Employee Self-Service
Обновлено: 6 марта 2025
Employee Self-Service — это портал самообслуживания, где каждый сотрудник может самостоятельно решать повседневные HR-задачи, без обращения к специалистам напрямую.
Что такое Employee Self-Service (ESS)?
В основе ESS лежит принцип «одного окна» — сотрудник заходит в личный кабинет и получает доступ к набору HR-сервисов, которые позволяют:
- оформить отпуск или командировку;
- запросить справку 2-НДФЛ;
- обновить личные данные;
- проверить график работы;
- ознакомиться с корпоративными новостями.
ESS-порталы обычно включены или интегрированы в общую HR-систему компании для автоматизации работы над типовыми запросами. Например, при запросе справки для визы система автоматически собирает данные о стаже и зарплате, формирует документ по шаблону и направляет его на подпись уполномоченным лицам. Сотрудник может отследить статус запроса в личном кабинете и скачать подписанный документ.
Основные возможности Employee Self-Service
Порталы самообслуживания сотрудников работают по принципу максимальной автоматизации — минимум ручных операций и живых согласований. Например, при создании заявления на отпуск система сама проверит остаток дней, сформирует документ и направит его по маршруту согласования.
Среди функциональности ESS-порталов:
- личный кабинет сотрудника, где сотрудник видит всю информацию о себе и управляет ею, например, редактирует контактные данные, отслеживает карьерный рост, просматривает расчетные листы;
- управление отсутствиями — инструмент для планирования и оформления отпусков, командировок, отгулов и больничных;
- заказ справок и документов без обращения к HR или бухгалтерии напрямую: справка 2-НДФЛ, копия трудовой книжки, справки для визы и так далее;
- центр обучения для развития профессиональных навыков: онлайн-курсы, база знаний, запись на тренинги;
- база корпоративных знаний, в которой собраны инструкции и регламенты, шаблоны документов, ответы на частые вопросы, новости компании;
- корпоративный календарь для отслеживания встреч, событий и отпусков.
Как работает Employee Self-Service
Каталог HR-услуг формирует основу работы ESS-портала. В системе SimpleOne HRMS каталог представляет собой структурированный набор сервисов — от простого запроса справки до сложных процессов согласования перевода в другой отдел.
Рассмотрим типичный процесс работы с системой:
- Вход и авторизация
Сотрудник заходит в личный кабинет через браузер или мобильное приложение. Система автоматически подтягивает его профиль с актуальными данными: должность и подразделение, контактная информация, непосредственный руководитель, остаток дней отпуска.
- Создание запроса
При выборе услуги из каталога система предлагает заполнить простую форму. Например, для оформления отпуска достаточно указать даты начала и окончания, тип отпуска, замещающего сотрудника.
- Автоматическая маршрутизация
После отправки запроса система проверяет корректность введенных данных, формирует необходимые документы, направляет уведомления участникам процесса и запускает цепочку согласований.
- Контроль статуса
Сотрудник отслеживает продвижение своего запроса в реальном времени — он видит текущий этап обработки, получает уведомления об изменении статуса по почте и может отменить или изменить запрос до финального согласования.
Благодаря автоматизации процессов сотрудник может решать HR-вопросы самостоятельно, не отвлекая специалистов на рутинные операции. Все необходимые данные, документы и статусы запросов доступны в едином окне личного кабинета.
Этапы внедрения ESS
Грамотное внедрение портала самообслуживания сотрудников помогает компании перевести HR-процессы в цифровой формат, освободить время HR-специалистов и повысить удовлетворенность качеством HR-сервисов среди сотрудников. Чтобы создать портал самообслуживания, нужно пройти по нескольким этапам:
Подготовка и аудит HR-процессов
На старте проекта компания определяет список HR-сервисов для перевода в цифровой формат. Команда проекта оценивает количество будущих пользователей, анализирует IT-инфраструктуру и рассчитывает сроки внедрения. HR-платформы, например, SimpleOne HRMS, сокращает подготовительный этап благодаря библиотеке готовых HR-процессов.
Формирование каталога услуг
HR-команда описывает каждую услугу, настраивает маршруты согласования и создает шаблоны документов. Чтобы ускорить этап настройки процессов, можно использовать low-code инструменты.
Техническая настройка
Этот этап включает установку платформы, интеграцию с действующими HR-системами и загрузку справочников. Специалисты проводят тестирование базовых процессов и устраняют выявленные недочеты.
Пилотный запуск
ESS-портал можно опробовать на части сотрудников, чтобы собрать обратную связь — удобный ли интерфейс, есть ли вопросы или технические проблемы. По результатам пилота вносят финальные корректировки перед полным развертыванием системы.
Масштабирование
Чтобы переход к порталу самообслуживания сотрудников прошел безболезненно, важно обучить пользователей. Для этого готовят инструкции, проводят тренинги и постепенно подключают новые подразделения.
Развитие системы
Когда сотрудники начнут использовать ESS, HR-команда сможет собрать пожелания пользователей, чтобы добавить новые услуги и оптимизировать существующие процессы. Также нужно постоянно пополнять базу знаний, чтобы каждый сотрудник мог получить актуальную информацию о работе.
Преимущества внедрения Employee Self-Service
Employee Self-Service меняет привычный подход к HR-процессам в трех направлениях: HR-специалисты освобождаются от рутинных операций и фокусируются на развитии персонала, сотрудники получают круглосуточный доступ к HR-услугам через единый портал, а руководители подразделений управляют командой с помощью цифровых инструментов.
Подробнее о пользе для каждой группы пользователей:
| Для компании | Для сотрудников | Для линейных руководителей |
|---|---|---|
| Экономия времени: HR-специалисты тратят меньше времени на рутинные операции и больше внимания уделяют стратегическим задачам. Автоматизация процессов сокращает срок обработки типовых запросов с нескольких дней до нескольких часов. | Круглосуточный доступ к услугам: сотрудник может подать заявление на отпуск, заказать справку или обновить личные данные в любое время через браузер или мобильное приложение. | Удобные инструменты управления командой: система SimpleOne HRMS автоматически напоминает о приближающихся отпусках, помогает планировать замещение сотрудников и контролировать график работы отдела. |
| Меньше риск ошибки: цифровой формат работы снижает количество ошибок в документах — система автоматически проверяет заполненные формы, подставляет актуальные данные и формирует документы по заданным шаблонам. | Прозрачные процессы: сотрудник видит статус своего запроса, знает сроки исполнения и может отследить, на каком этапе находится обработка документов. | Простое согласование: руководитель видит всю необходимую информацию в одном окне: текущие задачи, историю запросов, комментарии участников и сроки согласования. |
| Экономия средств: затраты на HR-операции снижаются за счет сокращения бумажного документооборота и времени на обработку запросов. Компания экономит на печати и хранении документов, курьерской доставке и архивировании. | Можно быстро найти ответ на вопрос: база знаний помогает самостоятельно находить ответы на типовые вопросы. Вместо звонка в HR-отдел сотрудник изучает инструкции, регламенты и ответы на частые вопросы в едином информационном пространстве. | Взвешенные управленческие решения: быстрый доступ к информации о графике работы и карьерном треке сотрудника помогает планировать работу команды и перераспределять кадровые ресурсы — например, назначать руководителей. |
Резюме
Внедрение Employee Self-Service радикально меняет работу HR-департамента. Вместо обработки бумажных заявлений и согласования документов вручную, система автоматически проверяет данные и формирует документы по шаблонам. Сотрудники получают мгновенный доступ к HR-сервисам через личный кабинет, а встроенная база знаний избавляет от необходимости обращаться в HR-отдел с типовыми вопросами. При этом руководители видят полную картину HR-процессов в команде — от графиков отпусков до кадровых перемещений.