RACI - Матрица ответственности

Матрица RACI является уникальным инструментом планирования и менеджмента, незаменимым при выполнении любого проекта. Простыми словами, матрица RACI позволяет наглядно увидеть какие специалисты принимают участие в проекте, какие задачи выполняют и за какую работу отвечают. Матрица ответственности позволяет быстро определять полномочия членов команды, улучшает коммуникацию, а, следовательно, и увеличивает эффективность работы.

Что такое матрица ответственности RACI

Физически матрица RACI это большая таблица, состоящая из перечня задач в первом столбце и перечисленных исполнителей и ответственных лиц в горизонтальной строке. На пересечении в ячейках записаны буквы, которые определяют определенную роль или степень ответственности в отношении к той или иной задаче. Эти буквы соответствуют аббревиатуре RACI.

Расшифруются буквы следующим образом:

• R – сокращенно от слова responsible. Это непосредственный исполнитель определенной задачи. Если задание большое, его разбивают на подзадачи и для каждой назначают ответственного исполнителя.
• А –сокращение от слова accountable. Это член рабочей группы, который отвечает за решение задачи. При этом не является непосредственным исполнителем. Основное, что делает данный человек – он следит за сроками выполнения задачи, распределяет задачи между исполнителями.
• C – первая буква в слове consult. Данный представитель консультирует участников команды по вопросам, находящимся в зоне и сфере его знаний. Он также непосредственно не выполняет задание, но оказывает консультационные услуги, дает ценные рекомендации.
• I – сокращенно от informed. Это член рабочей группы, который следит за ходом реализации задач, в курсе всех решений, принимаемых в рамках реализации проекта.

Учитывая масштаб проекта, букв (ролей) может быть больше, нежели мы обозначили в стандартном типе матрицы. Например, встречается обозначение S (support), что обозначает помощь одного участника другому. V (verifier) верификатор. Это специалист, который следит за дедлайном выполнения заданий

Следовательно, матрица raci позволяет быстро анализировать задание, рационально распределить все полномочия и определить ответственность. Она наглядно раскрывает насколько загружен тот или иной исполнитель, позволяет видеть с кого требовать результат.

Применение матрицы RACI

Основная цель построения и применения матрицы RACI заключается в организации эффективного менеджмента при выполнении проекта. Данная таблица позволяет наглядно увидеть, кто и что выполняет, за что отвечает, кто контролирует процесс и оценивает результат. Применяется матрица практически в любых рабочих процессах. Чаще всего используется в менеджменте, при стратегическом планировании, для координации деятельности команды, при внедрении каких-либо изменений. И это только малая часть возможных сфер, в которых актуально применение матрицы RACI.

Raci матрица ответственности позволяет:

1. Улучшить коммуникацию между участниками проекта.
2. Предотвратить различные организационные проблемы, конфликты.
3. Ускорить процесс принятия важных решений.
4. Упорядочить информацию, упрощает ее поиск и предоставление.
5. Упростить контроль и процесс управления проектами.

Как построить матрицу ответственности RACI

Построение матрицы распределения ответственности как правило производится в самом начале выполнения проекта.

Процесс построения матрицы представляет собой определенную последовательность. При этом требует максимальной концентрации.

Этапы построения матрицы RACI включают:

1. Определения всех задач по проекту. Следует тщательно вникнуть в суть проекта, определиться с бизнес-процессами, четко сформулировать задачи, которые необходимо реализовать. Именно эти данные вносятся в первый столбец матрицы RACI.
2. Определение участников проектов. Это следующий шаг построения RACI. По горизонтали в первую строку записывают членов команды с их именами и занимаемыми должностями.
3. Заполнение матрицы. Сформировав таблицу, можно приступать к определению ролей того или иного участника проекта в отношении определенной задачи. В первую очередь определяют исполнителей (R) и контролирующих (А). Дальше распределяются и остальные роли.
4. Согласование. Подготовленную матрицу RACI следует выставить на обсуждение, при необходимости произвести корректировки. Согласовав все нюансы, следует приступать к следующему этапу.
5. Распространение. В обязательном порядке RACI-матрицу следует распространить между участниками проекта, каждого ознакомить с предназначенной для него ролью. Проще всего отправить таблицу каждому на электронную почту, или выставить в корпоративный чат.
6. Мониторинг – это заключительный этап построения матрицы ответственности. В течение выполнения работы следует контролировать ход решения задач, предусмотренных RACI.

Важно! При составлении матрицы задачи формулировать в виде глаголов: рассчитать, внести правки, написать статью и т.д. Удобнее матрицу составлять под каждый продукт в проекте, так меньше вероятность упустить важные нюансы. А также, для каждой задачи следует назначать только одного исполнителя. Это нужно для того, чтобы точно знать, кто и что делает. Иначе весь смысл матрицы будет утрачен.

Как видно, построить матрицу RACI не трудно и адаптировать ее можно под любой бизнес-процесс.

Ошибки, которые чаще всего допускают при построении матрицы ответственности RACI

К сожалению, безупречный анализ и планирование, четкое следование всем этапам построения матрицы распределения ответственности не дает гарантий в отношении исключения ошибок.

Предлагаем ознакомиться с перечнем типичных ошибок, возникающих при составлении матрицы RACI. Эти «подводные камни» позволят вам лично избежать недочетов в разработке RACI.

1. В матрице отсутствуют R и A участники. Исполнитель и контролирующее лицо должны быть у каждой задачи. Иначе есть риск невыполнения задания.
2. На одну задачу назначены несколько R-исполнителей. Это приводит к тому, что зона ответственности каждого участника снижается. Идеально, чтобы на одну задачу был назначен один исполнитель. Если задача сложная, ее следует разделить на подзадачи и для каждой назначить ответственного исполнителя. Также нельзя в одной клетке матрицы группировать несколько ролей.
3. Большое количество участников с ролью C и I. Избыток консультантов и информаторов может создать путаницу, связанную с излишним потоком информации и нарушить коммуникации.
4. Несогласование и не ознакомление с матрицей участников проекта. Это грубейшая ошибка. С представленными задачами и ролями необходимо ознакомить всех членов команды заранее. Это позволит избежать конфликтов, а инструмент RACI в таком случае будет работать действительно эффективно.
5. Слабый мониторинг. Неразумно составить RACI и оставить матрицу без контроля. Бизнес-проекты обычно динамичны. В процессе выполнения проекта могут возникать разные новые задачи, меняться старые. Крайне важно следить за актуальностью задач, обновлять в матрице роли и зоны ответственности.

Пример матрицы RACI

Чтобы точно уяснить как выглядит и работает матрица ответственности проекта обратимся к конкретному примеру. Для предстоящей конференции следует подготовить доклад и наглядный материал. Выполнить работу назначены специалисты: менеджер проекта, маркетолог, копирайтер, дизайнер и директор проекта.

В таком случае матрица RACI будет выглядеть так:

Проще всего матрицу RACI выполнить в таблице Excel, но существуют и специальные приложения, связанные с управлением и планированием в бизнесе.

Преимущества матриц RACI и возможные недостатки метода

Матрица распределения ответственности имеет просто большие преимущества. Матрица RACI незаменима в бизнесе, в процессе управления, особенно если перед компанией поставлена масштабная задача.

Выделим основные преимущества RACI:

1. Матрица позволяет четко определять задачи, а главное обозначить роли каждого члена команды. В таком случае у участников проекта не возникает недопонимания и спорных моментов. Все четко и слажено делают каждый свою работу на благо единого дела.
2. С помощью матрицы распределения ответственности легко координировать ход решения задач. Благодаря RACI полностью исключается дублирование или пересечение работ.
3. Повышение эффективности работы каждого участника. Благодаря RACI каждый сотрудник точно знает, что от него требуется. Четко поставленная и назначенная задача позволяет сосредоточится и сконцентрироваться на ее выполнении.
4. Прозрачность взаимосвязей. В RACI-матрице видно, кто за что отвечает и к кому можно обратиться с каким вопросом.
5. RACI матрица хороша тем, что ее легко менять под новые задачи или вновь возникшие обстоятельства.

Есть ли недостатки в данном методе управления, распределения задач и ответственности?

Да, имеются. RACI хорошо работает если она ориентирована на детали. Комплексное представление о проекте по одной матрице получить сложно. Скорее всего один проект, в частности масштабный, будет состоять из множества матриц. Кроме того, матрице свойственно быстро разрастаться по мере появления новых задач, что усложняет в дальнейшем управление.

Коротко о главном

Матрица RACI сильный инструмент планирования, помогает эффективно выполнять различные проекты и управлять рабочей командой. Матрица упрощает коммуникации между членами проекта, ускоряет рабочие процессы и при этом обеспечивает прозрачность в выполнении задач.