Совокупная стоимость владения (TCO)

Из чего состоит TCO: структура и компоненты затрат

ТСО делят на две большие категории: прямые и косвенные расходы. Прямые затраты видны сразу — вы получаете счет и оплачиваете. Косвенные скрыты, но тоже влияют на бюджет.

Прямые затраты

1. Первоначальные инвестиции

Компания покупает оборудование, лицензии, платит за доставку и установку. Сюда входят не только сами активы, но и всё необходимое для запуска: настройка, подключение к корпоративным системам, первичная конфигурация.

2. Лицензии и подписки

Программное обеспечение требует регулярной оплаты. Модели лицензирования различаются: одни системы продают бессрочные лицензии с ежегодной поддержкой, другие работают по подписке. Облачные сервисы обычно берут плату ежемесячно за каждого пользователя или единицу ресурсов.

3. Обслуживание и техподдержка

Производитель оборудования берёт деньги за гарантийное обслуживание, поставщик ПО — за консультации и устранение проблем. Контракты на поддержку обычно составляют 15–25% от стоимости лицензии ежегодно. Без техподдержки компания рискует остаться без помощи при критических сбоях.

4. Обновления и модернизация

Выходят новые версии программ, старые перестают поддерживаться. Периодически нужно обновлять не только ПО, но и аппаратные компоненты — увеличивать память, менять диски, наращивать мощности. Производители прекращают поддержку устаревших версий, вынуждая переходить на новые релизы.

5. Расходные материалы

Картриджи для принтеров, запасные диски, кабели, батареи для источников бесперебойного питания. Кажется, мелочи, но за год набегает заметная сумма. 

Косвенные затраты

1. Зарплата персонала

Системные администраторы, специалисты техподдержки, разработчики тратят время на поддержку инфраструктуры. Часть рабочего времени ИТ-специалистов уходит на обслуживание конкретной системы или оборудования. Нужно учитывать не всю зарплату, а долю времени, которую сотрудники посвящают этому активу.

2. Обучение сотрудников

Новых сотрудников нужно адаптировать, чем занимаются либо собственные специалисты, либо внешние тренеры. Чем сложнее система, тем дороже и дольше обучение.

3. Простои и потеря производительности

Система не работает, сотрудники простаивают. Даже пара часов простоя группы пользователей оборачивается ощутимыми потерями. Несколько таких инцидентов за год — и потери исчисляются сотнями тысяч рублей.

4. Электроэнергия и охлаждение

Серверное оборудование потребляет электричество круглосуточно. Мощные системы требуют эффективного охлаждения, иначе перегреваются и выходят из строя. Расходы на электроэнергию растут пропорционально количеству оборудования и его производительности.

5. Аренда помещений

Серверная занимает площадь. Стоимость квадратного метра в бизнес-центре складывается из аренды, коммунальных платежей, охраны. Чем больше оборудования — тем больше места требуется. 

6. Вывод из эксплуатации

Оборудование устарело, нужно списать и утилизировать. Демонтаж, вывоз, переработка электроники требуют затрат. Миграция данных на новую платформу занимает время специалистов. 

Скрытые риски

Компании часто забывают учитывать риски, которые иногда воплощаются в реальность и ощутимых затрат.

1. Потеря данных

Резервное копирование настроено неправильно, данные потеряны. Восстановление информации стоит дорого. Клиенты, ушедшие к конкурентам из-за сбоя, оборачиваются упущенной прибылью на годы вперёд.

2. Штрафы за нарушение лицензий

Проверка обнаружила нелицензионное ПО. Штрафы за каждую нелегальную копию суммируются. Плюс репутационные потери и судебные издержки. Крупные производители регулярно проводят аудиты и защищают свои права.

3. Зависимость от поставщика

Производитель ушёл с рынка или резко поднял цены — теперь компания в заложниках: платить втридорога или мигрировать на другую платформу с большими затратами. Чем специфичнее система, тем выше риск зависимости.

Расчет совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой

Расчет ТСО требует системного подхода. Компания собирает данные из разных источников, учитывает все статьи расходов и просчитывает траты на несколько лет вперед.

Шаг 1. Определяем период расчета

Выбираем горизонт планирования — обычно три-пять лет. Короткий период не покажет реальную картину: дорогие на старте решения могут оказаться выгодными через три года. Слишком длинный срок добавляет неопределенность — технологии меняются, появляются новые решения.

Производственное оборудование считают на семь-десять лет, ИТ-инфраструктуру — на три-пять, программное обеспечение — на три года.

Шаг 2. Собираем все статьи расходов

Составляем полный список трат. Берем данные из бухгалтерии, договоров с поставщиками, заявок на оборудование, отчетов техподдержки.

Что учитываем:

• первоначальная покупка — оборудование, лицензии, доставка, установка;
• ежегодное обслуживание — техподдержка, гарантия, сервисные контракты;
• эксплуатационные расходы — электроэнергия, интернет, аренда серверной;
• персонал — зарплаты администраторов, службы поддержки, разработчиков;
• обучение — курсы, сертификация, адаптация новых сотрудников;
• модернизация — обновления версий, апгрейды оборудования;
• непредвиденные траты — ремонты, замена вышедших из строя компонентов.

Шаг 3. Оцениваем косвенные затраты

Косвенные расходы сложнее посчитать — они распределены по разным статьям бюджета и часто маскируются под другие траты. Но именно косвенные затраты составляют 60–70% совокупной стоимости владения. Игнорировать их — значит получить искаженную картину реальных расходов.

Шаг 4. Прогнозируем будущие траты

Технологии устаревают, лицензии дорожают, инфляция съедает деньги. Закладываем рост цен на 10–15% ежегодно для ИТ-услуг, 5–7% для оборудования.

Планируем расширение бизнеса. Компания растет на 20% в год — значит, через три года понадобится на 20% больше рабочих мест, лицензий, мощностей.

Шаг 5. Используем формулу расчета

Базовая формула ТСО выглядит так:

Пример расчета для облачной CRM на три года:

• первоначальные инвестиции: 500 000 ₽ (внедрение, миграция данных, обучение);
• ежегодная подписка: 600 000 ₽;
• техподдержка: 200 000 ₽ в год;
• обучение новых сотрудников: 100 000 ₽ в год;
• время администратора (20% рабочего времени): 432 000 ₽ в год.

Шаг 6. Сравниваем варианты

Считаем ТСО для каждого решения и сравниваем. Развертывание собственной инфраструктуры связано с крупными первоначальными затратами и постоянными расходами на оборудование, электроэнергию и обслуживание. Облачные решения позволяют избежать этих издержек — компания оплачивает только фактически использованные ресурсы и легко масштабируется по мере необходимости.

Строим графики, где по горизонтали — годы, по вертикали — накопленные расходы. Видим точку пересечения кривых — момент, когда одно решение становится выгоднее другого.

Шаг 7. Учитываем нефинансовые факторы

ТСО показывает стоимость, но не раскрывает всю картину. Добавляем качественные критерии:

• надежность — как часто система падает, насколько быстро восстанавливается;
• гибкость — можно ли легко масштабировать, добавлять функции;
• безопасность — как защищены данные, соответствует ли решение требованиям регуляторов;
• удобство — насколько просто пользоваться, сколько времени нужно на обучение;
• риски — что произойдет, если поставщик уйдет с рынка или поднимет цены вдвое.

Шаг 8. Документируем расчет

Оформляем итоги в таблицу или отчет. Указываем все предположения, источники данных, методику расчета. Через год возвращаемся к документу, сверяем прогнозы с реальностью, корректируем модель.

Руководство видит обоснование выбора, финансовый отдел понимает, как планировать бюджет, закупщики получают аргументы для переговоров с поставщиками.

Пример расчета совокупной стоимости владения

Компания среднего размера выбирает между двумя вариантами организации ИТ-инфраструктуры: покупка собственных серверов или аренда облачных мощностей. Рассмотрим детальный расчет ТСО для каждого варианта на пять лет.

Вариант 1. Собственная серверная инфраструктура

Первоначальные инвестиции

Компании нужны серверы для размещения корпоративных приложений, базы данных и файлового хранилища. Закупочная цена оборудования:

• четыре физических сервера — 3 200 000 ₽;
• сетевое оборудование (коммутаторы, маршрутизаторы) — 800 000 ₽;
• системы хранения данных (СХД) — 1 500 000 ₽;
• источники бесперебойного питания — 400 000 ₽;
• стоечное оборудование и кабельная инфраструктура — 300 000 ₽.

Всего на закупку оборудования: 6 200 000 ₽

Дополнительные стартовые расходы:

• доставка и монтаж — 200 000 ₽;
• лицензии на гипервизор и системное ПО — 500 000 ₽;
• внедрение и настройка — 800 000 ₽.

Общие первоначальные затраты: 7 700 000 ₽

Ежегодные операционные расходы

Содержание инфраструктуры требует постоянных вложений:

• аренда серверного помещения (40 м², 30 000 ₽/м² в год) — 1 200 000 ₽;
• электроэнергия (потребление 25 кВт, 6 ₽/кВт·ч) — 1 314 000 ₽;
• система охлаждения и вентиляции — 350 000 ₽;
• техническое обслуживание оборудования — 450 000 ₽;
• зарплата двух системных администраторов — 4 320 000 ₽;
• обучение и сертификация персонала — 200 000 ₽;
• продление лицензий на ПО — 300 000 ₽;
• резервные копии и защита от сбоев — 180 000 ₽.

Ежегодные операционные расходы: 8 314 000 ₽

Модернизация и замена

Оборудование устаревает, требуется обновление:

• замена комплектующих на третий год — 1 200 000 ₽;
• апгрейд СХД на пятый год — 800 000 ₽.

Вывод из эксплуатации

Демонтаж, утилизация, миграция данных — 400 000 ₽.

Расчет ТСО на пять лет:

Вариант 2. Облачная инфраструктура

Первоначальные инвестиции

Физического оборудования покупать не нужно. Стартовые затраты минимальны:

• подключение и настройка облачной инфраструктуры — 300 000 ₽;
• миграция данных из текущей системы — 500 000 ₽;
• обучение сотрудников работе с облачными сервисами — 200 000 ₽.

Общие первоначальные затраты: 1 000 000 ₽

Ежегодные операционные расходы

Облачный провайдер берет плату за аренду мощностей:

• аренда виртуальных серверов (эквивалент четырех физических) — 2 880 000 ₽;
• облачное хранилище данных — 960 000 ₽;
• резервное копирование и защита — 480 000 ₽;
• техническая поддержка провайдера — 600 000 ₽;
• зарплата одного облачного администратора — 2 160 000 ₽;
• обучение и сертификация — 150 000 ₽.

Ежегодные операционные расходы: 7 230 000 ₽

Модернизация

Облачный провайдер обновляет инфраструктуру автоматически. Компания платит только за увеличение ресурсов при росте бизнеса. Заложим 10% рост потребления мощностей каждый год:

• второй год: 7 230 000 × 1,1 = 7 953 000 ₽;
• третий год: 7 953 000 × 1,1 = 8 748 300 ₽;
• четвертый год: 8 748 300 × 1,1 = 9 623 130 ₽;
• пятый год: 9 623 130 × 1,1 = 10 585 443 ₽.

Вывод из эксплуатации

Миграция на другого провайдера или собственную инфраструктуру — 600 000 ₽.

Расчет ТСО на пять лет:

Сравнение вариантов

Облачное решение экономит почти 6 миллионов рублей за пять лет. Собственная инфраструктура требует больших стартовых вложений и высоких постоянных расходов на содержание серверной, электроэнергию и персонал. Облако дает гибкость — компания платит только за используемые ресурсы и масштабируется по мере роста.

Но цифры не показывают всю картину. Собственная инфраструктура дает полный контроль над данными, не зависит от внешних провайдеров, защищает от роста цен на облачные услуги. Облако снижает риски простоев, но создает зависимость от поставщика и требует стабильного интернет-канала.

Правильное решение зависит от стратегии компании, скорости роста, требований к безопасности данных. ТСО дает объективную основу для выбора, но окончательное решение учитывает и качественные факторы.