ИТ-активы являются важными ресурсами любой современной компании. Как и любые другие активы, они имеют свой жизненный цикл от планирования и приобретения до вывода из эксплуатации с последующей утилизацией или передачей.
Эффективное управление ИТ-активами на каждом этапе их жизненного цикла позволяет оптимизировать затраты компаний, повысить отдачу от вложений и снизить риски потери контроля над ИТ-инфраструктурой.
В этой статье речь пойдет о сущности ИТ-активов, основных этапах их жизненного цикла, а также о том, почему бизнесу важно уделять внимание управлению ИТ-активами.
Что такое ИТ-активы
ИТ-активы представляют собой элементы современного ландшафта компании, которые имеют определенную ценность для бизнеса.
Технологические ресурсы становятся ИТ-активами, когда соответствуют определенным критериям:
- Имеют существенную стоимость для компании;
- Их использование приносит пользу бизнесу;
- Их необходимо регулярно поддерживать.
ИТ-активы включают в себя оборудование, программное обеспечение, лицензии, информацию, позволяющие компании исправно выполнять свою деятельность и получать прибыль.
Структурно ИТ-активы можно разделить на 4 основных вида:
- Физические: серверы, компьютеры, сетевые устройства и любое другое технологическое оборудование инфраструктуры компании;
- Программные: операционные системы и любое прикладное ПО, способствующее выполнению бизнес-задач;
- Интеллектуальные: патенты, торговые марки, авторские права, разработки компании, документация, методики, бизнес-процессы;
- Данные: базы данных, файлы, архивы, финансовая информация, аналитика.
Этапы жизненного цикла ИТ-активов
Планирование
На этапе планирования определяется потребность бизнеса в конкретных ИТ-активах для поддержки бизнес-процессов и достижения целей компании.
Проводится анализ имеющихся ИТ-активов и их соответствия текущим и прогнозируемым потребностям бизнеса. Выявляются пробелы, которые необходимо заполнить приобретением или созданием новых активов.
Формируются функциональные и технические требования к необходимым ИТ-активам на основе потребностей бизнеса. Определяются категории активов, к которым будут предъявляться требования.
Разрабатываются внутренние стандарты и политики в отношении планируемых к закупке или созданию ИТ-активов (стандарты конфигурации оборудования, политики лицензирования ПО, политики безопасности и т.п.).
Составляется бюджет на приобретение и ввод в эксплуатацию необходимых активов.
Таким образом на этапе планирования закладывается фундамент для эффективного управления ИТ-активами на последующих этапах их жизненного цикла.
Закупка / разработка
На этапе закупки на основе сформированных ранее требований и бюджета осуществляется выбор поставщиков необходимых ИТ-активов, проводятся переговоры и заключаются договоры на поставку.
Для крупных закупок проводятся тендерные процедуры с участием нескольких поставщиков. Осуществляется контроль исполнения договоров, проверка соответствия поставленных активов заявленным характеристикам.
Перед вводом в эксплуатацию проводится инвентаризация и приемка приобретенных активов. Процесс инвентаризации позволяет зафиксировать все поставленные в рамках договора активы и сверить их с заявленными спецификациями. Также выполняется физическая инспекция оборудования и проверка комплектности.
После прохождения инвентаризации активы регистрируются в системе управления ИТ-активами, заносятся основные технические характеристики, серийные номера, метаданные о поставщике, стоимости и т.д. Назначаются материально и операционно ответственные лица. Таким образом актив готовится к передаче в эксплуатацию.
Эксплуатация
На этапе эксплуатации ИТ-актив вводится в работу и передается сотрудникам компании для выполнения бизнес-задач и поддержки бизнес-процессов.
Осуществляется контроль использования ИТ-активов, мониторинг их работоспособности и производительности средствами системного и сетевого мониторинга.
На регулярной основе проводится инвентаризация активов, проверка корректности и актуальности данных об активах в системе управления активами.
При необходимости осуществляется модернизация и обновление активов вследствие процессов управления изменениями и конфигурациями, с целью исправления дефектов или повышения эффективности использования.
Таким образом, на этапе эксплуатации актив приносит пользу бизнесу компании и создает ценность.
Обслуживание / модернизация / резерв
Обслуживание ИТ-активов включает в себя комплекс работ по поддержанию их работоспособности и производительности. Проводится диагностика неисправностей, устранение дефектов, настройка параметров, профилактические работы.
Обслуживание может осуществляться собственными силами ИТ-подразделения или с привлечением сторонних сервисных организаций в рамках договоров на техническую поддержку и обслуживание.
Модернизация ИТ-активов означает их обновление для улучшения характеристик и производительности. Модернизация может включать увеличение объемов памяти, замену устаревших комплектующих на более производительные, обновление версий ПО и т.д.
Перевод активов в резерв означает временное прекращение их эксплуатации. Активы в резерве могут храниться как стратегический запас для замены вышедших из строя активов или удовлетворения возможного будущего спроса.
Решение о необходимости обслуживания, модернизации или перевода в резерв принимается на основе данных мониторинга, результатов инвентаризаций, а также изменившихся бизнес-требований.
Списание
На этапе списания принимается решение о полном прекращении эксплуатации ИТ-актива в связи с его выработкой ресурса, моральным устареванием или по иным причинам.
Проводится техническая экспертиза для определения пригодности списываемого оборудования к дальнейшей эксплуатации. Пригодные к использованию компоненты могут направляться в резерв для ремонта аналогичных вышедших из строя активов.
Для носителей информации проводится процедура безопасного стирания данных. Для ценных компонентов предусматривается утилизация с реализацией материалов. Остальное списанное оборудование утилизируется как электронные отходы.
По результатам списания составляются отчеты о сроках службы актива, затратах на поддержку и обслуживание в течение всего жизненного цикла. Собранные данные могут использоваться для анализа эффективности и оптимизации управления ИТ-активами.
Почему важно управлять ИТ-активами
По мере роста бизнеса растет количество ИТ-активов и их сложность. Без централизованного учета и управления теряется контроль над ИТ-инфраструктурой и затратами на её поддержание, происходят сбои вследствие несвоевременной замены или модернизации, растут риски информационной безопасности. Без системы учета невозможно отследить случаи утери или кражи ценного оборудования. Отсутствие аналитики использования ИТ-активов неизбежно ведет к их неэффективному распределению. Все эти факторы в конечном итоге приводят к существенным финансовым издержкам и убыткам для бизнеса.
Для решения этих проблем и внедряется управление ИТ-активами или IT Asset Management (ITAM). Это комплекс мер для учета, контроля, обслуживания, оптимизации использования всех ИТ-активов компании на протяжении их жизненного цикла.
ITAM позволяет добиться следующих целей:
-
- Поддержание работоспособности инфраструктуры. ITAM предоставляет актуальные данные по активам и позволяет своевременно обслуживать оборудование;
- Повышение эффективности использования ИТ-активов. Благодаря полной инвентаризации и мониторингу использования можно выявлять незадействованные или не полностью используемые активы и оптимизировать их загрузку;
- Экономия и оптимизация расходов. Эффективное планирование закупок, модернизации и вывода из эксплуатации ИТ-активов работает на благо бизнеса и позволяет оптимизировать расходы. Отслеживание уже имеющихся активов помогает избегать ненужных покупок и перерасхода;
- Повышение финансовой эффективности. Этому способствует контроль TCO (общей стоимости владения) на протяжении всего жизненного цикла ИТ-активов;
- Содействие процессам ITIL. ITAM способствует управлению изменениями, инцидентами и проблемами в ITSM-практиках (IT Service Management);
- Отчетность и анализ списанных активов. ITAM позволяет отслеживать время работы ИТ-активов, анализировать причины вывода из строя, а также оптимизировать стоимость их владения.
Эффективное управление активами невозможно без использования специализированного программного обеспечения. Решение SimpleOne ITAM представляет собой комплексную систему автоматизации управления аппаратными ИТ-активами на всех этапах их жизненного цикла.
В SimpleOne ITAM реализованы все необходимые сущности и процессы для полного жизненного цикла ИТ-активов:
Заключение
Поскольку ИТ-активы являются критически важным стратегическим ресурсом любой современной компании, который способствует развитию и прибыльности бизнеса, то повышение эффективности управления активами позволит обеспечить требуемый уровень поддержки инфраструктуры, контролировать расходы и снизить риски нецелевого использования. ITAM призван максимально оптимизировать цикл с точки зрения планирования и учета ИТ-активов, анализа затрат и получаемой пользы для бизнеса.
