Расчёт идёт в три шага. Сначала по каждому подразделению считается исходный объём ручного труда: количество обращений, среднее время обработки и ставка часа сотрудника. Затем применяются три направления оптимизации — самообслуживание снимает часть обращений, сервисные инструменты сокращают время обработки оставшихся, автоматизация убирает рутину в исполнении.
Они применяются последовательно, а не складываются: каждое работает с тем, что осталось после предыдущего, — иначе часть эффекта посчиталась бы дважды и результат был бы завышен.
По каждому из трёх направлений можно заранее задать сценарий — осторожный или оптимистичный: например, если самообслуживание в компании уже развито, по нему стоит выбрать осторожный сценарий, и калькулятор заложит меньший эффект. Разница между исходным объёмом и итоговым и есть потенциал оптимизации, в часах и рублях в год