site_logo

Методы приоритизации задач: как не промахнуться мимо результата

SDLC

Обновлено: 7 октября 2024

Anastasiya Mayer

    Приоритизация задач — ключевой навык для любого руководителя проекта. Однако выбрать, какие задачи действительно важны, а какие можно отложить, бывает непросто. 

    В статье разбираем основные методы приоритизации, которые помогут сфокусироваться на главном и достигать результатов быстрее, и рассказываем, как применять популярные и нестандартные техники приоритизации для принятия взвешенных решений.

    Что такое приоритизация задач

    Приоритизация задач — это процесс ранжирования рабочих элементов по их значимости и срочности. Цель приоритизации — сосредоточить усилия команды на наиболее важных и ценных задачах. Фокус на приоритетах позволяет получить максимум пользы от вложенных ресурсов и своевременно достигать бизнес-целей.

    important3.png

    Так, например, в разработке ПО руководитель проекта может определять последовательность реализации фич или эпиков, а также их составом, чтобы продукт вышел в срок и соответствовал ожиданиям пользователей.

    Связь между приоритизацией и продуктивностью команды очевидна: когда сотрудники знают, на чем сфокусироваться в первую очередь, они работают слаженнее и результативнее. В то же время пренебрежение приоритизацией часто приводит к «синдрому белки в колесе», когда команда много работает, но не достигает значимых результатов. Поэтому навык расставлять приоритеты — одно из важнейших умений менеджера и команды в целом.

    Особенно важно учитывать приоритизацию в контексте соответствия разработанной функциональности техническому заданию заказчика в случае проектной работы и соответствия продукта рынку в случае продуктовой разработки. Эти аспекты приоритизации помогают гарантировать, что команда не только эффективна, но и работает в правильном направлении, удовлетворяя ключевые требования и ожидания.

    Какую роль играет в управлении разработкой

    В управлении разработкой B2B-продуктов приоритизация служит инструментом для принятия взвешенных решений, оптимального использования ресурсов и обеспечения прозрачности процесса для всех заинтересованных сторон:

    1. Управление бэклогом разработки 

    При создании сложных B2B-решений, например, ERP-системы, бэклог может содержать сотни задач. Приоритизация помогает выделить те 20% функциональности, которые принесут 80% ценности. Так, например, разработка модуля финансовой отчетности может оказаться важнее, чем улучшение интерфейса панели администратора.

    «Комбинация методов приоритизации и системы управления разработкой — ключ к эффективной организации бэклога. Применяя такие модели, как ICE или RICE, команда не просто составляет список задач, а создает динамичный, самоорганизующийся бэклог. Это помогает команде всегда фокусироваться на наиболее ценных задачах, даже когда приоритеты меняются»

    filippova-kseniya.jpg
    Ксения Филиппова

    Владелец продукта SimpleOne SDLC

    2. Распределение ресурсов и планирование спринтов

    Когда ресурсы и сроки проекта ограничены, приоритизация помогает оптимально распределять время разработчиков — она помогает команде брать в работу самые важные задачи. Так проект быстрее приносит пользу, а важная функциональность появляется раньше. Если что-то пойдет не по плану, четкие приоритеты помогут команде быстро решить, на чем сосредоточиться в первую очередь.

    3. Принятие стратегических решений

    При разработке B2B-продукта приоритизация помогает выбрать направление развития с учетом потребностей целевых клиентов и ситуации на рынке, а также сосредоточиться на функциональности, которая решает самые острые проблемы пользователей. Это особенно важно в B2B-сегменте, где цикл продаж обычно длинный. Правильно расставленные приоритеты помогают создавать продукт, который легче продавать и внедрять в крупных компаниях.

    4. Баланс краткосрочных и долгосрочных целей

    В B2B важно удовлетворять текущие потребности клиентов, не забывая о долгосрочной конкурентоспособности. Например, команда, разрабатывающая платформу для HR, может чередовать быстрые доработки системы учета рабочего времени с созданием инновационного модуля предиктивной аналитики текучести кадров.

    5. Коммуникация с заказчиками и инвесторами

    Четкая приоритизация позволяет аргументированно обосновать выбор задач стейкхолдерам. Когда команда использует понятные методы оценки важности задач, она может объяснить свои решения с помощью цифр и фактов — это помогает избежать споров, основанных только на личных мнениях. Такой подход укрепляет доверие между командой разработки и другими отделами компании. В результате стейкхолдерам легче принять выбранную стратегию развития продукта.

    Модели приоритизации задач 

    Расставлять приоритеты часто оказывается сложнее, чем кажется на первый взгляд. Вместо ожидаемых 15 минут процесс может растянуться на часы, а результат — вызвать споры в команде. 

    Почему так происходит? Люди склонны отдавать предпочтение собственным идеям, даже если они менее важны для проекта в целом. Новые, непроверенные концепции часто кажутся более привлекательными, чем проверенные временем решения. К тому же, оценить усилия, необходимые для реализации каждой задачи, бывает непросто, особенно в крупных проектах.

    Чтобы избежать субъективности и учесть все важные факторы, стоит использовать специальные методы приоритизации. Они помогают структурировать процесс принятия решений и обеспечивают более объективный подход к оценке задач. Вместо того чтобы полагаться исключительно на интуицию или личные предпочтения, команда может опираться на четкие критерии и математические модели. Это не только упрощает процесс приоритизации, но и делает его более прозрачным и обоснованным для всех участников проекта.

    Модель RICE

    Методы приоритизации задач 1.png

    Модель RICE — это метод приоритизации задач, который помогает командам принимать обоснованные решения о том, какие проекты или фичи разрабатывать в первую очередь. Название модели — аббревиатура, состоящая из первых букв четырех основных факторов:

    1. Reach (охват) — оценивает, сколько пользователей или клиентов затронет предлагаемое изменение за определенный период. Например, если новая функциональность повлияет на 1000 пользователей в квартал, значение Reach будет 1000.
    2. Impact (влияние) — определяет, насколько сильно изменение повлияет на каждого пользователя. Обычно используется шкала от 0,25 (минимальное влияние) до 3 (максимальное влияние).
    3. Confidence (уверенность) — отражает степень уверенности команды в своих оценках. Выражается в процентах: 100% — полная уверенность, 50% — низкая уверенность.
    4. Effort (усилия) — оценка времени, необходимого для реализации проекта, обычно выражается в человеко-месяцах.

    Для расчета приоритета по модели RICE используется формула:

    | RICE score = (Reach * Impact * Confidence) / Effort

    Проекты с более высоким баллом RICE считаются более приоритетными.

    Преимущество этой модели заключается в том, что она позволяет объективно сравнивать совершенно разные идеи. Например, команда может оценить, что важнее: улучшить дизайн главной страницы или добавить новые возможности оплаты.

    Тем не менее, RICE — это инструмент поддержки принятия решений, а не замена здравого смысла. Иногда проекты с низким баллом RICE могут быть реализованы раньше из-за стратегических соображений или зависимостей между задачами.

    Модель ICE

    Методы приоритизации задач 2.png

    Модель ICE — простой и быстрый метод приоритизации задач, созданный Шоном Эллисом, известным по введению термина Growth Hacking. Название модели — аббревиатура трех факторов:

     

    1. Impact (влияние) — насколько сильно задача повлияет на ключевые показатели продукта или бизнеса.
    2. Confidence (уверенность) — насколько команда уверена в своих оценках влияния и легкости реализации.
    3. Ease (легкость) — насколько просто реализовать задачу с учетом имеющихся ресурсов.

    | Каждый фактор оценивают по шкале от 1 до 10. Затем значения перемножают, получая итоговый балл ICE. Задачи с наивысшим баллом считаются приоритетными.

    Среди преимуществ ICE скорость работы по этой модели — оценку можно провести за несколько минут. Также этот метод достаточно прост и универсален, его легко применять для оценки разнородных задач.

    Тем не менее, у метода есть и недостатки, например, он достаточно сильно зависит от субъективных оценок людей. Для точной оценки приоритетов нужна экспертиза как по аспектам бизнеса, так и по техническим нюансам.

    ICE особенно полезен при быстром груминге бэклога или выборе экспериментов для роста продукта. Чтобы модель приносила максимум пользы, стоит использовать ее в сочетании с другими методами приоритизации для принятия взвешенных решений.

    Модель WSJF

    Методы приоритизации задач 3.png

    Модель WSJF (Weighted Shortest Job First) — это метод приоритизации задач, разработанный в рамках Agile и Lean подходов. WSJF помогает командам определить, какие задачи следует выполнять в первую очередь, основываясь на их ценности для бизнеса и времени выполнения.

    Основная идея WSJF заключается в том, чтобы максимизировать ценность работы в единицу времени. Модель учитывает два фактора:

    1. Cost of Delay (CoD) — стоимость задержки. Это сумма трех компонентов:
    • ценность для бизнеса;
    • срочность или критичность задачи;
    • снижение рисков или возможности.
    1. Job Size — объем работы или время, необходимое для ее выполнения.

    | Формула WSJF выглядит так: WSJF = CoD / Job Size

    Чем выше значение WSJF, тем выше приоритет задачи.

    Применение WSJF помогает командам сосредоточиться на задачах, приносящих наибольшую ценность в кратчайшие сроки, а также избежать застревания на крупных, длительных проектах с низкой отдачей. Модель позволяет балансировать между срочными и важными задачами.

    WSJF отлично подходит для приоритизации бэклога продукта, управления портфелем проектов и принятия решений о распределении ресурсов. Этот метод особенно полезен в условиях ограниченных ресурсов, когда важно выбрать задачи, которые принесут наибольшую пользу в краткосрочной перспективе.

    User Story Mapping

    Методы приоритизации задач 4.png

    User Story Mapping — это визуальный метод приоритизации задач, который помогает командам разработки создавать продукты с учетом пользовательского опыта. Этот подход позволяет увидеть общую картину продукта и разбить его на управляемые части.

    default banner img.png

    Основные элементы User Story Mapping:

    Процесс создания карты:

    1. Определите основные шаги пользователя и создайте каркас.
    2. Добавьте детальные задачи под каждый шаг каркаса.
    3. Приоритизируйте задачи, располагая их вертикально: наиболее важные — сверху.
    4. Разделите карту на релизы или MVP горизонтальными линиями.

    Среди преимуществ метода визуализация полного пути пользователя, которая помогает сфокусироваться на создании ценности. Также с помощью User Story Mapping легко определить черты MVP, что особенно полезно при разработке сложных продуктов или при работе с большим количеством требований.

    MoSCoW

    Методы приоритизации задач 5.png

    Метод MoSCoW — это подход к приоритизации задач, который помогает командам и руководителям сосредоточиться на наиболее важных аспектах проекта. Название метода — аббревиатура, образованная из первых букв четырех категорий приоритетов:

    Применение MoSCoW позволяет быстро определить самые важные элементы проекта, эффективно распределить ресурсы и сфокусироваться на создании MVP. Однако у метода есть и ограничения: субъективность при распределении задач по категориям, отсутствие четких критериев для оценки важности задач и риск переоценить количество Must have задач

    MoSCoW особенно полезен при разработке новых продуктов, управлении проектами с ограниченными ресурсами и в ситуациях, когда нужно быстро принять решение о приоритетах. Этот метод помогает командам избежать перегрузки и сосредоточиться на том, что действительно важно для успеха проекта.

    Opportunity Scoring

    Методы приоритизации задач 6.png

    Opportunity Scoring — это метод приоритизации задач, который помогает продуктовым командам выявить наиболее перспективные направления развития продукта. Суть метода заключается в анализе разрыва между важностью определенных фичей для пользователей и их удовлетворенностью текущей реализацией этих фичей.

    Чтобы применить Opportunity Scoring:

    1. опишите фичи или возможные результаты использования продукта;
    2. проведите опрос пользователей, попросив их оценить каждую фичу по двум критериям: важность (насколько это важно для пользователя) и удовлетворенность (насколько пользователь доволен текущей реализацией);

    3. используйте формулу для расчета оценки возможности: 

      | Оценка = Важность + (Важность - Удовлетворенность)

    4. проанализируйте результат — функциональность с высокой важностью и низкой удовлетворенностью считаются самыми перспективными для улучшения.

    Opportunity Scoring позволяет сосредоточиться на аспектах продукта, которые действительно важны для пользователей, и помогает выявить области, где продукт не оправдывает ожиданий клиентов. Также с помощью метода можно получить объективные данные для принятия решений о развитии продукта.

    Opportunity Scoring особенно полезен при работе над существующими продуктами, когда нужно определить приоритеты для улучшений.

    Buy-a-Feature

    Методы приоритизации задач 7.png

    Buy-a-Feature — это интерактивный метод приоритизации задач, который помогает продуктовым командам определить наиболее ценную для пользователей функциональность. Суть метода заключается в имитации процесса покупки фичей продукта участниками.

    Как работает Buy-a-Feature:

    1. составьте список возможных улучшений продукта;
    2. назначьте каждой фиче «цену»‎, основываясь на сложности реализации или затратах ресурсов;
    3. соберите группу участников (пользователей или стейкхолдеров);
    4. выдайте каждому участнику определенное количество «денег»‎;
    5. предложите участникам «купить»‎ фичи, которые они считают наиболее важными;
    6. наблюдайте за процессом и обсуждайте решения участников.

    Метод очень наглядно демонстрирует ограниченность ресурсов и стимулирует участников к обсуждению и совместному принятию решений. С помощью Buy-a-feature можно выявить неочевидные приоритеты пользователей, а также создать нестандартную атмосферу для обсуждения продукта.

    Buy-a-Feature может помочь, когда команда сталкивается со сложным выбором между множеством потенциальных фичей при ограниченных ресурсах. Этот метод помогает не только расставить приоритеты, но и лучше понять потребности и мотивацию пользователей.

    Cost of Delay

    Методы приоритизации задач 8.png

    Cost of Delay (CoD) — это метод приоритизации задач, который помогает командам оценить экономическую ценность своевременного завершения проекта. Суть метода заключается в количественной оценке потерь от задержки реализации функциональности или проекта.

    Чтобы рассчитать Cost of Delay:

    1. оцените потенциальную прибыль от проекта за единицу времени (например, за месяц);
    2. определите время, необходимое для завершения проекта;
    3. разделите ожидаемую прибыль на время реализации.

    Полученное число показывает, сколько денег компания теряет каждый месяц из-за задержки проекта.

    Метод расчета стоимости задержки дает команде объективные данные для принятия решений и помогает лучше распределять ресурсы между проектами. Полученный результат может быть аргументом для обсуждения приоритетов с заинтересованными сторонами. Метод учитывает не только затраты, но и упущенную выгоду. Тем не менее, при применении метода есть риск чрезмерно сосредоточиться на краткосрочных финансовых показателях и не учесть нефинансовые факторы, важные для бизнеса

    Cost of Delay особенно полезен при управлении портфелем проектов и принятии решений о запуске новых продуктов, он помогает командам сосредоточиться на проектах, которые принесут наибольшую экономическую выгоду в кратчайшие сроки.

    Резюме

    Приоритизация задач — это неотъемлемая часть успешного управления проектами и разработки продуктов. Каждый из методов приоритизации имеет свои преимущества и особенности применения, позволяя командам выбрать наиболее подходящий инструмент для конкретной ситуации.

    Правильно выбранный метод позволит сосредоточиться на наиболее важных задачах, эффективно распределить ресурсы и принять обоснованные решения. Это особенно важно в условиях ограниченных ресурсов и времени, характерных для большинства проектов. Независимо от выбранного метода, ключом к успешной приоритизации является регулярная оценка и переоценка задач, а также гибкость в адаптации приоритетов к изменяющимся условиям проекта и потребностям пользователей.