Workflow management
Обновлено: 11 февраля 2025
Процессы — это основа любого бизнеса. Для достижения каждой цели существует определённая последовательность шагов, которые нужно выполнить, чтобы превратить идею или концепцию в желаемый результат. Когда алгоритм действий объединяет взаимозависимые задачи и людей для достижения общей бизнес-цели, это называют рабочим процессом (workflow). Улучшить рабочие процессы помогает автоматизация, она позволяет устранить ошибки и сократить время на выполнение рутинных действий вручную. Дальнейшее повышение эффективности предполагает внедрение системы управления рабочими процессами. Что это и зачем нужно — рассказываем в статье.
Что такое Workflow management (управление рабочими процессами)?
Workflow management — это система, которую компании используют для повышения производительности, устранения ошибок и оптимизации потока задач.
Управление рабочими процессами предполагает идентификацию, категоризацию, структурирование, отслеживание, документирование и оптимизацию бизнес-задач и процессов для обеспечения их чёткого движения к желаемым результатам.
Обычно управление рабочими процессами делят на две категории:
- Интеграция процессов
Интеграция направлена на координацию задач и рабочих процессов между приложениями и системами.
- Автоматизация событий
Автоматизация событий пересекается с автоматизацией рабочих процессов, что позволяет автоматизировать отдельные задачи в рамках рабочего процесса.
Стоит также отметить, что управление процессами вплотную связано с управлением проектами. Так же, как рабочие процессы объединяют людей и задачи, проекты объединяют несколько рабочих процессов для достижения определенного результата.
Управление проектами включает инструменты и стратегии для их оптимизации. Так, например, если управление рабочими процессами помогает улучшить процессы адаптации новых сотрудников, то управление проектами детализирует и регулирует задачи, необходимые для подбора, найма и адаптации конкретного нового сотрудника.
Между этими дисциплинами часто бывает много совпадений и взаимосвязей. Поэтому лучшие системы управления рабочими процессами, которые сегодня есть на рынке, способны выполнять практически все функции управления проектами.
Почему управление рабочими процессами так важно?
По своей сути Workflow management призван ответить на четыре основных вопроса относительно любой задачи в рамках рабочего процесса:
- Что нужно сделать?
- Кто должен это сделать?
- Когда это должно быть сделано?
- Как этого добиться?
Грамотно выстроенная система Workflow management обеспечивает прозрачность процессов, позволяет их автоматизировать и даёт инструменты поддержки, которые помогают организовать работу людей.
Команды, работающие в рамках хорошо организованных процессов, показывают более высокую производительность и эффективность, и они сильнее ориентированы на достижение целей, чем команды, работающие бессистемно. Это обусловлено лёгким доступом к данным рабочего процесса, что позволяет лучше понять шаги и процедуры, которые необходимо выполнить, а также определить, кто за что отвечает.
Ключевая функциональность систем управления рабочими процессами
Из-за масштабов и сложности современных бизнес-процессов для координации и отслеживания задач и сотрудников, задействованных в рабочих процессах, необходимы эффективные инструменты. Такие инструменты предлагают системы управления рабочими процессами — программные решения, специально разработанные для того, чтобы помочь компаниям оптимизировать бизнес-процессы. Эти системы обычно включают встроенные функции, которые дают возможность автоматизировать рутинные задачи, создавать напоминания и планы, уведомлять пользователей о незавершённых задачах, отслеживать показатели эффективности и обеспечивать контроль всех аспектов рабочего процесса.
Для эффективного управления процессами нужно учитывать множество факторов. Хорошие системы Workflow management должны уметь оптимизировать каждый нюанс рабочего процесса и поддерживать пользователей на всех уровнях. Исходя из этого, можно выделить основную функцинальность систем управления рабочими процессами:
- Мониторинг и анализ процесса.
- Автоматические уведомления участников процесса.
- Конструктор рабочих процессов No-Code.
- Drag-and-drop интерфейсы.
- Low-code разработка.
- Параллельные ветви для одновременных задач.
- Генерация отчетов.
- Контроль доступа на основе ролей.
- Интеграция со сторонними приложениями.
- Индикаторы статуса соглашения об уровне обслуживания (SLA).
Лучшие практики workflow-менеджмента
Инструменты ПО для управления рабочими процессами предназначены для обработки большинства сложных задач. Однако эффективность любого инструмента во многом зависит от умения его правильно использовать и извлекать максимальную пользу из его возможностей. Работая над внедрением системы Workflow management в свой бизнес, ориентируйтесь на лучшие практики, описанные ниже.
Максимальная автоматизация
Автоматизация — это ключ к эффективному управлению рабочими процессами, применяйте её везде, где это возможно. Внимательно проанализируйте процесс и определите простые, повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать. Это позволит высвободить время сотрудников для выполнения более важных стратегических задач.
Устранение избыточности в цепочках задач
Составление схем рабочих процессов даёт возможность увидеть полную картину вовлеченных задач и выявить избыточные действия, которые отнимают время сотрудников, но не приносят дополнительной выгоды. Работайте в тесном взаимодействии с заинтересованными сторонами, чтобы найти зоны дублирования усилий и устранить их.
Отслеживание KPI
После внедрения системы Workflow management многие рабочие процессы могут потребовать пересмотра и переоценки. Установите соответствующие метрики и контролируйте ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы убедиться, что процесс оптимален и всё функционирует, как задумано. Контроль эффективности поможет выявить потенциальные проблемные области, которые в дальнейшем вы сможете улучшить.
Управление процессами
Несмотря на то, что современные технологии автоматизации способны создавать самоуправляемые рабочие процессы, всегда предпочтительнее, чтобы за ними следил человек. Управляйте своими рабочими процессами, при необходимости вносите корректировки и используйте результаты наблюдений для дальнейшей оптимизации вашего бизнеса.
Сроки внедрения систем управления процессами
Оптимизация бизнес-процессов посредством устранение узких мест и дублирующих задач — одно из главных преимуществ Workflow management. Ускорение работы является естественным результатом внедрения системы управления рабочими процессами, но создать такую систему с нуля за один день вряд ли получится. Нужно время для настройки необходимых инструментов, обучения пользователей, интеграции связанных систем и развёртывания решения, поэтому внедрение ПО может занять недели или даже месяцы.
Но есть альтернатива — Workflow management как часть более крупной платформы управления, которая работает на базе инструментов Low-code. В этом случае потребуется минимальная настройка и обучение пользователей. Как результат — быстрое развёртывание системы, часто можно уложиться за один день.
Low-code workflow management на платформе SimpleOne
Процессы управляют бизнесом, и то, как вы управляете ими, определяет, насколько эффективна ваша деятельность. SimpleOne — ведущий поставщик систем управления ИТ-услугами — выводит управление рабочими процессами на новый уровень. Low-code платформа SimpleOne объединяет возможности Low-Code разработки и готовую функциональность с передовыми ИИ-технологиями, предоставляя полный набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов.