Отсутствие централизованного управления ИТ-активами может стоить компаниям больших перерасходов из-за ненужных закупок, штрафов за нарушение лицензий и простоев систем. В статье раскрываются главные способы навести порядок в многообразии ИТ-инфраструктуры и оптимизировать расходы с помощью практик ITAM. Подробный разбор процессов автоматизации учета активов, планирования ресурсов и финансов позволит выявить области для экономии в вашей организации.
Хаос в ИТ-отделе крупной компании: сотрудники разбросаны по разным офисам, а их рабочие станции представляют собой чехарду из разнообразного оборудования и программ различного происхождения. Никто толком не знает, что куплено, что установлено и где находится тот или иной актив.
Такая ситуация может обернуться серьезными проблемами — от сбоев систем и потери данных до юридических санкций. Особенно если в организации игнорируют важность грамотного управления ИТ-активами.
ИТ-активы представляют собой элементы современного ландшафта компании, которые имеют определенную ценность для бизнеса.
Отсутствие централизованного учета активов на протяжении всего их жизненного цикла — от закупки до утилизации — зачастую приводит к отсутствию актуальной информации о состоянии и объемах оборудования, сроках истечения договоров, что затрудняет планирование расходов и, как итог, ведет к финансовым потерям, простоям в работе и ненужным тратам. Наладить контроль над ситуацией можно с помощью специализированных систем управления активами (IT Asset Management, ITAM).
В этой статье мы рассмотрим, как упорядочить процессы работы с ИТ-активами и оптимизировать соответствующие расходы с помощью автоматизации, аналитики и всестороннего контроля.
Автоматизация учета и отслеживания активов
Представьте, что в вашей компании настало время плановой инвентаризации ИТ-оборудования. Обычно это означает недели, а то и месяцы монотонной ручной работы — обхода офисов, опроса сотрудников, запросов в почте, сверки данных с устаревшими документами и разрозненными Excel таблицами. Всё это — трудоемкий и ненадежный процесс. Особенно для компаний с распределенной инфраструктурой и большим парком оборудования. По некоторым оценкам, до 65% записей в корпоративных реестрах активов неполны или неточны, а от 10% до 30% учтенных активов на самом деле отсутствуют.
Эта проблема так называемых «призрачных» активов порождает ряд негативных последствий:
- Искажение финансовой отчетности;
- Выделение бюджета на обслуживание несуществующего оборудования;
- Снижение производительности из-за реальной нехватки оборудования.
Автоматизация процессов учета и отслеживания ИТ-активов позволяет избежать подобных проблем. Специализированные ITAM-системы помогают регистрировать и инвентаризировать ИТ-активы, фиксируя не только их наличие, но и техническую конфигурацию, местоположение, связанные инциденты и заявки на обслуживание. Вся эта информация консолидируется и отображается в единой системе.
Благодаря автоматизации достигается актуальность данных и исключаются ошибки ручного учета. По оценкам вендоров, применение ITAM-решений экономит до 70% времени, которое персонал тратил бы на составление инвентарных описей и сверок в электронных таблицах. Высвобожденные трудовые ресурсы могут использоваться более продуктивно.
Пример: В крупной торговой сети из-за отсутствия централизованного учета оборудования терялись данные о перемещениях кассовых терминалов между магазинами. Во время ревизии выяснилось, что десятки терминалов стоимостью около $100 000 числятся в реестре, но физически отсутствуют.
После внедрения решения ITAM ситуация изменилась. В системе фиксируются все кассовые терминалы с серийными номерами и местоположением. При перемещениях создаются задачи с обязательной приемкой-передачей техники.
По примерным оценкам, только на учете и отслеживании движения терминалов за первый год ITAM-система сэкономила бы компании около $120 000 и полностью окупила затраты на внедрение.
Оптимизация закупок и распределения ресурсов
Избыточные и нерациональные закупки оборудования являются распространенной проблемой, ведущей к перерасходам бюджета. Компании сталкиваются с ситуациями, когда приобретается излишнее количество устройств, многие из которых остаются невостребованными длительное время или вовсе никогда не используются.
Причиной является отсутствие достоверных данных о реальных потребностях и текущем парке оборудования. ИТ-отделы закупают ресурсы, ориентируясь на устаревшие или неполные сведения в Excel-таблицах и документах, не имея возможности оценить степень реального использования имеющихся ИТ-активов.
Нерационально израсходованные средства — это не единственная проблема. Избыточные закупки приводят к ненужным расходам на их поддержку. Неиспользуемое оборудование со временем устаревает, а компания продолжает нести расходы на его обслуживание и хранение.
Процессы ITAM позволяют оптимизировать закупки и распределение ресурсов с помощью:
- Детальной аналитики использования имеющегося оборудования и ПО для выявления реальных потребностей компании;
- Учета жизненного цикла активов и плановой подготовки к обновлению техники;
- Сбора требований со всех подразделений в централизованном каталоге запросов;
- Оптимизации распределения имеющихся в наличии и приобретаемых активов согласно выявленным потребностям.
Пример: В одной из промышленных компаний внедрение решения ITAM позволило избежать неэффективных трат в среднем до $260 на каждое рабочее место только из-за неиспользуемого оборудования. Для организации с 1000 рабочих мест экономия составила $260 000 уже на первом этапе оптимизации расходов.
Налаженные процессы учета, анализа потребностей и распределения ресурсов в ITAM гарантируют максимально рациональное использование бюджета на ИТ-активы.
Прозрачность жизненного цикла и финансовых потоков
Эффективное управление ИТ-активами предполагает контроль на всех этапах их жизненного цикла.
ITAM-система, в свою очередь, обеспечивает прозрачность процессов, происходящих с активами на каждом из этапов:
- Регистрация новых закупок оборудования и ПО;
- Инвентаризация и учет местоположения, ответственных лиц;
- Отслеживание перемещений между подразделениями;
- Ремонт и модернизация устаревших компонентов вместо полной замены;
- Контролируемая утилизация или передача после окончания срока службы.
Прозрачность процессов позволяет вовремя принимать необходимые решения — своевременно обновлять устройства, оптимизировать процессы обслуживания и закупки.
Кроме того, подходы ITAM помогают в финансовом учете:
- Отслеживание закупок ИТ-активов;
- Отслеживание затрат на обслуживание, ремонт, утилизацию.
Операционные данные по каждому активу дают полную картину жизненного цикла и связанных издержек. Это позволяет снизить финансовые риски, точно рассчитывать бюджеты и своевременно оптимизировать затраты.
Пример: В одной производственной компании после внедрения решения ITAM финансовый отдел стал получать исчерпывающие данные обо всех активах и операциях с ними. В результате бюджет на ИТ был оптимизирован на 12% за счет упорядочивания учета, планирования закупок и эксплуатационных расходов.
Как система SimpleOne ITAM помогает оптимизировать расходы
На российском рынке не так много решений, позволяющих в полной мере решить задачи по управлению ИТ-активами. Одним из ярких представителей является система SimpleOne ITAM — программный продукт для автоматизации процессов управления ИТ-активами на протяжении всего их жизненного цикла в соответствии со стандартом ISO 19770-1.
Система включает в себя:
- Управление жизненным циклом ИТ-активов
Регистрация, инвентаризация, выдача, перемещение, ремонты, модернизация, списание, утилизация/передача.
- Управление контрактами
Согласование и контроль сроков действия контрактов на обслуживание, гарантийное обслуживание, закупки и утилизацию по активам.
- Единое окно для ИТ-активов
Визуализация и консолидированный доступ ко всей информации и задачам по ИТ-активам — от инвентаризации до обработки запросов.
- Интеграция с ITSM
При наличии системы SimpleOne ITSM возможна бесшовная интеграция решений ITAM и ITSM, которая позволит установить связь между активами и соотносимыми с ними конфигурационными единицами, которые затронуты в запросах на обслуживание, инцидентах и запросах на изменение.
- Интеграции с системами финансового учета
Для SimpleOne ITAM возможна интеграция с любыми бизнес-приложениями, поддерживающими REST API, в том числе с решениями дискаверинга и финансовыми системами.
В SimpleOne ITAM реализованы все необходимые сущности для учета активов — от первичной регистрации до утилизации.
К функциональности ITAM добавляются все возможности платформы SimpleOne с гибкой no-code, low-code кастомизацией, интеграционными возможностями, аналитическими инструментами и справочниками.
В обновлениях SimpleOne ITAM планируется внедрение новой функциональности по планированию и учету затрат на ИТ-активы. Пользователям станут доступны инструменты бюджетирования, формирования потребностей, закупок и контроля расходов на протяжении всего жизненного цикла активов.
Заключение
Благодаря решениям ITAM организация обретает полный контроль над всем жизненным циклом активов — от закупки до утилизации. Появляется возможность масштабировать ИТ-ресурсы согласно реальным потребностям, своевременно обновлять парк техники и более эффективно использовать имеющееся оборудование и ПО.
В конечном счете, ITAM повышает гибкость управления ИТ-ресурсами компании, ее способность быстрее адаптироваться к изменениям, оптимизировать издержки по ходу и максимизировать отдачу от инфраструктурных инвестиций. Ведущие аналитики сходятся во мнении, что системы ITAM должны стать обязательным элементом стратегии цифровизации для любой современной организации.
При выборе ITAM-системы стоит обращать внимание на его комплексность, возможности по автоматизации процессов, интеграцию с другими корпоративными системами и соответствие стандартам. Надежный вендор также важен — это гарантия регулярных обновлений продукта и доступа к экспертной поддержке.
Проработанная ITAM-система не только поможет сэкономить на издержках сегодня, но и станет проводником к бережливому и эффективному подходу к имуществу в компании. Ведь люди и технологии — главные активы любого бизнеса в 21 веке. Разумное управление ими открывает новые возможности для роста.
