и управляемость рабочих процессов: в платформу было добавлено представление рабочих задач в виде канбан-доски. Новое решение поможет не просто визуализировать, но также структурировать и ускорить рабочие процессы команд. На доске реализованы ключевые понятия подхода Kanban: WIP-лимиты, парные статусы и классы обслуживания, при правильном использовании позволяющие обеспечить более слаженную и эффективную работу команды, минимизацию ошибок и качественный конечный продукт или услугу.
Давайте разберёмся, что такое канбан, и почему канбан-доска — это совсем не то же самое, что обычная доска задач.
В чём суть канбан
Канбан — это метод бережливого производства, подразумевающий визуализированное управление процессами выполнения задач «точно в срок», концентрацию на не завершенном производстве и устранении узких мест в рабочих процессах.
Канбан-доска — это основной инструмент, позволяющий реализовать подход канбан. Доска поделена на столбцы, соответствующие этапы жизненного цикла задач, например «Запланирована», «В процессе», «Сделано» и т.д. Карточки, обозначающие конкретные задачи, по мере готовности перемещаются по доске от столбца к столбцу строго слева направо. Столбцы могут быть объединены, обозначая начало и конец определенной процедуры рабочего процесса. Перемещение карточки может быть заблокировано, если на текущем этапе требуются дополнительные действия, либо, если в следующем столбце нет свободного столбца для карточки из-за установленного лимита для работ на данном этапе.
Канбан-доска vs доска задач
В отличие от уже имеющейся на платформе доски задач и других похожих решений на рынке, канбан-доска SimpleOne имеет ряд отличительных особенностей, помогающих придерживаться сроков при решении задач по методу канбан.
Вытягивающее производство вместо выталкивающего
Канбан-доска работает по принципу вытягивающего производства: человек закончил работать над задачей — отдаёт её дальше — в разделе «в работе» появляется свободный слот, возникает сигнал вытягивания — в работу автоматически поступает следующая задача.
На канбан-доску смотрят справа налево — это вытягивающее производство. На доску задач же, как правило, смотрят слева направо — это выталкивающее производство.
Стандартное для досок задач выталкивающее производство приводит к тому, что задачи рано или поздно скапливаются на одном или нескольких этапах обработки. У задач просто нет особого стимула двигаться дальше, помимо ежемесячных норм KPI, о которых, как правило, все вспоминают только к концу месяца.
При вытягивающем же производстве все задачи как бы догоняют друг друга: одна задача перешла из одного статуса в другой, на её место тут же встала другая задача. Ни раньше, ни позже, а тогда, когда для неё появляется слот на доске, а значит время специалиста.
«Cуществует иллюзия, что, чем больше задач находится одновременно в работе, тем больше задач будет выполнено. Но на практике получается иначе, возможно, некоторые из них не будут выполнены никогда. Возьмём для примера 20 задач. Если решать их с применением подхода канбан, мы увидим два результата. Во-первых, все задачи будут решены быстрее, чем при выталкивающем производстве. Во-вторых, первые из этих 20-ти задач достигнут решения радикально раньше, чем первые завершённые задачи при выталкивающем подходе»,
— Илья Радченко, директор по платформенным продуктам SimpleOne.
Ограничение количества задач
Снизить срок выполнения задач помогает встроенная в доску механика WIP-лимитов.
WIP (work in progress)-лимиты — это ограничения на количество задач, которые могут одновременно находиться в одном столбце-статусе. Эти барьеры мешают образоваться скоплению задач на любом этапе их реализации: «В работе», «На согласовании» и т.д. Исполнителю не надо переключать внимание и путаться между большим количеством задач, а руководителю ясно, что конкретно исполнитель делает прямо сейчас. WIP-лимиты обеспечивают ускорение потока производства и доставки ценности за счёт исполнения закона Литтла и теории ограничений. Закон Литтла можно свести к простому тезису: чем меньше задач мы делаем, тем быстрее мы их делаем.
Типизация задач
Разные задачи имеют не только различный уровень сложности, но и приоритетность. Канбан типизирует задачи, что делает производство более предсказуемым. Чтобы типизировать задачи по срочности и ускоренно проводить неотложные задачи, в канбан-доске SimpleOne реализованы «плавательные дорожки» (swimlanes). Дорожки визуально разделяют задачи по любым правилам, которые задаст администратор. Например, задачи в разных дорожках можно обрабатывать с разными скоростью и приоритетом.
Чаще всего плавательные дорожки отождествляются с т.н. классами обслуживания в канбан подходе. Это значит, что на доске может быть дорожка со своими WIP-лимитами, по которой карточка с задачей «поплывет» гораздо быстрее остальных, если ее класс обслуживания выше.
«За счёт WIP-лимитов и «плавательных дорожек» внимание сотрудников не размывается на множество задач одновременно. В фокусе всегда остаётся задача, которая находится в самом правом столбце доски на самой приоритетной дорожке»,
— Илья Радченко, директор по платформенным продуктам SimpleOne.
Автоматическое движение карточек
В стандартных досках задач карточки создаются и передвигаются вручную исполнителями прямо по доске.
В канбан-доске SimpleOne реализован иной подход. Доска представляет собой автоматическое визуальное представление данных, с которыми работают исполнители на платформе SimpleOne. Структура данных в платформа SimpleOne состоит из таблиц, в которых пользователи создают записи и вносят данные, необходимые им для работы. Записи в таблицах — фактически и есть карточки, которые при соответствующих настройках автоматически появляются и перемещаются на канбан-доске в соответствии с настроенной логикой реагирования на изменения в записях.
Автоматическое перемещение исключает перевод карточки в следующий статус, если не все её условия или связанные задачи были выполнены. Помимо этого, доска отражает информацию о заблокированных для перемещения дальше карточках, если они содержат дополнительные условия или ограничения.
Обычные доски задач не имеют подобных механизмов. Перемещение карточек осуществляется пользователями по доске в любую сторону, в том числе и с перескакиванием через стоблцы, что является нарушением принципов канбана и может стать причиной недостаточного качества проделанной работы.
Канбан-доска на платформе SimpleOne
Множество настроек канбан-доски позволяют настраивать её внешний вид согласно потребностям команды, создавать необходимое количество столбцов и объединять их в области, если несколько статусов соответствуют единому этапу жизненного цикла задачи. Содержание карточек так же гибко настраивается, как и условия их фильтрации и сортировки.
«Канбан-доска — это необходимый инструмент для понимания и контроля происходящего. Удобно, что весь пул задач можно рассортировать как по «плавательным дорожкам», так и по столбцам в зависимости от того, как нам нужно. И так может сделать любая команда без каких-либо навыков программирования через обычный конструктор условий»,
— Вячеслав Медведев, руководитель направления бизнес-решений SimpleOne.
Кому полезен канбан и как на него перейти
Канбан-доска SimpleOne подходит для любой компании, в которой есть команды, работающие онлайн. Доска поможет сделать рабочий процесс более прозрачным для всех членов команды, и равномерно распределять нагрузку между исполнителями.
«Считается, что канбаном пользуются только разработчики. Но, например, один из наших крупнейших клиентов из горнодобывающего сектора использует канбан-доску SimpleOne в управлении закупками»,
— Андрей Вишняков, директор по бизнес продуктам SimpleOne, ITIL ® SL, MP, Expert.
Канбан — это не столько способ визуализации потока рабочих задач, сколько подход к процессу производства или оказания услуг. Чтобы получить максимальный эффект от канбан-доски, вместе с ней нужно принять соответствующий подход к работе.
«Это не только инструмент для представления задач в виде карточек на доске, но и репрезентация подхода, его проекция в систему. Переход на канбан должен быть в том числе административным. Чтобы осуществить этот переход, нужна определенная управленческая воля»,
— Илья Радченко, директор по платформенным продуктам SimpleOne.
Разработчики SimpleOne уже давно организовали свою работу по системе канбан и делятся советами:
«Чтобы перейти на рельсы канбан, сначала необходимо погрузиться в его методологию. Начать можно с книги Дэвида Андерсона «Канбан. Альтернативный путь в Agile». Далее важно непрерывно оценивать ход процесса, реагировать на изменения состава команд, инструментов, задач и подходов к ним. В зависимости от этого менять Wip-Лимиты»,
— Андрей Вишняков, директор по бизнес продуктам SimpleOne, ITIL ® SL, MP, Expert.
Канбан-доска SimpleOne способствует организации работы по принципу вытягивающего производства. WIP-лимиты и «плавательные дорожки» помогают гарантировать предсказуемую скорость доставки задач, которые различаются по характеру, сложности и трудоёмкости требуемых работ. Использование такой доски приближает процессы компании к максимальному соответствию методологии канбан и принципам бережливого производства.
Команда SimpleOne рада завершению разработки первой версии канбан-доски. Смотрите подробную видео-демонстрацию функциональности канбан-доски SimpleOne на нашем YouTube-канале.
