Хватит ли CMDB для учёта ИТ-активов или нужна отдельная система?

CMDB хватит, чтобы знать, из чего состоит ИТ-инфраструктура и что затронет сбой. Но она не ответит, кто материально отвечает за ноутбук, что лежит на складе, сколько актив стоил за весь срок и когда его менять. Это задачи управления ИТ-активами (ITAM). Если ответы на них ищут в Excel и переписке, отдельный учёт активов уже нужен.

Чем CMDB отличается от учёта активов

База конфигураций (CMDB) хранит конфигурационные единицы и связи между ними: сервер, сервис на нём, пользователей сервиса. Она нужна, чтобы разбирать инциденты и оценивать риск изменений.

Управление ИТ-активами смотрит на ту же технику как на имущество. Его интересует жизненный цикл от потребности и закупки до списания, материально ответственное лицо (МОЛ), склад, договор и гарантия, затраты. Порядок этих процедур описывает стандарт ISO/IEC 19770-1, на него опирается и SimpleOne ITAM.

Пять вопросов, на которых CMDB и Excel перестают справляться

1. Кто отвечает за этот ноутбук и подпишет акт, если он пропал?
2. Сколько техники лежит на складе и можно ли выдать её вместо новой закупки?
3. Сколько актив стоил за весь срок: закупка, ремонт, модернизация?
4. Когда кончится гарантия и срок полезного использования?
5. Сходится ли инвентаризация с учётом и где расхождения?

Цена ответа «не знаем» — лишние и срочные закупки и техника, пропажу которой находят только на редкой проверке. Откуда берутся эти потери — в ответе о росте ИТ-бюджета.

Почему отдельная система не должна быть вторым учётом

Учёт активов, не связанный с CMDB, даёт две базы с разными данными. При выборе проверьте, что актив и конфигурационная единица связаны и одна создаётся из другой, а работа по технике идёт задачами из тех же обращений и изменений, что и в ITSM.

Как это сделано в SimpleOne ITAM

SimpleOne ITAM — система управления ИТ-активами российского вендора SimpleOne, она работает на одной платформе с SimpleOne ITSM. Этап, статус, МОЛ и склад актива меняются только задачами: регистрация, выдача, ремонт, модернизация, инвентаризация, смена МОЛ и склада, списание, утилизация. В карточке актива — центр финансовой ответственности (ЦФО), общие затраты (система считает их сама), дата истечения срока полезного использования и гарантия (документация). При регистрации актива можно сразу создать конфигурационную единицу в CMDB, а из существующих единиц — создать активы (документация). Обращения и изменения в ITSM связаны с задачами ITAM (документация).

В «Группе Лента» до проекта была CMDB, но полноценного процесса управления ИТ-активами не было. По данным истории внедрения, ITAM связан с CMDB и ITSM на одной платформе и охватывает 1500 площадок и более 200 тысяч активов (история внедрения). «Портовый Альянс» перешёл на SimpleOne ITAM с Excel и локальных систем: в учёте 12 складов, 6 портов и около 10 тысяч аппаратных активов (история внедрения).

Какие процессы входят в систему — на странице SimpleOne ITAM.