site_logo

Создание и автоматизация ОЦО: зачем ОЦО бизнесу?

ESM
ОЦО
Платформа

Обновлено: 30 сентября 2024

    Современные организации вынуждены постоянно оптимизировать затраты, чтобы, несмотря на внешние факторы, продолжать работать в плюс. Однако расходы на содержание вспомогательных подразделений, таких как бухгалтерия, HR и ИТ, постоянно растут из-за увеличения объемов операций, дублирования процессов и необходимости привлечения высококвалифицированных специалистов. Решить эти проблемы можно с помощью создания общего центра обслуживания (ОЦО).

    В этом материале эксперты SimpleOne расскажут подробно, что такое ОЦО, что важно учесть при его создании и какие функции можно автоматизировать.

    Что такое ОЦО и зачем он нужен бизнесу

    ОЦО (общий центр обслуживания или shared service center) — это обособленное структурное подразделение компании, которое специализируется на выполнении вспомогательных, непрофильных, но критически важных для бизнеса функций.

    Общий центр обслуживания может быть организован как внутри самой компании, так и в виде отдельного юридического лица, которое предоставляет свои услуги на аутсорсинге. Типичный набор функций, передаваемых в ОЦО: бухгалтерия и финансы, управление персоналом, ИТ-инфраструктура и техподдержка, закупки и логистика, юридическое сопровождение и call-центры.

    Схема организации ОЦО
    Схема организации ОЦО

    Как правило, в каждом филиале или офисе имеются собственные небольшие сервисные подразделения — бухгалтерия, ИТ, HR и другие. Однако с ростом компании такие локальные службы начинают требовать много ресурсов, которые можно оптимизировать.

    Создание ОЦО наиболее актуально для крупных организаций с множеством геораспределенных подразделений. Передача непрофильных функций в централизованный ОЦО позволяет решить задачи крупного бизнеса:

    Таким образом, ОЦО позволяет оптимизировать расходы на вспомогательные процессы, стандартизировать их, гибко масштабировать ресурсы и повысить качество сервиса для внутренних подразделений. Это дает возможность организации сосредоточиться на своей основной деятельности и обрести конкурентное преимущество.

    Что важно учесть при создании ОЦО

    Создание ОЦО — это комплексный проект, который требует внимания ко многим деталям. Если не учесть организационные, технологические и человеческие факторы, существует риск не достичь желаемой эффективности и свести преимущества ОЦО к минимуму. Поэтому при создании общего центра обслуживания важно уделить внимание следующим моментам:

    Зачем в ОЦО автоматизировать процессы

    Перевод вспомогательных функций в ОЦО сам по себе еще не гарантирует существенного повышения эффективности. Для увеличения производительности и скорости обработки задач ОЦО необходимо автоматизировать ключевые бизнес-процессы с помощью современных информационных систем.

    Автоматизация позволяет избавить сотрудников ОЦО от рутины и минимизировать участие человека в стандартных операциях. Например, с помощью внедрения кадровой системы с функцией self-service portal специалистам по кадрам больше не нужно вручную обрабатывать сотни однотипных запросов на оформление справок и отпусков.

    Преимущества автоматизации процессов в ОЦО:

    Какие функции ОЦО можно автоматизировать

    Автоматизация функций ОЦО позволяет в разы повысить скорость и качество их выполнения. Рассмотрим, какие типовые задачи ОЦО можно и нужно автоматизировать в первую очередь.

    Практически любую рутинную функцию ОЦО имеет смысл автоматизировать, чтобы сэкономить время, снизить трудозатраты и повысить качество обслуживания подразделений.

    Преимущества автоматизации ОЦО на платформе SimpleOne

    ESM-платформа SimpleOne была создана специально для комплексной автоматизации сервисных подразделений компаний, поэтому ее использование для ОЦО позволяет получить ряд существенных преимуществ:

    Опыт автоматизации ОЦО на платформе SimpleOne

    «Одна из ключевых причин, почему мы выбрали для автоматизации ОЦО платформу SimpleOne — создание демостенда и полная раскрутка на нем одного из процессов — прием сотрудника на работу. Когда мы его „пощупали“ и поняли, как это будет устроено для пользователей, сомнений у нас не осталось. В соотношении „цена — качество — удобство“ SimpleOne победил»

    Рустем Искаков

    Генеральный директор ООО «Лорус Лабс»

    «Важные моменты, которые необходимо учесть, при автоматизации кадровых процедур ОЦО — соблюдение норм закона № 152-ФЗ о защите персональных данных и разграничение прав доступа к данным (не всем должна быть доступна информация по болезням сотрудников, окладам и т. п). Эти требования становятся вызовом для многих систем автоматизации. Гибкая ролевая модель платформы SimpleOne позволила с этим справиться»

    Инна Якунина

    Руководитель направления корпоративных систем ООО «Лорус Лабс»

    Текущая ситуация и выводы

    В России наблюдается активный рост количества общих центров обслуживания (ОЦО) в крупных компаниях. Вместе с тем, российские ОЦО демонстрируют тенденцию к расширению функционала и повышению эффективности за счет автоматизации процессов, что созвучно мировому тренду в этой сфере.

    Для решения задач автоматизации ОЦО может быть применена российская ESM-платформа SimpleOne. Она предоставляет весь инструментарий для комплексной автоматизации ОЦО с учетом специфики российского законодательства и позволяет выйти на качественно новый уровень операционной эффективности и оказания сервиса для внутренних подразделений.