Должностные инструкции

Эффективная работа любой компании начинается с понимания: кто, что и как должен делать. Должностная инструкция — это не просто формальная бумажка для проверки трудовой инспекции, а главный инструмент управления персоналом. Она решает вопросы "а это не входит в мои обязанности", помогает новичкам быстрее влиться в работу, а руководителю — требовать результат.

В этой статье мы разберем, как грамотно составить должностную инструкцию в 2026 году, чтобы она работала на бизнес, а не пылилась в архиве.

Что такое должностная инструкция?

Зачем этот документ нужен бизнесу? Он решает сразу две задачи: юридическую (защита интересов в спорах) и управленческую (эффективность процессов).

Польза для работодателя:

• Обоснование увольнения. Если сотрудник не справляется, вы можете доказать несоответствие должности только при наличии подписанной инструкции.
• Отказ в приеме на работу. Вы можете законно отказать кандидату, если его квалификация не соответствует требованиям, прописанным в ДИ.
• Разделение труда. Исключает дублирование функций: вы точно знаете, что за отчеты отвечает маркетолог, а не PR-менеджер.
• Оценка эффективности. Четкие критерии позволяют объективно оценивать работу на аттестации.

Польза для сотрудника:

• Ясность задач. Работник понимает, что от него требуется и по каким критериям его будут оценивать.
• Защита от переработок. Сотрудник может отказаться от выполнения поручений, которые не входят в его инструкцию ("принеси кофе", если ты бухгалтер).
• Понимание карьерного трека. Видны требования для роста до следующего грейда.

Виды должностных инструкций

В зависимости от целей, инструкции бывают двух типов:

1. Типовая. Разрабатывается для должности в целом (например, "Менеджер по продажам"). Описывает стандартный функционал для группы сотрудников. Удобна для массовых позиций.
2. Индивидуальная. Создается под конкретного сотрудника (например, "Руководитель IT-проекта Иванов И.И."). Учитывает уникальные задачи, специфику проекта и зону ответственности конкретного человека.

Сравнение индивидуальной и типовой должностных инструкций

Обязательна ли должностная инструкция по ТК РФ?

Это один из самых частых вопросов. Формально, Трудовой кодекс РФ не содержит прямого требования составлять должностные инструкции для коммерческих организаций. Обязанности можно прописать и в трудовом договоре.

Однако государственные органы настоятельно рекомендуют их иметь.

• Роструд в своих письмах (например, от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1) указывает, что отсутствие ДИ может быть расценено как нарушение трудового законодательства, если это приведет к ущемлению прав работника.
• Для государственных органов и организаций наличие инструкций обязательно в силу ведомственных нормативных актов.

На что опираться при составлении?

• Профессиональные стандарты (Профстандарты). Утверждаются Минтрудом. Обязательны для ряда профессий (врачи, учителя, водители), для остальных — рекомендация.
• Квалификационные справочники (ЕКС/ЕТКС). Классические сборники требований к должностям.

Структура должностной инструкции

Чтобы документ был рабочим, он должен иметь четкую структуру. "Универсальный стандарт" включает следующие разделы:

1. Общие положения

Это "паспорт" должности. В этом разделе укажите:

• Полное наименование должности (строго по штатному расписанию).
• Кому подчиняется сотрудник (административно и функционально).
• Кто замещает сотрудника на время отсутствия (отпуск, болезнь).
• Порядок назначения и освобождения от должности.
• Какими документами руководствуется (устав, законы, внутренние регламенты).

2. Должностные обязанности

Самая объемная и важная часть. Опишите функции максимально конкретно, используя глаголы действия: "разрабатывает", "контролирует", "организует", "ведет".

• Плохо: "Занимается продажами".
• Хорошо: "Осуществляет холодные звонки по базе, проводит встречи с клиентами, готовит коммерческие предложения, контролирует оплату счетов".

Чем детальнее этот раздел, тем меньше споров возникнет в будущем.

3. Права

Полномочия, которые компания дает сотруднику для выполнения задач.

• Право запрашивать информацию у других отделов.
• Право принимать решения в рамках бюджета.
• Право подписывать определенные документы.
• Право вносить предложения по улучшению работы.

4. Ответственность

За что сотрудник несет ответственность. Обычно в этом разделе указывают:

• Дисциплинарная ответственность (за невыполнение обязанностей, нарушение трудового распорядка).
• Материальная ответственность (за ущерб имуществу компании).
• Административная/Уголовная ответственность (для определенных должностей, например, главбуха или руководителя по ТБ).

5. Требования к квалификации

Портрет идеального кандидата. Что нужно знать и уметь, чтобы занять это место?

• Образование: уровень (высшее, среднее), профиль.
• Опыт работы: стаж в аналогичной должности.
• Знания: законы, иностранные языки, методики.
• Навыки: владение ПО (1С, Excel, CRM), работа с оргтехникой.

6. Условия труда

Раздел не обязательный, но полезный. Здесь укажите:

• Режим работы (нормированный/ненормированный, сменный, удаленный).
• Наличие командировок.
• Характер работы (разъездной, офисный).

Как составить должностную инструкцию: пошаговое руководство

Создание качественной инструкции — это проект. Не пытайтесь просто скачать шаблон из интернета, адаптируйте его под себя.

1. Анализ должности. Понаблюдайте за работой сотрудника или опросите руководителя отдела. Что реально делает этот человек каждый день?
2. Изучение нормативной базы. Перед началом разработки необходимо изучить несколько ключевых документов:

• Профессиональные стандарты (Профстандарты). Это документы, утвержденные Минтрудом РФ, которые описывают требования к квалификации работников по конкретной профессии или должности. Их использование обязательно в случаях, установленных законом.
• Трудовой кодекс РФ. Главный закон, регулирующий права и обязанности сторон, условия труда, рабочее время, права на отпуск и ответственность.
• Квалификационные справочники (ЕКС). Помогают правильно определить наименование должности и требования к ней.
• Отраслевые нормативы и специальные регламенты. Важны для сфер деятельности со специфическими требованиями (например, транспорт, медицина, строительство).

3. Подготовка проекта. Напишите черновик, следуя структуре выше. Избегайте общих фраз ("эффективно работать").
4. Согласование. Покажите проект юристу (на соответствие ТК РФ) и линейному руководителю (на соответствие реальности).
5. Утверждение. Инструкцию утверждает руководитель организации. Ставится гриф "УТВЕРЖДАЮ", подпись и дата.
6. Ознакомление. Самый важный шаг. Сотрудник должен прочитать инструкцию и поставить подпись: "С инструкцией ознакомлен". Копию лучше выдать на руки.

3. Подготовка проекта. Напишите черновик, следуя структуре выше. Избегайте общих фраз ("эффективно работать").
4. Согласование. Покажите проект юристу (на соответствие ТК РФ) и линейному руководителю (на соответствие реальности).
5. Утверждение. Инструкцию утверждает руководитель организации. Ставится гриф "УТВЕРЖДАЮ", подпись и дата.
6. Ознакомление. Самый важный шаг. Сотрудник должен прочитать инструкцию и поставить подпись: "С инструкцией ознакомлен". Копию лучше выдать на руки.

Пример должностной инструкции

В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию офис-менеджера. 

Готовые образцы должностных инструкций можно найти в правовых системах, таких как «Гарант» или «КонсультантПлюс». Эти базы содержат тысячи типовых документов для самых разных профессий.

Однако важно помнить: типовой шаблон — это не готовое решение. Правовые базы предлагают универсальные формулировки, которые не учитывают специфику вашего бизнеса, структуру отдела и уникальные задачи. Слепое копирование может привести к тому, что документ окажется бесполезным на практике.

Чтобы составить корректную и работающую инструкцию, используйте шаблон как основу, но обязательно адаптируйте его под себя. Проведите анализ реальных рабочих процессов: понаблюдайте, какие функции сотрудник выполняет ежедневно, какие решения принимает и с кем взаимодействует. Только так вы получите документ, который будет реально регулировать работу, а не просто лежать в папке.

Обновление и пересмотр должностных инструкций

Бизнес меняется, и документы должны меняться вместе с ним. Хорошая практика — проводить аудит инструкций раз в год.

Когда нужно менять ДИ?

• Изменилась структура компании или название отдела.
• Внедрены новые технологии (например, новая CRM), требующие новых навыков.
• Изменилось законодательство или Профстандарты.
• Перераспределились функции внутри отдела.

Как внести изменения?

Если меняются существенные условия (например, добавляются новые обязанности), нужно согласие работника и уведомление за 2 месяца. Если изменения технические (уточнение формулировок без смены функции), достаточно приказа и ознакомления под роспись.

Ошибки при составлении

Некачественная инструкция может навредить больше, чем ее отсутствие. Вот топ ошибок, которые допускают компании:

• Размытые формулировки. В должностной инструкции целесообразно избегать общих фраз вроде «выполнение административных поручений». Вместо этого указывается конкретный перечень действий, например: «подготовка ежемесячных отчетов по форме №1» или «координация графика совещаний отдела». Это исключает юридическую неопределенность и споры о правомерности требований руководства.
• Перегрузка обязанностями. Попытка "впихнуть" в одну должность функционал трех разных специалистов (продажник + маркетолог + курьер). Это ведет к выгоранию и конфликтам.
• Противоречия. Когда в пункте "Права" написано одно, а в "Обязанностях" другое. Или когда инструкция противоречит трудовому договору.
• "Мертвый" документ. Инструкцию составили 5 лет назад, процессы изменились, а документ не обновили. Сотрудник работает по факту, а не по инструкции, что делает документ бесполезным в суде.
• Отсутствие подписи. Если нет подписи работника об ознакомлении — инструкции юридически не существует.