Employee Self-Service

Основные возможности Employee Self-Service

Порталы самообслуживания сотрудников работают по принципу максимальной автоматизации — минимум ручных операций и живых согласований. Например, при создании заявления на отпуск система сама проверит остаток дней, сформирует документ и направит его по маршруту согласования.

Среди функциональности ESS-порталов:

• личный кабинет сотрудника, где сотрудник видит всю информацию о себе и управляет ею, например, редактирует контактные данные, отслеживает карьерный рост, просматривает расчетные листы;

• управление отсутствиями — инструмент для планирования и оформления отпусков, командировок, отгулов и больничных;
• заказ справок и документов без обращения к HR или бухгалтерии напрямую: справка 2-НДФЛ, копия трудовой книжки, справки для визы и так далее;
• центр обучения для развития профессиональных навыков: онлайн-курсы, база знаний, запись на тренинги;
• база корпоративных знаний, в которой собраны инструкции и регламенты, шаблоны документов, ответы на частые вопросы, новости компании;
• корпоративный календарь для отслеживания встреч, событий и отпусков.

Как работает Employee Self-Service

Каталог HR-услуг формирует основу работы ESS-портала. В системе SimpleOne HRMS каталог представляет собой структурированный набор сервисов — от простого запроса справки до сложных процессов согласования перевода в другой отдел.

Рассмотрим типичный процесс работы с системой:

• Вход и авторизация 
  Сотрудник заходит в личный кабинет через браузер или мобильное приложение. Система автоматически подтягивает его профиль с актуальными данными: должность и подразделение, контактная информация, непосредственный руководитель, остаток дней отпуска.
   
• Создание запроса 
  При выборе услуги из каталога система предлагает заполнить простую форму. Например, для оформления отпуска достаточно указать даты начала и окончания, тип отпуска, замещающего сотрудника.
   
• Автоматическая маршрутизация 
  После отправки запроса система проверяет корректность введенных данных, формирует необходимые документы, направляет уведомления участникам процесса и запускает цепочку согласований.
   
• Контроль статуса 
  Сотрудник отслеживает продвижение своего запроса в реальном времени — он видит текущий этап обработки, получает уведомления об изменении статуса по почте и может отменить или изменить запрос до финального согласования.

Благодаря автоматизации процессов сотрудник может решать HR-вопросы самостоятельно, не отвлекая специалистов на рутинные операции. Все необходимые данные, документы и статусы запросов доступны в едином окне личного кабинета.

Этапы внедрения ESS

Грамотное внедрение портала самообслуживания сотрудников помогает компании перевести HR-процессы в цифровой формат, освободить время HR-специалистов и повысить удовлетворенность качеством HR-сервисов среди сотрудников. Чтобы создать портал самообслуживания, нужно пройти по нескольким этапам:

1. Подготовка и аудит HR-процессов

   На старте проекта компания определяет список HR-сервисов для перевода в цифровой формат. Команда проекта оценивает количество будущих пользователей, анализирует IT-инфраструктуру и рассчитывает сроки внедрения. HR-платформы, например, SimpleOne HRMS, сокращает подготовительный этап благодаря библиотеке готовых HR-процессов.

2. Формирование каталога услуг

   HR-команда описывает каждую услугу, настраивает маршруты согласования и создает шаблоны документов. Чтобы ускорить этап настройки процессов, можно использовать low-code инструменты.

3. Техническая настройка

   Этот этап включает установку платформы, интеграцию с действующими HR-системами и загрузку справочников. Специалисты проводят тестирование базовых процессов и устраняют выявленные недочеты.

4. Пилотный запуск

   ESS-портал можно опробовать на части сотрудников, чтобы собрать обратную связь — удобный ли интерфейс, есть ли вопросы или технические проблемы. По результатам пилота вносят финальные корректировки перед полным развертыванием системы.

5. Масштабирование

   Чтобы переход к порталу самообслуживания сотрудников прошел безболезненно, важно обучить пользователей. Для этого готовят инструкции, проводят тренинги и постепенно подключают новые подразделения.

6. Развитие системы

   Когда сотрудники начнут использовать ESS, HR-команда сможет собрать пожелания пользователей, чтобы добавить новые услуги и оптимизировать существующие процессы. Также нужно постоянно пополнять базу знаний, чтобы каждый сотрудник мог получить актуальную информацию о работе.

Преимущества внедрения Employee Self-Service

Employee Self-Service меняет привычный подход к HR-процессам в трех направлениях: HR-специалисты освобождаются от рутинных операций и фокусируются на развитии персонала, сотрудники получают круглосуточный доступ к HR-услугам через единый портал, а руководители подразделений управляют командой с помощью цифровых инструментов.

Подробнее о пользе для каждой группы пользователей:

Резюме

Внедрение Employee Self-Service радикально меняет работу HR-департамента. Вместо обработки бумажных заявлений и согласования документов вручную, система автоматически проверяет данные и формирует документы по шаблонам. Сотрудники получают мгновенный доступ к HR-сервисам через личный кабинет, а встроенная база знаний избавляет от необходимости обращаться в HR-отдел с типовыми вопросами. При этом руководители видят полную картину HR-процессов в команде — от графиков отпусков до кадровых перемещений.