Во время работы над многочисленными проектами у бизнеса часто возникает ряд проблем. Начиная от плохой управляемости, потери ресурсов, срыве дедлайнов, высокой загруженности и непониманию, почему получается тот или иной результат. Потеря управляемости и отсутствие чётких знаний, что и как работает в организации – путь к провалу бизнеса.
STATIK – системный подход к применению Kanban. С его помощью можно более детально изучить процессы, которые происходят внутри организации. Кроме того, любая Kanban-система проектируется через STATIK. Что это такое и как это работает – сейчас расскажем.
Что такое STATIK — расшифровка аббревиатуры
STATIK расшифровывается с английского как Systems Thinking Approach to Introducing Kanban. Если переводить на русский язык, то это означает применение системного мышления во время анализа и проектирования Kanban-систем. Каждая система имеет ряд элементов, различных действий, этапов и шагов, которые так или иначе связаны между собой и, в итоге, представляют некое целое. Именно системное мышление позволяет понять поведение системы как единого целого, в отличие от анализа, когда исследуются отдельные элементы. Это является ключевым смыслом STATIK.
Интерфейс Kanban-доски в SimpleOne SDLC
Системное мышление позволяет определить конкретные шаги по интеграции Kanban в компанию. Шаги часто условны, носят рекомендательный характер и зависят от конкретной задачи, которую надо решить внутри организации. Кроме того, по ним не всегда стоит идти последовательно. Однако, полученная информация на одном из этапов может стать прекрасной основой для освоения следующего шага.
Что это за шаги? Расскажем ниже.
В каких случаях будет полезен STATIK
Несмотря на то, что STATIK является популярным и даже трендовым методом системного мышления, его не всегда имеет смысл применять в компании. В отдельных случаях, он вовсе не нужен. Чаще всего STATIK будет полезен для:
- Улучшения процессов, когда требуется использование Kanban-метода. Например, при ориентации на заказчика, проведения визуализации, управление потоковым состоянием;
- Улучшения процессов интеллектуальной деятельности – когда создаётся ПО или программные решения.
Именно STATIK позволяет увидеть рабочую систему целостной и единой. По этой причине его часто применяют, чтобы организовать процесс управления новой командой, отделом или продуктов. Используют, чтобы наладить уже работающий процесс, сделав его более прозрачным, эффективным и скоростным. Также системное мышление помогает решать текущие «боли» — перегруженность команды, активная смена приоритетов, усталость отделов, медленная работа и в аналогичных ситуациях.
В итоге, STATIK позволяет изучить и промоделировать рабочую среду, чтобы запустить улучшения нужных процессов. Теперь перейдём к конкретным шагам.
Шаг 1. Что делает услугу соответствующей целям клиента?
В системной проработке выделяют 8 шагов. Первый из них – это понимание критериев удовлетворенности клиентов. Проще говоря, по каким показателям мы можем судить, что клиент остался или будет доволен. Обычно такими показателями становятся сроки выполнения работы, качество, надежность – всё это должно быть оцифровано и иметь конкретные значения. У каждого бизнеса свои критерии. Когда у вас будут чёткие метрики, соответствует ли выполненная работа целям клиента, то компания будет понимать, двигается ли она в правильном направлении, чтобы решать задачи своих заказчиков. Без таких критериев сложно делать выводы, той ли дорогой идёт организация.
Шаг 2. Понимание источников неудовлетворенности существующей системой
Здесь важно начать собирать обратную связь. Причем, делать это со всех сторон – как от реальных потребителей продукта, так и от внутренних. Как правило, реальные потребители являются вашими клиентами, а внутренние – это люди, которые создавали продукт или предоставляли услугу клиентам.
Многие компании пренебрегают обратной связью. Отдают работу и исчезают, не пытаясь понять, понравился ли результат заказчикам. Если же говорить о внутренних потребителях, то тут большинство организаций и вовсе не устраивают никакие опросы и даже не пытаются брать обратную связь. Как итог – неудовлетворенность нарастает как внутри, так и снаружи. Такой бизнес долго существовать не может.
Самым интересным становится то, что решение одной проблемы часто решает и другую. Например, работники жалуются на перегруженность и усталость от большого количества проектов. Результат – заказчик получает некачественный продукт. Решение – дать больше времени на решение задач для сотрудников. Проблема решена: сотрудники довольны, не жалуются на перегрузку, а заказчики получают более качественный результат. Win-win.
Помните, что источники недовольства являются «входом» для всей Kanban-системы.
Шаг 3. Анализ спроса
На третьем шаге пришло время анализировать спрос. Надо понять, кто ваши клиенты, что они хотят, какие у них паттерны поведения, ожидания и запросы. Также стоит оценить объем спроса и потенциальные риски, которые несут те или иные запросы клиентов. Это позволит создать более продуманную Kanban-систему, где будет грамотно распределяться нагрузка, в зависимости от типа и категории обслуживания.
Приведём пример. Если в вашей компании есть сезонный спрос, то стоит выделить его долю среди всех остальных запросов. Установить даты, когда они обычно поступают, чтобы заранее подготовить нужные отделы. Поставить приоритеты в обработке задач и их решении.
Шаг 4. Анализ возможностей
На этом этапе следует проанализировать возможности. Как в целом, всей компании, так и отдельных отделов в частности. Для этого рекомендуется брать уже имеющиеся данные в компании. Например, сколько уходило на работу по тому или иному проекту. За какое время справляется команда или отдел с конкретным объемом и типом работы. Особенно полезно будет сделать анализ данных в проектах, когда команда делала работу быстро или, наоборот, срывала дедлайны.
Шаг 5. Моделирование рабочего процесса
На данном этапе происходит создание модели стандартного рабочего процесса. Моделирование позволяет понять, сколько уходит ресурсов на решение поставленных задач. Когда создаётся модель рабочего процесса, то стоит помнить, что каждый шаг даёт определенные знания и результат. Если таких полезных знаний нет, значит и данного шага может и не быть.
Возьмём в качестве примера задачу по разработке банковского сервиса или любого другого ПО. Мы делаем анализ проблемы и это даёт нам знания, как действовать дальше в формировании архитектурного решения, создании кода или проведении тестирования. Каждый этап даёт ценную информацию, которая, в последующем, ложится в качестве основания следующего шага. Так по цепочке мы приходим к нужному результату.
Шаг 6. Классы сервисов
Классы сервисов также известны как «классы обслуживания». Они представляют собой некий набор правил, которые описывают алгоритм работы с конкретным объектом. В качестве таких объектов могут выступать определенные задачи, продукты или другие элементы.
Если говорить про Kanban-систему, то тут классы сервисов, как правило, описывают дисциплину очередей или же порядок задач по их приоритету выполнения. Но бывает, что они также описывают стратегию рабочего процесса. Проще говоря, надо ли тот или иной элемент протестировать одним специалистом или же его следует проверить другому сотруднику на соответствие качества.
Все классы сервисов должны быть чётко определены и зафиксированы. Все классы, включая скрытые (такие как задачи от руководителя), следует сделать явными и понятными. Kanban-система должна просчитывать все возможные ситуации и появляющиеся задачи.
Шаг 7. Дизайн системы Kanban
7-й шаг – это проектирование Kanban-системы. Чтобы это сделать, надо понимать последовательность тех или иных действий в рамках рабочего процесса в разрезе каждого вида деятельности. Надо определить, надо ли строить целостную доску для всех типов работы и классов сервиса, о которых указывали выше. Либо, потребуется 2-3 или больше досок. Стоит понять, как грамотно сформировать столбцы, которые будут характеризовать алгоритм рабочего процесса. В том числе, проработать строки, которые будут указывать на вид работы или отдельные группировки деятельности компании. Также рекомендуется добавить определенный цвет для стикеров, который покажет тот или иной класс сервиса.
Помните, что Kanban-метод – это про регулярные встречи у доски. По этой причине стоит выбрать ведущего, частоту и длительность встреч. Определить участников и информацию, которую должен давать каждый из участников. Заранее определить, какие решения следует принять во время встреч и на какие метрики стоит смотреть.
Шаг 8. Запуск и социализация
STATIK – это система, для которой полезны совместные встречи для последовательного анализа и улучшения всей Kanban-систем. Когда идет совместная работа, то проблемы постепенно всплывают на поверхность. Становится более очевидно, где ресурсы ограничены, а где скрыты дополнительные возможности. Запуск и социализация на 8-й шаге часто вскрывает интересные моменты во внутренней работе компании, о которых, порой, даже не подозревали руководители.
Во время социализации стоит рассказать об особенностях и нюансах проектов, донести влияние каждого сотрудника на результат. Показать, как та или иная работа оказывает воздействие на последующее принятие решений в разрезе рабочих элементов или классов обслуживания. Предоставления более детальных сведений позволит поднять ценность каждого участника, а также донесёт полное понимание работы каждого отдела, на пути к конечному результату.
Заключение
STATIK – отличное решение для реализации системного мышления во время анализа и проектирования Kanban-систем. Такая система позволит в разы улучшить бизнес-процессы и повысить эффективность. Однако, помните, что STATIK не решит все проблемы в компании. Каждая организация индивидуальна и со своим подходом к работе. Пройдя все 8 шагов вы можете получить более подробную информацию о реальных процессах внутри вашей компании, а детальный анализ ещё никому не повредил.
