Как объяснить финансовому директору, почему растёт ИТ-бюджет?

Рост ИТ-бюджета удаётся объяснить, когда расходы привязаны к конкретным активам и подразделениям. Сколько стоил каждый ноутбук, сервер или договор поддержки за весь срок, кто им пользуется, почему его купили и когда его менять. Без такого учёта рост выглядит как «ИТ просит ещё». К тому же часть денег действительно уходит на лишние и срочные закупки.

Из чего обычно складывается рост

• Оправданный рост: новые сотрудники и проекты, замена техники, у которой вышел срок полезного использования, продление лицензий и договоров поддержки.
• Потери: срочные закупки, когда на складе пусто; закупка того, что уже лежит на складе неучтённым; техника, пропажу которой находят только на редкой проверке (статья владельца продукта SimpleOne ITAM).

Финансовому директору важно увидеть, что первая часть растёт по понятным причинам, а вторая сокращается.

Что показать финансам

1. Затраты по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Какое подразделение сколько потребляет и почему.
2. Стоимость каждого актива за весь срок. Закупка, ремонт, модернизация и обслуживание, а не только цена покупки.
3. План замены. Сколько техники выходит за срок полезного использования в следующем году и во что это обойдётся.
4. Откуда цифра в заявке на бюджет. Потребности подразделений с учётом того, что уже есть на складе.
5. Что вернули в работу. Сколько техники выдали со склада вместо новой закупки.

Где взять данные для отчёта финансам

Если затраты лежат в бухгалтерии, техника — в Excel, а договоры — в почте, каждый отчёт собирают вручную, и к следующему вопросу он устаревает. Данные должны жить там, где ведут сами активы: в карточке актива — подразделение, затраты, гарантия и срок полезного использования. Хватит ли для такого учёта базы конфигураций (CMDB) — в ответе о CMDB и учёте ИТ-активов.

Как это сделано в SimpleOne ITAM

В SimpleOne ITAM — системе управления ИТ-активами российского вендора SimpleOne — у каждого актива указан ЦФО. Общие затраты по активу система считает сама из фактических строк затрат, а дату окончания срока полезного использования — из даты приёмки (документация). В «Портовом Альянсе» потребности подразделений собирают в SimpleOne ITAM с учётом остатков на складе, и они «ложатся в основу бюджетирования и плановых закупок», а движение основных средств синхронизируется с SAP и 1С (история внедрения). Подробнее — на странице SimpleOne ITAM.