Ретроспектива в Agile: как и зачем проводить

Правила проведения ретроспективы:

1. Состав участников: обычно включает всю команду разработки, Scrum-мастера (или фасилитатора) и владельца продукта.
2. Временные рамки: длительность зависит от продолжительности спринта, но обычно составляет 1-3 часа. Каждый этап ретроспективы должен строго укладываться во временные рамки, для этого фасилитатор использует таймер.
3. Фасилитация: встречу ведет нейтральный фасилитатор, часто Scrum-мастер, задача которого создать атмосферу для продуктивного обсуждения и равного участия всех членов команды.
4. Периодичность: проводится регулярно, обычно в конце каждого спринта или с определенной частотой в Kanban-командах.
5. Свободная атмосфера: каждый может высказывать свое мнение без страха критики.
6. Ориентация на действия: результатом встречи должен быть конкретный план улучшений.
7. Разнообразие форматов: команды используют разные техники и методы для поддержания вовлеченности.

Зачем проводить Agile-ретроспективу?

Проведение регулярных ретроспектив является ключевым элементом Agile-подхода и приносит команде пользу за счет регулярного общения и возможности повлиять на рабочие процессы:

• Команда рефлексирует

Ретроспектива дает возможность команде оценить свою работу за прошедший спринт или итерацию, чтобы выявить как успешные практики, так и области для улучшения.

• Команда видит успехи и проблемы

На ретроспективе команда может определить, что работало хорошо и какие практики стоит продолжать. Также встреча дает шанс найти препятствия и сложности, мешающие работе.

• Появляются идеи по улучшению процессов

Ретроспектива создает пространство для мозгового штурма и обмена идеями о том, как можно оптимизировать рабочие процессы, повысить продуктивность и качество работы.

• Отношения внутри команды становятся крепче

Совместное обсуждение и решение проблем способствует сплочению команды, развивает доверие и улучшает коммуникацию между участниками.

• Растет ответственность за результат

Ретроспектива дает команде возможность самостоятельно управлять своими процессами, что повышает чувство ответственности и мотивацию.

• Процессы непрерывно совершенствуются

Регулярное проведение ретроспектив обеспечивает постоянное улучшение процессов разработки, что соответствует принципу Кайдзен в Agile.

• Уменьшается риск повторения ошибок

Анализ прошлого опыта помогает избежать повторения одних и тех же ошибок в будущем.

• Команда адаптируется к изменениям

Ретроспективы для команды разработки помогают быстро адаптироваться к изменениям в условиях проекта или бизнес-среде.

Как проводить ретроспективу в команде: этапы, методы и техники

Проведение ретро включает несколько этапов: подготовку, сбор данных, генерацию идей, создание плана действий и завершение. Каждый этап имеет свои цели и использует специфические методы и техники, направленные на максимальное вовлечение команды и получение конкретных результатов.

На каждом этапе важно соблюдать основные правила: участие всей команды, соблюдение временных ограничений (на этап от 10 до 25 минут), безопасная атмосфера для открытого обмена мнениями, фокус на улучшении процессов и ориентация на конкретные действия.

Подготовка к ретроспективе

Цель этапа: обеспечить условия для проведения встречи.

Подготовка — критически важный этап, который часто недооценивают. Чтобы встреча прошла продуктивно, нужно:

1. Определить цели ретроспективы — проанализируйте ситуацию в команде и определите, на чем нужно сфокусироваться, например, улучшение процессов или решение конкретных проблем. Цель ретроспективы должна быть четко сформулирована.
2. Выбрать время — на встрече должна присутствовать вся команда.
3. Выбрать места проведения — для офлайн-встреч подойдет комфортная переговорная, для онлайн-собраний стоит заранее найти подходящую платформу для звонков и записи результатов.
4. Подготовить материалы и инструменты — доски, стикеры, маркеры, таймер и т.д.
5. Выбрать форматы и техники — формат можно выбрать исходя из цели проведения встречи.

Сбор данных

Цель этапа: собрать объективную информацию о прошедшем спринте или итерации, выявить значимые события, достижения и проблемы.

Продолжительность: обычно 15-20 минут, в зависимости от длительности спринта и размера команды.

Что нужно сделать:

1. Создать временную шкалу: нарисуйте линию, представляющую период спринта и попросите участников отметить на ней ключевые события, достижения и проблемы.
2. Собрать метрики: покажите команде основные метрики спринта (скорость, завершенные задачи, качество кода и т.д.) и обсудите, как эти метрики соотносятся с целями спринта.
3. Выявить эмоциональное состояние команды: используйте техники для определения эмоционального фона команды во время спринта.
4. Найти успехи и проблемы: попросите участников записать основные успехи и трудности, с которыми они столкнулись.

Техники для сбора данных:

• Mad/Sad/Glad — участники записывают на стикерах события, вызвавшие негативные (Mad, Sad) или позитивные (Glad) эмоции.
• Радар команды — нарисуйте диаграмму-радар с различными аспектами работы (например, коммуникация, качество кода, скорость разработки), на которой участники оценивают каждый аспект, отмечая точки на осях радара.

Рекомендации по проведению этапа:

1. Обеспечьте активное участие всех членов команды.
2. Поощряйте честность и открытость в высказываниях.
3. Фокусируйтесь на фактах и наблюдениях, а не на интерпретациях.
4. Используйте визуальные методы для наглядного представления информации.
5. Воздержитесь от обсуждения решений на этом этапе - сконцентрируйтесь только на сборе информации.

Результат этапа: к концу этапа у команды должна быть собрана полная картина прошедшего спринта, включая успехи, проблемы, эмоциональный фон и ключевые метрики. Эта информация станет основой для следующего этапа — генерации инсайтов и поиска решений.

Генерация идей

Цель этапа: проанализировать собранные данные, выявить проблемы и возможности для улучшения, а также придумать идеи для решения выявленных проблем.

Продолжительность: обычно 20-25 минут, в зависимости от объема собранных данных и размера команды.

Что нужно сделать:

1. Проанализировать собранные данные: попробуйте выявить паттерны и тенденции.
2. Определить главные проблемы.
3. Собрать идеи для улучшения процессов.
4. Сгруппировать и приоритизировать идеи: объединить похожие, найти самые перспективные.

Техники для генерации идей:

• Мозговой штурм — команда свободно генерирует идеи без критики, каждую идею записывают, например, на стикерах, для анализа.
• SCAMPER — метод генерации идей через призму действий: Substitute (Заменить), Combine (Комбинировать), Adapt (Адаптировать), Modify (Модифицировать), Put to another use (Применить в другом контексте), Eliminate (Устранить), Reverse (Перевернуть).
• «5 почему»‎:

1. Сформулируйте проблему.
2. Спросите: «Почему возникла эта проблема?».
3. На полученный ответ снова спросите «Почему?».
4. Повторяйте процесс, пока не дойдете до причины проблемы‎‎.

Пример: Команда не успела завершить все задачи спринта.

1. Почему команда не успела завершить задачи?

• Потому что некоторые задачи оказались сложнее, чем ожидалось.

2. Почему задачи оказались сложнее, чем ожидалось?

• Потому что мы не учли все технические детали при оценке.

3. Почему не учли все технические детали?

• Потому что не проконсультировались с техническими экспертами перед оценкой.

4. Почему не проконсультировались с экспертами?

• Потому что эксперты не присутствовали на встрече по планированию.

5. Почему эксперты не присутствовали на встрече?

• Потому что у нас нет установленного процесса привлечения экспертов к планированию.

Коренная проблема — отсутствие регламента по привлечению экспертов.

Рекомендации по проведению этапа:

1. Поощряйте творческий подход и нестандартное мышление.
2. Создайте атмосферу, в которой участники не боятся высказывать любые идеи.
3. Избегайте критики идей на этапе их генерации.
4. Фокусируйтесь на количестве идей, а не на их качестве.
5. Старайтесь найти связи между разными идеями и проблемами.

Результат этапа: к концу этапа у команды должен быть сформирован список идей и предложений для улучшения процессов. Этот список станет основой для следующего этапа — принятия решений и планирования действий.

Создание плана действий

Цель этапа: выбрать наиболее эффективные идеи для реализации и разработать конкретный план их внедрения.

Продолжительность: обычно 20-25 минут, в зависимости от количества и сложности выбранных идей.

Что нужно сделать:

1. Приоритизировать идеи: оцените идеи предыдущего этапа, выберите наиболее важные и реалистичные предложения.
2. Разработать план действий: пропишите конкретные, измеримые шаги.
3. Назначить ответственных: определите, кто будет отвечать за реализацию каждого действия.
4. Установить сроки: определите временные рамки для выполнения каждого действия, например, неделя, месяц или до следующей ретроспективы.
5. Определить критерии успеха.

Техники для создания плана действий:

1. SMART-цели — формулировка целей, которые Конкретны (Specific), Измеримы (Measurable), Достижимы (Achievable), Актуальны (Relevant) и Ограничены по времени (Time-bound).
2. Голосование точками — каждый участник получает ограниченное количество голосов, которые распределяет между предложенными идеями на цифровой или физической доске.

Рекомендации по проведению этапа:

1. Фокусируйтесь на небольшом количестве самых важных улучшений.
2. Убедитесь, что выбранные цели реалистичны и достижимы в рамках следующего спринта.
3. Четко формулируйте каждое действие, избегая расплывчатых формулировок.
4. Документируйте план действий так, чтобы он был доступен всей команде.
5. Убедитесь, что все участники согласны с планом.

Результат этапа: к концу этапа у команды должен быть сформирован план действий, включающий список приоритетных улучшений, конкретные шаги для реализации каждого улучшения, ответственных за каждое действие, сроки выполнения и критерии оценки успешности.

Закрытие

Цель этапа: подвести итоги ретро, убедиться, что все участники понимают принятые решения и свои обязательства, а также завершить встречу на позитивной ноте.

Продолжительность: обычно 10-15 минут.

Что нужно сделать:

1. Обсудить краткое резюме основных выводов и принятых решений.
2. Убедиться, что все участники понимают план действий и свои роли.
3. Задокументировать все решения и план действий.
4. Собрать мнения участников о проведенной ретроспективе.
5. Завершить встречу на позитивной ноте с помощью техник или игр.

Техники для завершения ретроспективы:

1. Благодарность — участники выражают благодарность друг другу за вклад в спринт или в проведение ретроспективы.
2. Шкала удовлетворенности — участники оценивают свою удовлетворенность ретроспективой по шкале от 1 до 5.
3. Одно слово — каждый участник описывает свои впечатления от ретроспективы одним словом.

Рекомендации по проведению этапа:

1. Четко сформулируйте основные выводы и решения ретроспективы.
2. Поблагодарите всех за активное участие и вклад в обсуждение.
3. Зафиксируйте результаты ретроспективы в доступном для всех месте.
4. Соберите обратную связь о процессе проведения ретроспективы.

Результат этапа: к концу этапа все участники должны иметь четкое понимание результатов ретроспективы и плана действий, должен быть сформирован документ с итогами ретроспективы, доступный всей команде.

Инструменты для проведения ретроспективы

Для ретроспективы подойдут как физические, так и цифровые инструменты. Если команда встречается лично, то для обсуждения можно использовать лист бумаги, доску, стикеры и маркеры. Если команда работает удаленно, то стоит созвониться в сервисе для видеозвонков и использовать цифровые онлайн-доски или другие специализированные сервисы для ретроспектив.

Чтобы обсуждение проходило продуктивно, важно чтобы у команды было полное понимание задач, которые были завершены в спринте — обычно для отслеживания работы используют системы управления разработкой программных продуктов и решений. Например, SimpleOne SDLC поддерживает работу по фреймворкам Scrum и Kanban, чтобы команды могли отслеживать задачи, связанные с созданием и развития продукта. Порядок в системе помогает быстро подготовиться к ретроспективе и не оставить без внимания ни одну из задач спринта.

Частые ошибки и как их избежать

Польза от ретроспектив может не появиться, если команда допускает ошибки в организации и проведении встречи. Тем не менее, их можно исправить, чтобы регулярные ретроспективы стали действенным инструментов непрерывного совершенствования команды и процессов.

Проблема: Отсутствие действий по результатам ретроспективы

Решение: Завершайте каждую ретроспективу конкретным планом действий, назначайте ответственных за каждое действие и устанавливайте сроки выполнения. Следующую ретроспективу можно начать с обсуждения предыдущего плана действий.

Проблема: Фокус только на негативе

Решение: Используйте техники, которые позволяют выявить как положительные, так и отрицательные аспекты спринта.

Например:

• техника «Старт, Стоп, Продолжить»‎, для которой нужно ответить на три вопроса: что нужно начать делать для результата, что нужно перестать делать и что нужно продолжать;
• техника 4 L's (Liked, Learned, Lacked, Longed For) — участники рассказывают, что им понравилось в спринте, чему они научились, чего им не хватало и чего хотелось бы в будущем.

Проблема: Доминирование отдельных участников

Решение: Используйте техники, которые помогают добиться равного участия всех членов команды на встрече. Роль фасилитатора — обеспечить возможность высказаться каждому участнику. Для этого можно использовать метод 1-2-4-All:

• 1 — Индивидуальная работа: каждый участник самостоятельно обдумывает заданный вопрос или проблему в течение нескольких минут. Это позволяет каждому сформулировать свои мысли без влияния других.
• 2 — Работа в парах: участники объединяются в пары и обсуждают свои идеи. Это дает возможность обменяться мнениями и развить идеи дальше.
• 4 — Работа в группах по четыре человека: две пары объединяются в группу из четырех человек. Они обсуждают идеи, выработанные на предыдущих этапах, и выбирают наиболее важные или интересные.
• All — Общее обсуждение: Каждая группа из четырех человек представляет свои ключевые идеи всей команде. Затем происходит общее обсуждение и подведение итогов.

Проблема: Игнорирование ретроспектив при нехватке времени

Решение: Зафиксируйте время для ретроспектив в календаре команды. Объясните важность ретроспектив для долгосрочной эффективности. При необходимости проводите короткие ретроспективы по 15-30 минут, фокусируясь на самом важном.

Проблема: Повторение одних и тех же проблем от ретроспективы к ретроспективе

Решение: Ведите журнал выявленных проблем и принятых решений. Анализируйте, почему предыдущие решения не сработали. Рассмотрите возможность привлечения внешней помощи или изменения подхода к решению проблемы.

Проблема: Отсутствие безопасной атмосферы для открытого обсуждения

Решение: Установите правило конфиденциальности обсуждений и поощряйте конструктивную обратную связь. Если команда не готова к открытому обсуждению, можно использовать анонимные методы сбора обратной связи.

Проблема: Ретроспективы становятся рутинными и неэффективными

Решение: Регулярно меняйте формат и техники проведения ретроспектив, привлекайте разных членов команды к роли фасилитатора. Также можно экспериментировать с местом и временем проведения ретроспектив — не обязательно всегда собираться онлайн или в офисе. Например, можно провести тематическую ретроспективу или перейти в другое место для смены обстановки.

Проблема: Фокус на личностях, а не на процессах и событиях

Решение: Установите правило обсуждать действия и ситуации, а не личности. Используйте техники, фокусирующие внимание на процессах, например, «5 почему»‎.

Резюме

Регулярное проведение ретроспектив помогает непрерывному совершенствованию команды, улучшению коммуникации и росту продуктивности в рамках спринтов. Чтобы встреча проходила эффективно, важно придерживаться структуры этапов: подготовка, сбор данных, генерация идей, план действий, завершение.

Также нужно соблюдать правила: участвует вся команда, на встрече безопасная атмосфера для обмена идеями, фокус на процессах. Использование техник и инструментов позволит сохранить вовлеченность даже на рутинных регулярных встречах команды.