Что такое Business process management (BPM)?

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

BPM имеет два значения:

1. Как подход к управлению — методология организации и контроля деятельности компании через управление бизнес-процессами. BPM позволяет систематически выявлять, проектировать, документировать, измерять и улучшать бизнес-процессы для достижения целей организации.
2. Как программное обеспечение — специализированные инструменты и платформы, которые помогают автоматизировать и контролировать выполнение бизнес-процессов.

Основой BPM являются бизнес-процессы — последовательности взаимосвязанных действий и событий, которые ведут к достижению конкретной бизнес-цели. Процессы можно классифицировать на три категории:

• Управляющие процессы — направлены на управление деятельностью организации.
• Операционные процессы — создают главную ценность для клиентов.
• Поддерживающие процессы — обеспечивают функционирование процессов.

Большинство бизнес-процессов являются сквозными и не ограничиваются рамками отдельных подразделений. Например, процесс обработки заказа клиента может охватывать отдел продаж, склад, логистику и финансовый департамент. Для внедрения BPM используются специализированные платформы, которые предоставляют инструменты для:

• моделирования и документирования процессов;
• автоматизации рутинных операций;
• мониторинга и анализа эффективности;
• оптимизации и совершенствования процессов.

Преимущества управления бизнес-процессами

Внедрение системы управления бизнес-процессами открывает для организации возможности по оптимизации деятельности и достижению стратегических целей, таких как увеличение прибыли, повышение удовлетворенности клиентов и снижение операционных рисков. Рассмотрим основные преимущества BPM:

Повышение операционной эффективности

BPM позволяет оптимизировать рабочие процессы компании. Сокращается время выполнения задач, снижаются издержки, повышается производительность сотрудников. Благодаря организации процессов каждый участник знает свои задачи и зоны ответственности, что исключает дублирование функциональности и помогает избежать простоев.

Прозрачность и контроль

Система управления бизнес-процессами обеспечивает полную прозрачность операций на всех уровнях организации. Руководители получают доступ к актуальной информации в режиме реального времени, что позволяет:

• оперативно отслеживать статус выполнения задач;
• измерять ключевые показатели эффективности;
• выявлять узкие места и проблемные зоны;
• принимать обоснованные управленческие решения.

Адаптивность к изменениям

BPM предоставляет инструменты для оперативной корректировки процессов, внедрения изменений без остановки работы и тестирования новых подходов.

Повышение качества и стабильности

Стандартизация и документирование процессов обеспечивают единые подходы к выполнению операций, стабильно высокое качество продуктов и услуг, а также сохранение знаний и лучших практик.

Соответствие требованиям и безопасность

BPM помогает выстроить процессы в соответствии с требованиями законодательства, отраслевыми стандартами и внутренними регламентами. Система позволяет документировать все изменения и контролировать доступ к конфиденциальной информации.

Экономический эффект

Грамотное управление процессами напрямую влияет на финансовые показатели компании через сокращение операционных издержек, оптимизацию использования ресурсов и повышение качества обслуживания клиентов.

Масштабируемость

BPM одинаково практичен как для небольших команд, так и для крупных организаций. Система позволяет координировать работу распределенных подразделений и поддерживать рост бизнеса при сохранении эффективности процессов.

Жизненный цикл BPM

1. Проектирование

Первый этап начинается с документирования всех процессов организации. На этом этапе необходимо:

• определить и описать прошлые процессы;
• проанализировать текущие процессы;
• спроектировать целевые процессы.

Важную роль играет сбор информации от руководства и заинтересованных сторон. Полученные данные анализируются для понимания того, как желаемые процессы будут соответствовать целям организации. При проектировании особое внимание уделяется:

• системам оповещения и уведомлений;
• соглашениям об уровне обслуживания (SLA);
• процедурам передачи задач;
• рабочим процедурам;
• механизмам эскалации.

2. Моделирование

На этом этапе проект, разработанный на первой фазе, проверяется через различные сценарии. Создается физическая модель процессов, которая позволяет проанализировать различные гипотезы и переменные, такие как:

• изменения в стоимости ресурсов;
• изменения в обстоятельствах;
• изменения в составе персонала;
• корректировки бизнес-правил.

Физическое моделирование помогает наглядно представить, как изменения в процессах будут работать на практике.

3. Внедрение

Этап внедрения требует тщательного баланса между широкомасштабной и локальной реализацией. Существует два основных метода внедрения:

• Ручное развертывание: фокусируется на внедрении процессов на уровне персонала и требует большего участия человека в реализации.
• Автоматизированное развертывание: происходит на уровне программного обеспечения, использует специализированные приложения и требует настройки и контроля со стороны специалистов.

4. Мониторинг

Мониторинг необходим для успешной работы новых процессов. Он должен охватывать все уровни организации и отслеживать выполнение каждой отдельной задачи согласно проекту и модели. В ходе мониторинга важно:

• собирать данные о выполнении всех этапов процесса;
• анализировать движение от начала до завершения процесса;
• отслеживать возникающие препятствия;
• проверять соответствие процесса изначальному замыслу;
• при работе с внешними поставщиками собирать информацию об эффективности процессов с их стороны.

5. Оптимизация

Заключительный этап направлен на анализ всех предыдущих фаз для улучшения процессов. На этом этапе:

• анализируются данные, собранные при мониторинге;
• выявляются успешные и проблемные области;
• корректируются процессы, которые не работают как задумано;
• учитываются факторы, не предусмотренные при моделировании;
• внедряются улучшения для преодоления выявленных препятствий.

Оптимизация позволяет направить бизнес-процессы к намеченной цели, устраняя узкие места и предотвращая сбои. После завершения этого этапа цикл повторяется, обеспечивая постоянное совершенствование процессов.