Количество ИТ-активов в инфраструктурах компаний продолжает расти, становится все сложнее эффективно управлять ими без структурированного подхода. Эту задачу решает ITAM — методология управления ИТ-активами. ITAM тесно связан с методологией ITIL — это самое распространенное в мире руководство по управлению ИТ-услугами.
В статье рассказываем, как ITAM помогает оптимизировать расходы, снижать риски и раскрывать потенциал использования ИТ-инфраструктуры.
Определение ITAM и его роль в ITIL
IT Asset Management предназначен для управление ИТ-активами. Это набор инструментов, которые помогают организациям управлять ИТ-ресурсами на протяжении всего их жизненного цикла: от приобретения до утилизации.
По ITIL для управления активами надо использовать ITAM. В рамках ITIL данная методология обычно включается как часть процесса управления активами и конфигурациями услуг (SACM).
SACM отвечает за ведение базы данных всех ИТ-активов в организации, включая их взаимосвязь друг с другом и детали конфигурации. ITAM в данной системе предоставляет необходимую информацию для ведения точного учета ИТ-активов: их идентификация, правильная конфигурация и управление жизненным циклом. Эффективная практика ITAM помогает снизить затраты, повысить эффективность и обеспечить соответствие нормативным требованиям.
Процессы ITAM
Первым шагом в ITAM является создание инвентаризации всех ИТ-активов организации. Инвентаризация поддерживается в актуальном и точном состоянии с помощью регулярных аудитов и обновлений.
После создания инвентаризации ИТ-активы должны быть классифицированы в соответствии с их критичностью и ценностью для организации. Это поможет определить приоритетность управления ИТ-активами и соответствующим образом распределить ресурсы. Например, критические системы, необходимые для ведения бизнеса, могут требовать более частого обслуживания и мониторинга.
Следующий процесс — отслеживание. ИТ-активы должны отслеживаться на протяжении всего их жизненного цикла. Сюда входит отслеживание местонахождения ресурсов, а также любые модернизации или изменения. Отслеживание помогает в проведении аудитов и обеспечивает эффективное и рациональное использование ИТ-активов.
Процессы ITAM также включают в себя создание механизмов контроля для защиты ИТ-активов от кражи, потери или повреждения. Это может включать меры физической безопасности, такие как замки и камеры наблюдения, а также политики и процедуры, связанные с использованием ИТ-активов. Например, в компании могут существовать политики использования устройств, управления паролями и резервного копирования данных.
Наконец, ITAM включает в себя текущее управление ИТ-активами: обслуживание, модернизация и списание. В процесс входит обеспечение оптимального уровня работы, мониторинг потенциальных проблем и рисков, принятие решений о выводе ресурсов из эксплуатации или замены.
Инструменты ITAM
В зависимости от потребностей организации, ITAM — программное обеспечение для менеджмента всех аспектов управления ИТ-активами.
Инструменты инвентаризации сканируют сеть организации и идентифицируют все аппаратные и программные активы, которые используются в настоящее время, предоставляя подробную информацию об их спецификациях, конфигурациях и местоположении.
Инструменты закупок отвечают за процесс закупок новых ИТ-активов, начиная с выбора поставщиков и заканчивая согласованием контрактов и осуществлением закупок.
Инструменты утилизации помогают компаниям управлять выводом активов из эксплуатации в конце их жизненного цикла, обеспечивают безопасное удаление конфиденциальных данных и экологически безопасную утилизацию.
Какие задачи решает ITAM
ITAM поможет компании раскрыть потенциал ИТ-инфраструктуры. Некоторые из задач, которые решает система управления ИТ-активами:
- учет стоимости и планирование затрат на ресурсы;
- оценки текущей стоимости инфраструктуры;
- обнаружение ненужных активов;
- управление жизненным циклом ИТ-ресурсов.
ITAM работает для сбора и актуализации данных об ИТ-активах. Система помогает в составлении бюджета, расчета стоимости, планировании закупок и поставок. Актуальная информация о ресурсах позволяет принимать взвешенные решения относительно модернизации и инвестиций. ITAM работает как система для принятия стратегических решений.
Также прозрачность ИТ-активов повышает уровень безопасности, ITAM способствуют выявлению потенциальных рисков и уязвимостей инфраструктуры.
Лучшие практики ITAM
Процессы ITAM могут быть интегрированы с другими процессами управления услугами, такими как управление изменениями, инцидентами и проблемами. Например, ITAM может предоставлять данные процессам управления изменениями, чтобы обеспечить надлежащее документирование и отслеживание изменений в ИТ-активах.
Процессы ITAM могут поддерживаться специализированными инструментами для управления ИТ-активами, такими как БД управления конфигурациями (CMDB) и инструменты управления активами ПО (SAM).
CMDB помогают поддерживать точную и актуальную информацию об ИТ-активах, включая их связи с другими ресурсами и атрибуты.
Преимущества ITAM
- Сопровождает ИТ-активы на протяжении всего жизненного цикла. Система менеджмента ресурсов обновляет информацию автоматически — компания может отслеживать историю каждого актива, начиная с запроса на ресурс до списания. Таким образом, у организации всегда будут актуальные данные о конфигурации, использовании и местоположении ИТ-ресурсов.
- Упрощает создание отчетов и контроль расходов на ИТ. Отслеживая использование активов, компания выявляет возможности для экономии средств, например, отказ от избыточных лицензий.
- Участвует в оптимизации процессов управления ИТ-активами и автоматизирует ручные задачи, за счет чего повышается эффективность и производительность — сотрудники тратят меньше времени на административные задачи и больше на стратегическую деятельность.
- Помогает сократить время простоя, обеспечивая надлежащее обслуживание и поддержку ИТ-активов. Система управления ИТ-ресурсами снижает технологические риски, такие как технический долг, теневая ИТ-инфраструктура, уязвимости, соответствие лицензий или потеря активов.
- Улучшает отношения с ИТ-поставщиками и обеспечивает соблюдение условий контрактов. Имея лучшее представление об инвентаризации и использовании ИТ-активов, организации могут договориться с поставщиками о более выгодных условиях.
Роль ITAM в жизненном цикле сервиса
ITAM играет важную роль на этапе стратегии, предоставляя ценные сведения об ИТ-активах организации и их использовании. Эти данные помогают в принятии решений об инвестициях в ИТ, определении возможностей для экономии средств, модернизации или замене существующего оборудования или ПО.
На этапе разработки ITAM помогает обеспечить надлежащее управление ИТ-активами и их документирование на протяжении всего процесса разработки. ITAM обеспечивает эффективное и результативное развертывание ИТ-активов. ITAM предоставляет ценные сведения о производительности и использовании ИТ-активов, которые могут быть важны для выявления будущих направлений в разработке.
На этапе внедрения ITAM обеспечивает эффективное и результативное развертывание ИТ-активов. ITAM помогает в управлении конфигурацией и инвентаризацией, например, в отслеживании и документировании ИТ-активов.
На этапе эксплуатации с помощью ITAM специалисты быстрее выявляют и устраняют проблемы. ITAM играет свою роль в управлении обслуживанием и поддержкой ресурсов, обеспечивая качественное обслуживание и регулярные обновления.
Сравнение ITSM и ITAM
ITSM (Information Technology Service Management) — это управление ИТ-услугами. ITAM и ITSM — это два разных подхода к управлению ИТ в организации, хотя они имеют общие черты.
ITSM фокусируется на управлении предоставлением ИТ-услуг конечным пользователям. Данный подход гарантирует, что услуги предоставляются эффективно для удовлетворения потребностей бизнеса. ITSM включает в себя управление инцидентами, проблемами, изменениями и менеджмент уровня обслуживания.
| Критерий | ITAM | ITSM |
| Цель | Управление активами IT | Управление услугами IT |
| Объекты управления | Аппаратное обеспечение, сетевое оборудование, базы данных, IT-активы | Услуги, инциденты, проблемы, изменения, конфигурации, SLA |
| Процессы | Инвентаризация, учет, оптимизация, проактивное управление жизненным циклом IT-активов | Управление инцидентами, проблемами, изменениями, конфигурациями, запросами |
| Цикл жизни | Управление жизненным циклом IT-активов: приобретение, использование, обновление, вывод из эксплуатации | Управление жизненным циклом услуг: проектирование, внедрение, эксплуатация, улучшение |
| Ключевые задачи | Инвентаризация IT-активов, оптимизация использования IT-активов, сокращение затрат | Управление инцидентами, проблемами, изменениями, конфигурациями, запросами, обеспечение выполнения SLA |
| Связь с бизнесом | Управление затратами на IT-активы, повышение эффективности и производительности, сокращение рисков | Управление уровнем услуг, повышение удовлетворенности пользователей, поддержка бизнес-процессов |
Хотя оба подхода имеют общую цель — повышение эффективности ИТ в организации — они имеют разную направленность. ITAM фокусируется на управлении самими ИТ-активами, обеспечивая их мониторинг, управление и оптимизацию на протяжении всего жизненного цикла.
Во многих случаях ITSM и ITAM дополняют друг друга и могут работать вместе для достижения общих целей. Например, ITAM может помочь ITSM обеспечить наличие нужных ресурсов для предоставления необходимых ИТ-услуг. Эффективная ITSM помогает ITAM, предоставляя информацию об использовании и производительности активов.
Подход SimpleOne
SimpleOne ITAM — полностью российской решение собственной разработки. SimpleOne предлагает комплексный подход, объединяя лучшие практики ITSM и ITAM. Заказчик получает:
- размещение в облаке SimpleOne;
- размещение on-premise в инфраструктуре компании;
- связь с процессами ITSM;
- реализацию смежных бизнес-процессов, актуальных для заказчика.
SimpleOne ориентирован на корпоративных и государственных заказчиков, стремящихся к цифровой трансформации и заинтересованных в повышении эффективности бизнес-процессов за счет внедрения сервисного подхода.
Как внедрить ITAM в работу бизнеса
Существует несколько шагов по внедрению ITAM.
- Определите цели и задачи. Какие бизнес-движущие факторы для ITAM, например, снижение затрат или повышение эффективности.
- Определите активы, которыми необходимо управлять. Этот шаг может включать проведение инвентаризации, определение владельцев и пользователей.
- Определите процессы закупки, развертывания, обслуживания, поддержки, утилизации, отслеживания, отчетности об использовании и производительности ИТ-активов.
- Разработайте план внедрения. План должен включать сроки внедрения ITAM и конкретные действия для достижения целей и задач.
- Внедрение ITAM. Шаг включает развертывание программных инструментов для управления ИТ-активами, обучение персонала новым процессам и создание механизмов управления.
- Оценка. После внедрения ITAM важно оценить ее эффективность с помощью мониторинга ключевых показателей эффективности: экономия затрат, повышение производительности, внесение необходимых корректировок в процессы или план внедрения.
- Поддержка. Важно обеспечить постоянную поддержку ITAM: обучение и поддержка персонала, постоянный мониторинг и совершенствование процессов и инструментов, используемых для управления ИТ-активами.
Заключение
ITAM дает возможность компаниям преобразовать свой бизнес с помощью цифровой системы мониторинга всех ИТ-ресурсов. Система позволяет модернизировать процессы учета, оптимизировать производительность, затраты и планирование с помощью единой платформы для управления ИТ-активами. Полученную информацию вы можете использовать для принятия стратегических решений.
