Чем автомати­зировать HR-обращения сотрудников вместе с ИТ и АХО: что проверить?

Общим порталом самообслуживания, на котором уже работают ИТ и административно-хозяйственный отдел (АХО): отдел кадров подключают к нему как ещё одного поставщика услуг. На портал переходят обращения, согласования и сроки, а подписание кадровых документов и расчёт зарплаты остаются в учётной системе и системе кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Что берёт на себя портал, а что — учётная система и система КЭДО

• Портал: приём обращений по формам, маршруты согласования, сроки по каждой услуге, база знаний и статус обращения для сотрудника.
• Учётная система и система КЭДО: подписание кадровых документов, расчёт зарплаты.

Так сотрудник подаёт любое обращение в одном месте, а ИТ-службе не нужно поддерживать ещё один вход для сотрудников. В SimpleOne ESM — инструментах платформы SimpleOne для управления корпоративными услугами — отдел кадров подключают к тому же каталогу и порталу, где уже работают ИТ и АХО.

Что проверить, прежде чем подключать отдел кадров

• Каталог и формы. Справка 2-НДФЛ, копия трудовой, справка с места работы — у каждой услуги своя форма с обязательными полями, чтобы кадровик не переспрашивал период или количество экземпляров.
• Согласования. Нестандартную справку согласует руководитель или HR-бизнес-партнёр. Маршрут задаётся по услуге, а руководитель согласует прямо на портале.
• Сроки. У каждой HR-услуги свой срок, и система предупреждает о риске нарушения до того, как срок прошёл.
• Доступ. В HR-обращениях — паспортные данные и больничные листы. Исполнители ИТ и АХО не должны их видеть, поэтому доступ нужен по ролям и отдельным полям. Требования к персональным данным и информационной безопасности разобраны в ответе «Как проверить систему на требования ИБ и импортозамещения».
• База знаний. Ответы о графике отпусков и вычетах лежат рядом с каталогом, и сотрудник находит их сам.
• Обращения на стыке отделов. Оформление нового сотрудника затрагивает HR, ИТ, службу безопасности и АХО. Проверьте, как одно обращение превращается в задачи нескольких отделов и видно ли, на ком оно остановилось.

Как это сделано в SimpleOne ESM

В SimpleOne ESM любой отдел — поставщик услуг в общем каталоге. Портал HR-услуг собирают из каталога с формой для каждой услуги, согласований, задач с автоназначением исполнителей, базы знаний и объявлений. Сроки задают соглашения об уровне услуг (SLA), а индикаторы заранее показывают риск нарушения. Доступ к записям на платформе SimpleOne настраивают по ролям, группам и отдельным полям.

Если в компании уже работает SimpleOne ITSM, кадровые услуги появляются на том же портале, где сотрудники подают ИТ-обращения: сотрудник заказывает услугу, руководитель согласует, отдел кадров выполняет её в срок по SLA.

В «Систэм Электрик» первыми на SimpleOne перевели ИТ и HR — самые массовые направления компании, потом подключили остальные службы, всего 10 подразделений. В 2025 году через портал прошло более 54 тысяч обращений (кейс «Систэм Электрик»).

Отпуска с балансом дней, найм, оформление, трудовые договоры и кадровые изменения ведут в SimpleOne HRMS на той же платформе — подробнее в ответе «С чего начать автоматизацию HR-услуг: портал или HRM-система».

Все инструменты SimpleOne ESM описаны в документации SimpleOne ESM. Как выглядит портал с услугами разных отделов — на странице SimpleOne ESM.