Оффбординг (offboarding)

Что такое оффбординг (offboarding)?

Оффбординг включает не только оформление документов и передачу рабочих обязанностей, но и психологическое сопровождение процесса увольнения. Цель — помочь сотруднику комфортно завершить работу в компании и передать накопленные знания коллегам.
Процесс применяют при увольнении по собственному желанию работника, по инициативе работодателя, при сокращении штата или по взаимному согласию сторон. Качественный оффбординг превращает потенциально болезненную процедуру увольнения в цивилизованное завершение сотрудничества, которое оставляет позитивные впечатления у всех участников процесса.

Зачем нужен оффбординг сотрудников?

Грамотно проведенный оффбординг приносит пользу и компании, и увольняющемуся сотруднику. Многие руководители недооценивают важность этого процесса и ограничиваются формальным оформлением документов. Правильная организация оффбординга решает множество важных задач для бизнеса:

• Сохранение репутации работодателя. Качественный оффбординг помогает расстаться с сотрудником на позитивной ноте и сформировать у него положительные воспоминания о компании. Даже при вынужденном увольнении человек будет рассказывать о справедливом и уважительном отношении руководства. Напротив, сотрудник, который ушел на негативе, может рассказывать знакомым и потенциальным кандидатам о плохом отношении в компании. Это усложнит поиск новых специалистов и испортит имидж на рынке труда.
• Защита конфиденциальной информации. Структурированный процесс увольнения включает беседы о неразглашении коммерческой тайны и подписание соответствующих соглашений. Сотрудник, который чувствует уважительное отношение к себе, менее склонен нарушать договоренности. Недовольный работник знает внутренние процессы, клиентскую базу, слабые места организации и может передать эти сведения конкурентам или использовать для создания собственного бизнеса.
• Сохранение знаний компании. Оффбординг предусматривает систематическую передачу накопленного опыта и знаний преемникам или коллегам. Увольняющийся сотрудник создает подробные инструкции, передает контакты клиентов, объясняет особенности рабочих процессов. Без такой передачи новому сотруднику придется заново изучать все нюансы, что замедлит работу и может привести к потере важной информации.
• Поддержание морального климата в коллективе. Прозрачный и справедливый процесс увольнения демонстрирует команде, что компания ценит каждого человека и относится к сотрудникам с уважением даже при расставании. Руководство объясняет причины решения и показывает заботу об интересах всех участников. Хаотичное увольнение может вызвать тревогу у остальных работников, породить слухи и недоверие к руководству.
• Возможность возвращения сотрудника. Профессиональное завершение трудовых отношений оставляет двери открытыми для будущего сотрудничества. Специалист сохраняет теплые воспоминания о компании и может рассмотреть возвращение при появлении интересных вакансий. Сотрудник может уйти из-за отсутствия карьерного роста или желания попробовать себя в новой сфере, но через время его приоритеты изменятся.
• Превращение в клиентов и партнеров. Бывшие сотрудники становятся частью профессиональной сети компании и могут приносить пользу в новом качестве. Они знают продукты и услуги организации, понимают ее сильные стороны и могут рекомендовать их на новом месте работы. Напротив, обиженный бывший работник может отговаривать потенциальных клиентов от сотрудничества с компанией.

Этапы оффбординга персонала

Процесс оффбординга состоит из пяти последовательных этапов, каждый из которых решает определенные задачи. Пропуск любого этапа может привести к проблемам для компании или создать негативный опыт для увольняющегося сотрудника.

Этап 1. Принятие решения об увольнении

На этом этапе происходит понимание того, что сотрудник покинет компанию — либо по его собственной инициативе, либо по решению руководства. При увольнении по инициативе работодателя важно убедиться, что расставание действительно оправдано и нельзя решить проблемы другими способами.

Руководитель оценивает производительность работника, его соответствие должности, влияние на коллектив. Если сотрудник раньше хорошо справлялся с задачами, но его показатели упали, стоит выяснить причины. Возможно, специалисту не хватает мотивации, обучения или изменились внешние обстоятельства.

При увольнении по инициативе работодателя важно документально зафиксировать все нарушения и проблемы в работе. Это поможет избежать трудовых споров в будущем. Если сотрудник сам заявляет об уходе, на этом этапе выясняют причины его решения и возможность удержания ценного специалиста.

Этап 2. Уведомление сотрудника

При увольнении по инициативе работодателя разговор должен проводить непосредственный руководитель или тот, кто принимал решение. Беседу назначают в спокойной обстановке, выделяют достаточно времени и не отвлекаются на другие дела. Если сотрудник сам подал заявление об увольнении, на этом этапе проводят беседу для выяснения мотивов и обсуждения условий ухода.

Руководитель честно объясняет причины принятого решения, избегая личных оценок и критики. Важно подчеркнуть положительные качества сотрудника и поблагодарить за проделанную работу. Если увольнение происходит из-за сокращения штата, стоит предложить помощь в поиске новой работы — рекомендательное письмо, контакты рекрутеров или других компаний.

В разговоре обсуждают сроки увольнения, процедуру передачи дел, возможность обучения преемника. Сотруднику дают время на обдумывание ситуации и не требуют немедленного ответа.

Этап 3. Оформление документов и расчеты

HR-отдел подготавливает все необходимые документы для увольнения в соответствии с трудовым законодательством. Проверяют, что работник не находится на больничном, в отпуске или декретном отпуске — в этих случаях увольнение по инициативе работодателя невозможно.

Бухгалтерия рассчитывает окончательную сумму к выплате: зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие при сокращении. Все расчеты производят в последний рабочий день.

IT-отдел готовит план отключения доступов к корпоративным системам, почте, рабочим чатам. Доступы закрывают после окончания рабочего дня увольнения, чтобы не создавать дополнительный стресс.

Этап 4. Передача дел и знаний

Увольняющийся сотрудник передает свои обязанности коллегам или новому работнику. Важно зафиксировать все процессы, контакты клиентов, незавершенные проекты, пароли и доступы.

Специалист составляет подробные инструкции по своим задачам, описывает особенности работы с клиентами, передает файлы и документы. Если найден преемник, проводят личную встречу для объяснения нюансов работы.

Руководитель контролирует процесс передачи дел и убеждается, что вся важная информация сохранена. Составляют список того, что передал увольняющийся работник, и получают его подпись.

Этап 5. Exit-интервью и завершение

В последний рабочий день проводят выходное интервью с увольняющимся сотрудником. Беседу ведет HR-менеджер или руководитель, цель — получить честную обратную связь о работе в компании.

Выясняют реальные причины ухода, спрашивают о проблемах в процессах, отношениях с коллегами, условиях труда. Сотрудник может откровенно рассказать о недостатках, не опасаясь последствий. В конце беседы благодарят за работу, желают успехов на новом месте, обсуждают возможность поддержания связи. Некоторые компании устраивают прощальные встречи с коллегами, дарят сувениры на память.

Сотрудник сдает рабочее оборудование, пропуски, корпоративные сим-карты. Получает трудовую книжку, справки для нового работодателя, окончательный расчет.

Чек-лист для HR

HR-специалист координирует весь процесс оффбординга и контролирует выполнение каждого этапа. Чек-лист поможет ничего не забыть и провести увольнение по всем правилам.

Инструменты для проведения оффбординга

Автоматизация процесса оффбординга помогает HR-отделу работать системно и не упускать важные детали. Различные инструменты решают конкретные задачи на каждом этапе увольнения.

Платформы для проведения опросов и интервью

Exit-интервью — важная часть оффбординга, которая требует структурированного подхода. Специализированные инструменты помогают собрать честную обратную связь и проанализировать результаты. Онлайн-формы позволяют создавать анонимные опросники, что часто приводит к более откровенным ответам. Специализированные платформы предлагают готовые шаблоны вопросов для выходных интервью, автоматически анализируют ответы и выявляют тенденции.

Системы управления задачами

Оффбординг включает множество задач для разных отделов. Системы управления проектами помогают координировать работу всех участников процесса. Такие платформы позволяют создать шаблон проекта с задачами для каждого этапа оффбординга, автоматически назначают задачи ответственным сотрудникам, устанавливают сроки выполнения и отслеживают прогресс.

Системы электронного документооборота

Оформление увольнения требует подписания множества документов. Электронный документооборот ускоряет процесс и исключает потерю бумаг. Такие системы автоматически формируют приказы, справки, расчетные листки. Сотрудники могут подписывать документы электронной подписью, что особенно удобно при удаленной работе.

HRM-системы для управления персоналом

Комплексные системы управления персоналом объединяют все вышеперечисленные инструменты в единой платформе: модули для проведения опросов и exit-интервью, управления задачами, электронного документооборота, создания баз знаний и видеозаписи. SimpleOne HRMS содержит готовые шаблоны документов для увольнения, автоматически рассчитывает компенсации, формирует задачи для разных отделов.

Система отслеживает выполнение каждого этапа и уведомляет ответственных сотрудников о необходимых действиях, что позволяет HR-специалистам проводить оффбординг структурированно и не упускать важные детали.

Резюме

1. Оффбординг — структурированный процесс увольнения сотрудника, который включает оформление документов, передачу знаний и психологическое сопровождение.
2. Грамотный оффбординг решает шесть важных задач: сохраняет репутацию работодателя, защищает конфиденциальную информацию, передает знания компании, поддерживает моральный климат в коллективе, оставляет возможность возвращения сотрудника и превращает бывших работников в клиентов или партнеров.
3. Процесс состоит из пяти последовательных этапов: принятие решения об увольнении, уведомление сотрудника, оформление документов и расчеты, передача дел и знаний, проведение exit-интервью и завершение.
4. HR-специалист координирует весь процесс оффбординга, используя структурированный чек-лист для контроля выполнения задач до увольнения, в процессе увольнения, после завершения и при оформлении документооборота. Автоматизация с помощью специальных инструментов помогает работать системно и не упускать важные детали.