Представьте себе, что вы стали обладателем волшебной палочки, с помощью которой легко контролировать полный перечень программ на персональном компьютере или в сети организации, компании. Этот фантастический инструмент – волшебная палочка – существует в реальности и называется управление программными активами или Software Asset Management. Часто можно встретить более знакомую и широко употребляемую аббревиатуру SAM, которая обозначает то же самое.
Термин был впервые использован в 1980 годах в связи с проблемой нелегального копирования ПО. Организации, компании столкнулись с необходимостью эффективного управления программными активами – приобретёнными лицензиями на ПО во избежание нарушений законодательства, штрафов, что стало основой для внедрения SAM.
Что такое Software Asset Management (SAM)
SAM – это процесс, с помощью которого организации могут управлять всеми своими программными активами: от лицензии на программное обеспечение до использования, улучшения данных активов. Фактически, SAM – это методология управления программными активами, которая позволяет организации эффективно контролировать, управлять и оптимизировать свои IT-ресурсы.
SAM может понадобится любой компании, которая применяет ПО, чтобы убедиться: все лицензии на программы находятся в порядке и не нарушаются. Рассмотрим простой пример. Компания купила лицензии на Microsoft Office для своих сотрудников, однако в процессе использования обнаружила, что количество установок превышает число купленных лицензий. Благодаря эффективному внедрению SAM не сложно выявить проблему и принять меры для её устранения, тем самым избегая потенциальных убытков и штрафов.
Ключевые компоненты Software Asset Management
Можно выделить следующие базовые компоненты Software Asset Management.
- Учёт всех программных активов компании: включают в себя составление списка приобретённых программных продуктов; их лицензии, распределение среди сотрудников компании. Пример: компания проводит проверку всех установленных программ на компьютерах сотрудников и составляет список, чтобы удостовериться, что все программные продукты корректно лицензированы.
- Проведение инвентаризации ПО: предусматривает проверку и подсчёт всех установленных программных продуктов на компьютерах и серверах компании. Актуально, когда компания использует специальное ПО для сканирования компьютеров и определения всех установленных программ – это позволяет убедиться, что нигде не используется нелегальное ПО.
- Управление лицензиями на программное обеспечение: корректное оформление и хранение лицензии на приобретённое ПО. Например, компания ведёт базу данных лицензии, где указывается информация о количестве и типе купленных лицензий, их срок действия, условия использования.
- Оптимизация использования программных активов, позволяющая избежать лишних расходов. Допустим, компания анализирует факт использования программ и выявляет программы, которые сотрудниками не используются. Впоследствии принимаются меры по ликвидации избыточных лицензий или замене программ на более подходящие для задач компании.
- Проведение аудита для контроля программных активов, соблюдение лицензионных требований. Компания может пригласить эксперта по программному обеспечению для проверки правильности лицензирования программных продуктов.
Преимущества внедрения SAM
Основными целями и задачами использования SAM системы являются следующие:
- соблюдение лицензионных требований и предотвращения штрафов за нарушение – SAM обеспечивает контроль за лицензионным соответствием и предотвращает уплату штрафов за нелегальное использование ПО;
- оптимизация затрат на ПО и предотвращение излишних расходов – сюда же можно отнести снижение рисков недоплаты за лицензии;
- гарантия безопасности и устойчивости компьютерных систем за счёт правильного лицензирования и обновления ПО – уязвимости идентифицируются и своевременно закрываются, что снижает риск кибератак;
- повышение производительности, оптимизация ресурсов и процесса распределения ПО, что позитивно влияет на качество работы сотрудников;
- поддержка стратегических целей путём централизации IT-управления, что даёт старт стратегическому росту компании.
Стоит рассмотреть плюсы внедрения SAM:
- сокращение расходов на лицензии, программное обеспечение;
- повышение эффективности применения программных активов;
- увеличение степени безопасности, полное соблюдение законодательства;
- улучшение контроля и продуктивности управления программными активами;
- более рациональное планирование и прогнозирование бюджетов;
- увеличение производительности и конкурентоспособности компании;
- снижение рисков, непосредственно связанных с нарушениями авторских прав.
Такое количество преимуществ делает внедрение Software Asset Management оправданным шагом для развития бизнеса и оптимизации управленческой деятельности.
Каким компаниям нужно управление программными активами
Существуют компании, которым особенно нужно задуматься о подходе SAM. Это крупные корпорации с большим количеством сотрудников и компьютеров, а также организации с высоким уровнем использования программного обеспечения.
В то же число входят и компании, которые ориентированы на разработку или предоставление IT-услуг; организации, работающие с информацией или критическими данными.
Задуматься о грамотном управлении программными активами потребуется при использовании специализированного программного обеспечения, а также – если деятельность требует соблюдения строгих лицензионных требований. Если компания характеризуется высоким уровнем изменений в программном обеспечении, то также рекомендуется внедрить Software Asset Management.
Алгоритмы внедрения следующие:
- проведение анализа текущего состояния программных активов;
- разработка стратегии управления;
- реализация выбранных стратегий и политик;
- мониторинг и аудит программных активов;
- оптимизация процессов в соответствии с результатами проведённой проверки.
Управление программными активами позволяет организациям более эффективно управлять своим ПО, снижая расходы и риски и одновременно повышая безопасность, эффективность бизнес-процессов. Внедрение SAM становится всё более необходимым для успешной работы компании в современном мире информационных технологий.
