Управление изменениями (Change management)

Управление изменениями — это процесс, позволяющий организациям адаптироваться к новым условиям, внедрять новые стратегии, технологии, оптимизировать внутренние процессы.

Англоязычное название данного процесса – change management. Комплексный процесс, который охватывает все аспекты планирования, внедрения, анализа изменений в организации с целью адаптации, достижения стратегических целей.

Существуют три основных вида управления изменениями, с которыми мы ознакомимся:

• Стандартное: предсказуемые изменения, происходящие в соответствии с установленными процедурами. К ним относят обновления программного обеспечения, регулярные претурбации в бизнес-процессах.
• Нормальное: происходят в ответ на определенные внешние/внутренние факторы – например, изменение потребительского спроса, законодательные нормы.
• Экстренное: предусматривает неотложные действия, необходимые для предотвращения серьезных проблем. К таковым относятся отключение критической системы, нарушение безопасности данных.

Управленческая деятельность предусматривает планирование, внедрение, анализ изменений. Непременным условием является работа с человеческим ресурсом, участвующим в данных процессах.

Почему управление изменениями в ИТ важно?

Управление изменениями в информационных технологиях – процесс критически важный. Такая оценка объясняется возможностью обеспечить безопасность, стабильность, продуктивность работы систем.

Рассмотрим несколько примеров, чтобы разобраться в значимости подобных действий.

Необходимость периодического обновления программного обеспечения – позволяет предотвратить уязвимость, при этом поддерживая актуальность значимых функций.

Внедрение инновационных облачных решений, автоматизация процессов требуют тщательного управления изменениями. Это необходимо для минимизации влияния на текущие операции.

Смена пользовательских запросов: когда это происходит, необходимо адаптировать системы/процессы для обеспечения удовлетворенности клиентов.

Как управлять изменениями (основные шаги)

Управление изменениями — это многоступенчатый процесс, требующий четкого, продуманного, рационального подхода. Основные шаги предусматривают такую последовательность:

• Идентификация изменений. Ответьте на вопрос: «Какие изменения необходимы и почему?»
• Анализ воздействия. Оцените, как перемены, нововведения повлияют на организацию.
• Планирование. Разработайте план управления изменениями, включая стратегии, ресурсы.
• Внедрение. Реализуйте спланированную стратегию. Важно: обеспечьте обучение сотрудников, чтобы они могли адаптироваться к инновациям.

Финальный шаг – оценка, отзыв: после завершения оцените успех своей деятельности, соберите обратную связь.

Когда следует применять управление изменениями?

Процесс управления изменениями нужно задействовать в различных ситуациях – рассмотрим на примере:

• Внедрение инновационных технологий;
• Трансформации процессов, структур;
• Реакция на динамику рыночных условий;
• Устранение недостатков, проблем.

Своевременное рациональное управление изменениями позволяет минимизировать негативные последствия, тем самым обеспечивая плавный переход.

Классические модели управления изменениями

Модели управления изменениями являют собой структурированный подход для реализации определенных трансформаций в организациях. Модель управления изменениями — это графический или текстовый инструмент, помогающий понять процесс, разделить его на этапы. Они применяются для планирования, организации, оценки изменений. Далее мы ознакомимся детальнее с некоторыми самыми популярными моделями.

Модель ADKAR

ADKAR разработана компанией Prosci. Это структурированный подход, основанный на понимании человеческого аспекта изменений. Название – акроним, где каждая буква соответствует ключевому элементу:

ADKAR хорошо работает в случаях, когда нужен акцентом на людях, их восприятии. Полезна в ситуациях, требующих поддержки, вовлечения персонала – внедрение новых технологий.

Модель Коттера

Модель, созданная Джоном Коттером, подходит для крупных организационных изменений: если нужно создать широкую поддержку, обеспечить управляемость процесса. Актуальна при слияниях, крупных перестройках, масштабных инновационных проектах.

Модель Левина

Подходит для ситуаций, когда необходимо полностью изменить структуру или процесс, свести к минимуму сопротивление изменениям. Модель подчеркивает необходимость подготовки людей – своеобразной защиты новых процессов от отката. Она проста, интуитивно понятна, легка для внедрения.

Как оценить успех изменений?

Планируя какую-то деятельность, всегда хочется получить ожидаемый результат. Как оценить успешность своей стратегии? Процедура оценивания изменений включает несколько аспектов:

1. Сравнение с целью: оцените, достигнуты ли результаты.
2. Обратная связь: соберите мнения и отзывы сотрудников о процессе внедрения инноваций.
3. Анализ ключевых показателей: измеряйте показатели – например, производительности, удовлетворенности клиентов, которые стали следствием перемен.

Рассмотрим вышесказанное на примере организации, которая внедрила новую систему управления. Успех можно оценить по улучшению пользовательского опыта, сокращению времени на обработку запросов; росту показателей получения клиентами положительного пользовательского опыта.

Частые ошибки и как их исправить

В ходе управления изменениями в организации можно столкнуться с различными ошибками. Чтобы их избежать, следуйте простым рекомендациям и обратите внимание на некоторые нюансы.

Управление изменениями — это сложный, но необходимый процесс для продуктивной работы любой организации. Применение перечисленных моделей, методов позволяет активно модифицировать деятельность, обеспечивая успех выбранной стратегии. Организации, которые понимают и применяют change management, имеют больше шансов на выживание, рост, процветание в условиях динамичной экономики, где изменения — это постоянная реальность.