Воронка подбора персонала

Зачем нужна воронка подбора персонала

Разбиение воронки подбора на несколько этапов — отличный способ понять, где вы тратите большую часть своего времени на отбор персонала, а где вам нужно вложить больше ресурсов. Распространенная ошибка — прикладывать много усилий в нижней части воронки (отбор кандидатов, собеседование и найм), но недостаточно в верхней части воронки.

Понимание вашей воронки подбора персонала в целом поможет вам стратегически мыслить о привлечении талантов.
 

Виды воронок подбора персонала

В зависимости от способа построения воронки подбора персонала они делятся на прямые и обратные. Каждый тип решает свои задачи. Первые помогают анализировать и улучшать поиск сотрудников, вторые позволяют прогнозировать сроки закрытия вакансии.

Как составить воронку найма

Воронка подбора — это, по сути, план вашего процесса рекрутинга. Рекрутерам необходимо визуализировать или изучить путь кандидата, чтобы отобразить все точки соприкосновения и разработать воронку. Вы также можете выбрать между популярными подходами к модели воронки или создать свой собственный. Но главное провести следующее:

• Анализ потребностей компании. Определите текущие и будущие потребности компании в персонале. Также определите ключевые компетенции и навыки востребованных сотрудников.
• Выделение ключевых этапов. Составьте список этапов, которые должен пройти потенциальный работник от подачи заявки до найма. Определите, какие из этих этапов имеют решающее значение для данной должности.
• Установка критериев отбора. Определите четкие критерии, по которым вы будете оценивать кандидатов на каждом этапе воронки подбора.
• Налаженная коммуникация с командой по подбору персонала. Предоставьте команде по подбору четкие указания относительно ожидаемых действий на каждом этапе. В то же время проведите обучение рекрутеров по использованию воронки и оценке кандидатов.
• Тестовая воронка. Начните с меньшего количества вакансий или пилотного проекта. Отслеживайте эффективность и собирайте отзывы от команды по подбору персонала. Вносите коррективы в воронку, чтобы адаптировать ее к меняющимся потребностям.
• Регулярная оценка. Систематически просматривайте данные из процесса подбора персонала и оценивайте эффективность воронки.

Этапы воронки подбора

У каждой компании этапы могут быть разными. Однако обычно они состоят из следующих элементов:

1. Привлечение кандидатов
2. Отбор резюме
3. Проведение собеседований
4. Оценка кандидатов
5. Наем сотрудника
    

Стоит рассмотреть этапы подробнее.

Привлечение кандидатов

Первым этапом в воронке подбора персонала является процесс поиска и привлечения кандидатов, который начинается с хорошо написанного объявления о вакансии. Этот этап имеет решающее значение, поскольку от него зависят количество и качество заявок.
 

Отбор резюме

На этом этапе рекрутерам поручено не только просмотреть заявки, но и, прежде всего, начать взаимодействие с потенциальными сотрудниками. Этот этап играет решающую роль в поддержании интереса кандидатов и предоставлении им необходимой информации для участия в дальнейших этапах воронки подбора персонала.
 

Что важно на этом этапе:

• Предоставление быстрых ответов на вопросы кандидатов, чтобы они чувствовали себя оцененными и замеченными.
• Планирование и проведение предварительных собеседований для лучшего знакомства с будущими сотрудниками.
   

Проведение собеседований

Этот этап в воронке подбора является наиболее очевидным из всех. Здесь кандидат проходит несколько уровней собеседования в зависимости от структуры компании (например, тест на профпригодность > групповое обсуждение > техническое собеседование), чтобы оценить, насколько подходит для должности. Этап собеседования помогает узнать личные качества человека, технические и социальные навыки.
 

Оценка кандидатов

Этап оценки является решающим моментом в процессе подбора персонала, в ходе которого рекрутер тщательно анализирует, соответствует ли кандидат всем необходимым требованиям, предъявляемым компанией. Эта проверка основана на различных методах анализа, таких как глубинные интервью, тестовые задания или личностные тесты.
 

На этом этапе следует подчеркнуть несколько аспектов при оценке кандидатов:

• Проведение интервью для выявления гибких навыков, мотивации к работе и соответствия ценностям компании.
• Предоставление возможности прямого контакта с потенциальным руководителем или командой, что позволяет более детально оценить способности.
• Использование специализированных психометрических тестов, тестов навыков или оценок отраслевых знаний для объективной оценки.
   

Наем сотрудника

Заключительным этапом в воронке подбора персонала является наем сотрудника. Когда будущий сотрудник принимает предложение о работе, рекрутер должен тщательно обеспечить выполнение формальностей, чтобы обеспечить плавный и эффективный процесс найма.
 

Что важно на этом этапе:

• Официальное подтверждение принятия кандидатом условий трудоустройства.
• Назначение даты и времени начала работы нового сотрудника.
• Знакомство сотрудника с кругом обязанностей, правилами работы компании, знакомство с коллективом и рабочей средой.
• Проверка документов, подписание договоров и других необходимых административных документов.

Конверсия воронки подбора: как рассчитать?

Коэффициент конверсии рекрутинга означает долю успешных кандидатов, принятых на работу, среди всех вакансий, открытых в течение определенного периода. Этот KPI для отдела кадров — идеальный способ определить, справляется ли отдел со своими обязанностями. Если рекрутеры не могут заполнить большинство вакансий квалифицированными кандидатами, выбранные стратегии подбора персонала терпят неудачу, и компания, по сути, несет убытки.

Чтобы рассчитать коэффициент конверсии при найме, разделите количество вновь принятых сотрудников на общее количество открытых вакансий и умножьте результат на 100%.
 

Например, если открытых вакансий было 10, а количество новых нанятых сотрудников равно 2, то коэффициент конверсии воронки подбора будет равен 20%.

Рассчитывать необходимо ежемесячно или ежеквартально. Здоровый показатель: выше 75%.

Оценка эффективности воронки подбора кандидатов

Вот несколько полезных метрик подбора персонала, которые должен отслеживать каждый специалист по кадрам и рекрутер, чтобы улучшить воронку подбора:

• Источник найма. Знание того, откуда приходят кандидаты, имеет первостепенное значение для постоянного совершенствования стратегии найма.
• Время найма. Лучшие кандидаты не будут ждать вечно, поэтому вам нужно убедиться, что процесс найма развивается в адекватные сроки.
• Стоимость найма. Стоимость найма является центральным вопросом, когда дело доходит до расчета и управления бюджетом на найм. 
   

Формула расчета стоимости найма выглядит следующим образом:

Внутренние расходы на рекрутинг включают зарплату рекрутеров, фиксированные расходы, связанные с инфраструктурой и т.д. В то время как внешние расходы на рекрутинг включают расходы на рекламу, инвестиции в технологии, участие в ярмарках вакансий, расходы на поездки и/или переезд, бонусы за подписание и др.

Существует множество способов оценки того, как кандидаты относятся к вашему методу подбору персонала. Например, вы можете провести опрос или попросить дать обратную связь в конце процесса подачи заявки и на каждом этапе воронки подбора персонала. Независимо от того, как вы решите это сделать, важно смотреть на рейтинг и отзывы, предоставленные кандидатами, и работать над улучшением аспектов, которые получили негативную реакцию.
 

Оптимизация воронки подбора персонала

Умение использовать KPI — это одно, а вот знание того, что делать с этой информацией — это совсем другое. На основе предоставленной информации необходимо находить способы оптимизировать воронку рекрутинга.
 

Вот несколько самых простых и эффективных способов сделать это.

• Четко определите этапы воронки рекрутинга специфичной для вашего бизнеса.
• Тщательно продумайте, что включает в себя каждый этап, почему он важен и каков ожидаемый результат каждого этапа.
• Заручитесь поддержкой всех заинтересованных сторон. Если у вас хорошо спроектированная воронка, но часть ее не работает из-за некоторых отдельных членов команды, она потерпит неудачу.
• Определите области, где автоматизация полезна. Автоматизация может стать большим бонусом. От чтения и оценки резюме до отправки оценок автоматизация может оптимизировать процесс и предоставить кандидатам лучшее понимание и опыт вашей организации.
• Стандартизируйте процессы с помощью рабочих процедур. Ваш процесс подбора персонала является неотъемлемой частью стратегии роста и развития вашей организации. Это означает, что каждый этап в воронке должен иметь четко определенные процедуры.
• Определите области для минимизации. Ищите области, которые можно сократить/убавить (например, меньше интервью и задач). Подумайте о сборе резюме, ответах на вопросы, которые уже были заданы, проверках биографических данных или отборе. Упрощение и минимизация количества времени и усилий на одного кандидата сэкономят вам деньги.

Автоматизация воронки подбора персонала

Выбор подходящих людей для заполнения должности в компании, которая соответствует всем ожиданиям, является непростой и изнурительной задачей, которая может закончиться выбором наименее подходящего человека.

Эта задача может потребовать много времени, которое можно потратить на более важные действия. И автоматизация процесса с помощью профессионального софта (систем HRMS) может значительно сократить это время.
 

Рекрутеры привносят наибольшую ценность, когда они применяют свой уникальный опыт. Например, решая, стоит ли давать шанс одному кандидату, несмотря на других более подходящих требованиям людей. Этот кандидат может не отвечать всем требованиям сейчас, но при должном подходе может быть успешнее всех. И опытный рекрутер это увидит.

Рекрутеры привносят наименьшую ценность в механике процесса подбора персонала. Например, просеивая сотни неподходящих соискателей, планируя собеседования и переформатируя объявления о вакансиях для десятка различных досок объявлений. Вот здесь автоматизация подбора персонала имеет смысл.
 

Давайте рассмотрим различные точки соприкосновения при подборе персонала, которые хорошо поддаются автоматизации.

Поиск резюме. Поиск резюме может быть долгим и демотивирующим, поскольку рекрутеры просматривают бесконечное количество страниц резюме на внешних досках объявлений о работе. И делают бесчисленные звонки только для того, чтобы обнаружить, что резюме устарели, кандидаты давно трудоустроены или находятся в обработке у других рекрутеров.

Чем надежнее ваша база данных резюме, тем меньше времени вы тратите на найм и тем меньше расходы. HRMS могут анализировать ваши требования к работе по вашей базе данных, чтобы автоматически предлагать подходящие резюме.

Предварительный скрининг (пре-скрининг). Есть скриниг (что означает предварительный отбор), а есть предварительный скрининг. Пре-скрининг означает, что вы включаете заранее определенные «вопросы-убийцы» в самом начале подачи заявления от соискателей. Это вопросы, которые приводят к автоматическому отклонению, если кандидаты дают неправильный ответ.
 

Например, «являетесь ли вы гражданином Российской Федерации?». Или «есть ли у вас водительские права?»
 

Автоматизация пре-скрининга означает, что рекрутеры не тратят время на просмотр резюме, которые определенно не подходят, а соискатели не тратят свое время на ненужный процесс подбора.

Автоматизированный шорт-лист и отклонение. Технология подбора персонала может вывести автоматизацию на новый уровень, отбирая или отклоняя кандидатов в зависимости от их оценок в анкете предварительного отбора.
 

Например, 65% кандидатов набирают от 20 до 40 баллов в анкете предварительного отбора. Но 20% набирают меньше 20 баллов, а 15% — больше 40 баллов.
 

Вместо того, чтобы рекрутерам вручную приходилось выявлять те 20%, которых нужно исключить сразу, или те 15%, которым нужно как можно быстрее провести собеседование, вы можете автоматизировать этот процесс. Таким образом, лучшие кандидаты получают собеседование быстро, и вы не рискуете потерять их.

Автоматизированные переводы для международного подбора персонала. Если вы набираете сотрудников на международном уровне, вы, вероятно, тратите часы на локализацию своего процесса на другие языки.

И если у вас нет носителей языка для рекрутеров в каждой географии, либо рекрутеры, либо кандидаты вынуждены проводить собеседования на языке, который им неудобен. Это создает пространство для неправильных суждений, которые влияют на опыт будущих работников и качество найма.

Если это про вас, ищите технологию подбора персонала, которая автоматизирует локализацию, чтобы соискатели взаимодействовали с вами (каждый экран; каждое электронное письмо; каждая кнопка) на их языке, без необходимости нанимать переводчиков или вручную переводить. А если вы проводите видеоинтервью, ищите программное обеспечение, которое автоматически переводит ответы кандидатов с помощью транскрипции с поддержкой ИИ.

Автоматизация гарантирует, что международный рекрутинг отражает тот же опыт кандидатов и обеспечивает то же качество найма, что и местный рекрутинг, без задержек.

Коммуникация с кандидатами. Если вы проводите рекрутинг в больших масштабах, ваши рекрутеры, вероятно, отправляют одни и те же сообщения тысячи раз. Например, приглашения на собеседование или запросы на рекомендации.

Автоматизация этих моментов может сэкономить часы команды по подбору персонала каждую неделю. Создавайте сообщения один раз (или настраивайте их на основе готовых шаблонов, в зависимости от технологии рекрутинга), а затем они автоматически отправляются в нужное время нужным людям. Обычно с тегами персонализации, поэтому они ощущаются как личное общение.

Это намного быстрее и гораздо более последовательно. Ничего не забывается, никаких задержек и никаких случайных недопониманий.

Вы никогда не исключите людей из кадровой отрасли. Но автоматизация элементов процесса подбора персонала имеет смысл, привнося последовательность, эффективность и скорость в ручные, неэффективные процессы. Так что ваши рекрутеры могут приносить больше пользы, делая то, что у них получается лучше всего.

Заключение

Приоритетом каждого специалиста по подбору является найм лучших талантов, которые соответствуют должности и культуре компании. Эти процессы занимают все больше времени, поскольку количество потенциальных соискателей постоянно растет, а также становится все сложнее отслеживать кандидата и составлять для него/нее правильный путь на протяжении всего процесса найма.

Навигация по ландшафту рекрутинга часто может ощущаться как начало сложного путешествия, где каждый шаг представляет свои собственные уникальные проблемы и возможности. Рекрутерам важно понимать тонкости этого процесса, особенно на сегодняшнем конкурентном рынке, где привлечение лучших талантов имеет решающее значение.

Вот где в игру вступает воронка подбора персонала. От привлечения и вовлечения кандидатов до выбора и удержания наиболее подходящих для вашей организации, воронка подбора поможет вам создать высокопроизводительную команду.