Система управления персоналом

Что такое система управления персоналом

Система включает инструменты для рекрутинга, адаптации, обучения, оценки производительности, управления карьерой и других HR-процессов, что позволяет повысить эффективность работы сотрудников и достичь стратегических целей компании. Совместно эти инструменты дают возможность эффективно вести учет, оценивая деятельность сотрудников компании, развивая их.

Система управления персоналом охватывает полный цикл работы с персоналом: от подбора кадров, их адаптации до формирования системы повышения квалификации. Упрощает процессы, стандартизируя их. Это снижает временные затраты повышая эффективность работы компании. Хорошо построенная система повышает производительность труда, улучшая репутацию компании на рынке.

Что нужно проанализировать перед внедрением системы управления персоналом.

• Определение потребностей компании в кадрах и отбор кандидатов — анализ текущих и будущих потребностей в персонале, а также эффективный поиск и подбор подходящих кандидатов.
• Создание программ для повышения квалификации сотрудников — разработка и внедрение обучающих программ, направленных на развитие профессиональных навыков и компетенций.
• Разработка систем поощрения и оценки результатов труда — внедрение механизмов мотивации и оценки производительности для повышения вовлеченности и эффективности сотрудников.
• Адаптация новых сотрудников — помощь новичкам в процессе интеграции в компанию, ознакомление с корпоративной культурой и ценностями.
• Мониторинг работы сотрудников — регулярный анализ производительности и выявление проблем для их своевременного решения.

Основные элементы системы управления персоналом

Среди базовых элементов системы управления персоналом:

• Рекрутинг — процесс привлечения, отбора, назначения сотрудников на вакансии.
• Адаптация — программы для быстрой интеграции сотрудников-новичков в коллектив.
• Обучение и развитие сотрудников для повышения их квалификации, оценки персонала.
• Управление производительностью, которая производится с помощью механизмов оценки вклада работников в цели компании.
• Внутренние коммуникации, необходимые для информационного обмена между работодателем и сотрудниками.
• Отчетность + аналитика — инструменты, позволяющие отслеживать основные показатели работы персонала. 

Структура системы управления персоналом зависит от размера компании. В небольших организациях может работать единственный HR-менеджер. Крупные компании, наоборот, требуют наличия целых подразделений. Каждое подразделение отвечает за определённый аспект управленческой деятельности. 

Система работает в следующих направлениях: 

• Определение целей и базовых направлений работы с персоналом.
• Разработка и внедрение разных методов работы с сотрудниками.
• Развитие кадровой политики, адаптация к изменениям в среде.

Основные функции

Системы управления персоналом обеспечивают ряд функций, улучшающих взаимодействие с сотрудниками. Рассмотрим их детальнее.

• Управление кадрами. Учёт рабочего времени, отпусков, больничных листов может быть автоматизирован.
• Поиск и отбор кандидатов на определённые вакансии становятся легче, если интегрировать для этого специальные инструменты.
• Существуют программы управление талантами, позволяющие развивать сотрудников и удерживать особенно ценных.
• Инструменты визуализации анализа данных о процессах и сотрудниках. Дашборды и аналитика: инструменты визуализации и анализа данных о сотрудниках и процессах.

Преимущества использования системы управления персоналом

Внедрение системы управления сотрудниками приносит множество преимуществ руководителю и компании:

• Автоматизация процессов снижает временные затраты на обработку данных.
• Качество рекрутинга растёт. Найти и выбрать кандидатов с наиболее подходящими навыками для определённой вакансии помогает использование аналитических инструментов.
• Отмечается рост продуктивности работы благодаря стандартизации рутинных процессов. Процент человеческих ошибок стремится к нулю, а выполнение повседневных задач ускоряется.
• Отчётность и аналитика позволяют получать всегда свежую информацию о кадровом составе.

Когда нужна система управления сотрудниками

Система управления персоналом нужна в ряде случаев. Одним из них является рост компании. Число сотрудников растёт, поэтому временные затраты на управление ими увеличиваются, а сам процесс — усложняется.

При наличии многоуровневой структуры взаимодействия между должностями и отделами системы управления персоналом помогает упростить HR-процессы.

Система управления персоналом потребуется, если текущие методы управления не обеспечивают нужное качество работы. Также система оправдывает себя при возникновении потребности в аналитике. Например, требуется создание отчёта на регулярной основе, анализ показателей эффективности.

Когда необходимо внедрять систему?

• Если в компании работает более 50-100 сотрудников.
• Отмечаются проблемы с выполнением задач.
• Бизнес требует чётко выстроенной кадровой политики, стратегии.
• Затраты на поиск новых работников, их обучение, несоизмеримо велики.
• Руководитель рассматривает способы мотивации персонала.

Как выбрать систему управления персоналом

Чтобы выбрать систему управления персоналом, стоит учитывать перечень факторов. 

• Обратите внимание на наличие ряда функций, позволяющих грамотно управлять персоналом. К таковым относятся рекрутинг, обучение, оценка и прочие.
• Во главе угла должна стоять простота использования для сотрудников всех уровней. Лучше выбрать систему с понятным интерфейсом.
• Преимуществом становится интеграция с перечнем систем, уже использующихся компанией.
• Качественный саппорт, обучение пользователей также нельзя оставлять без внимания.

Оценка эффективности системы управления персоналом

Для оценки эффективности системы управления персоналом нужно установить ключевые показатели эффективности — KPI; анализировать данные на постоянной основе. Рассмотрим спектр базовых показателей:

• Процент удержания сотрудников.
• Временной период заполнения вакансий.
• Степень удовлетворенности работников.
• Производительность труда.
• Стоимость привлечения нового персонала.

Регулярно анализируя перечисленные данные, легко определить качество управленческих процессов. 

Автоматизация управления персоналом – SimpleOne HRMS

SimpleOne HRMS является единой цифровой средой для работы HR‑департамента и сотрудников компании. Решение адресовано рекрутёром и директорам по персоналу, руководителям структурных подразделений, владельцам бизнесов.

SimpleOne HRMS представляет собой единую цифровую среду, которая обеспечивает продуктивную работу HR-отдела и сотрудников. Платформа охватывает все ключевые процессы управления персоналом, предлагая комплексное решение для эффективного управления человеческими ресурсами.

SimpleOne HRMS предлагает широкий спектр функциональных возможностей, которые разделены на две основные категории: для HR-департамента и для сотрудников. Это позволяет охватить все аспекты управления персоналом и обеспечить удобство использования для всех участников процесса.

Для HR-департамента доступны:

• Управление задачами HR — инструменты для планирования, распределения и контроля задач, связанных с HR-операциями.
• Отчетность и дашборды — возможность создавать детализированные отчеты и визуализировать данные для анализа и принятия решений.
• Рекрутинг – комплексные инструменты для поиска, отбора и найма кандидатов, включая управление вакансиями и кандидатами.
• Организационное моделирование — проектирование и оптимизация организационной структуры компании для повышения эффективности.
• Адаптация и обучение — программы для быстрой интеграции новых сотрудников и их профессионального развития.
• Управление эффективностью — системы оценки производительности и постановки целей для повышения результативности сотрудников.
• Внутренние коммуникации — инструменты для улучшения взаимодействия между сотрудниками и отделами.
• Метрики по сотрудникам — ключевые показатели, позволяющие отслеживать эффективность персонала и принимать обоснованные решения.
• Compliance Control — контроль соблюдения нормативных требований и корпоративных политик.

Для сотрудников доступны:

• Каталог HR-услуг — удобный доступ к услугам HR-департамента, таким как оформление документов, запрос справок и другие.
• Профессиональный профиль — управление личной информацией, данными о карьере и достижениями.
• Личный кабинет — персональное пространство для управления своими данными, задачами и настройками.
• Корпоративный календарь — планирование и отслеживание рабочих событий, отпусков и других отсутствий.

SimpleOne HRMS доступна в двух форматах: SaaS (облачное решение) и On-premise (локальное развертывание), что позволяет выбрать оптимальный вариант для вашей компании. Платформа также поддерживает мобильную верстку в формате PWA (Progressive Web App), обеспечивая удобный доступ с любого устройства, будь то смартфон, планшет или компьютер.

Заключение

Компании активно ищут пути оптимизации рабочих процессов. Системы управления персоналом — такие, как SimpleOne HRMS — предоставляют необходимый инструментарий для развития бизнеса. Автоматизация позволяет успешно конкурировать и обеспечить мощную основу для управления кадровыми ресурсами.