site_logo

Портфельное управление проектами (PPM)

Обновлено: 17 сентября 2024

    Портфельное управление проектами

    (оно же ПУП или PPM) — это стратегический подход к централизованному управлению рядом проектов, программ и других инициатив организации для достижения бизнес-целей при оптимальном использовании ресурсов.

    Для PPM необходимо собрать портфель проектов — это комплекс проектов, которые организованы в пределах одной управляющей единицы. Как правило, проекты объединяет общая цель, которая соответствует стратегии компании. Отдельные элементы или компоненты портфеля соединяются между собой одной темой.

    PPM

    Если у компании несколько целей, то портфели проектов должны формироваться вместе под каждую из них. То есть, одна цель — один проект портфелей.

    Применение портфеля позволяет:

    • более эффективно распределить возможности и ресурсы организации, когда идет процесс работы над уже созданными и запущенными проектами;

    • сосредоточиться на конкретных проектах и добиваться лучших результатов.

    В отличие от управления проектами (PM), которое сосредотачивается на реализации одного конкретного проекта, PPM связано с более масштабными инициативами внутри компании.

    Преимущества портфельного управления проектами

    Управление портфелем проектов имеет ряд преимуществ:

    1. компания реализует несколько проектов одновременно, что позволяет быстрее приходить к результату;

    2. появляется возможность правильно определить приоритеты и оценить риски проекта;

    3. после анализа проектов и целей организации компания может принять более объективные стратегические решения;

    4. снижается риск конфликтных ситуаций и противоречий между специалистами во время выбора нового проекта;

    5. команда фокусируется на реализации задач внутри проекта;

    6. PPM обеспечивает тесную связь между проектами и стратегическими целями организации, что повышает вероятность достижения долгосрочных бизнес-результатов.

    Портфельное управление позволяет провести комплексный отбор задач, реализовывать их и отслеживать качество выполнения проектов, работая на цели бизнеса с учетом рисков и ресурсов организации.

    Роли в портфельном управлении

    В портфельном управлении проектов выделяют определенные роли, которые занимают сотрудники компании:

    1. Руководитель портфеля проектов — специалист, который создаёт портфель и управляет им. Он отвечает за выравнивание всех проектов портфеля со стратегическими целями компании, следит за статусом открытых проектов, реагирует на изменения, а также получает отчеты руководителей отдельных проектов.

    2. Заинтересованные руководители — руководители, которые наблюдают за прогрессом проектов внутри портфеля.

    3. Руководитель программы — сотрудник, который берёт на себя ответственность за взаимосвязанные проекты. В отличие от руководителя портфеля, он не отвечает за проекты, которые никак не соединены между собой. Руководитель программы управляет рядом проектов, которые связаны, например, с созданием конкретного продукта.

    4. Руководитель проекта — сотрудник, который отвечает за один проект внутри портфеля.

    5. Участники проектной группы — специалисты, которые работают над проектами, включёнными в портфель. Они формируют проектную группу и являются её основными участниками. Проектная группа может состоять из специалистов разных областей и отделов организации, после завершения проекта группу распускают.

    Методы и инструменты УПП

    Для эффективного управления портфелем проектов применяют определенные методы анализа и оценки проектов, входящих в портфель:

    • Скоринг

    Применяется для оценки проектов с помощью установленных метрик. Значимость каждой метрики оценивают в зависимости от конкретного проекта, её можно обозначать в баллах, процентах или других удобных для понимания показателях — сумма значений показывает ценность проекта.

    Значимость проекта может определяться по аспектам финансов, стратегии компании, потенциальных рисков или затраченных ресурсов. Такой способ применяют как при оценке проектов, которые войдут в портфель, так и для их динамического анализа во время реализации.

    • Визуализация

    Используют для сравнения проектов и анализа прогресса внутри портфеля. Помогает наглядно показать весь процесс выполнения задач.

    • Анализ затрат

    Для анализа используют комплекс инструментов аналитики для оценки затрат организации, инвестиционной окупаемости, рентабельности по сравнению с прошлым периодом или с конкурентами компании.

    • Экспертный анализ

    Чтобы оценить связи между проектами, собираются мнения экспертов — проекты часто могут обладать излишним функционалом, либо вовсе копировать друг друга.

    Методы УПП применяют как для оценки отдельных проектов для анализа его ценности, так и для всего портфеля, чтобы синхронизировать работу со стратегическими целями компании.

    Этапы управления портфелем проектов

    Чтобы создать портфель проектов и поддерживать его в актуальном для компании состоянии, нужно пройти ряд этапов работы с проектами. Эти этапы не являются строго линейными, а скорее образуют циклический процесс, требующий постоянного мониторинга и адаптации

    1. Идентификация проектов

      2. На этом этапе компания собирает идеи для новых проектов, например, через мозговые штурмы, предложения сотрудников, анализ рынка или запросы клиентов. Цель — создать базу потенциальных проектов. Каждая идея проходит первичный отбор на соответствие общей стратегии компании, чтобы отсеять явно неподходящие предложения.

    2. Категоризация проектов

      3. Здесь проекты группируются по определенным признакам. Это может быть тип проекта (например, исследовательский или коммерческий), целевой рынок или уровень риска. Категоризация помогает лучше понять структуру портфеля и облегчает дальнейший анализ. Она также позволяет убедиться, что портфель охватывает все важные для компании направления.

    3. Оценка проектов

      4. На этом этапе каждый проект подвергается тщательному анализу: оцениваются финансовые показатели (ROI, NPV), риски, ресурсы и стратегическая ценность. Используют как количественные методы (финансовые расчеты), так и качественные (экспертные оценки). Цель — получить полное представление о потенциале и рисках каждого проекта.

    4. Отбор проектов

      5. По результатам оценки для портфеля отбирают проекты, которые больше соответствуют стратегическим целям компании и имеют оптимальное соотношение риска и потенциальной выгоды. Проекты, не прошедшие отбор, могут быть отложены или отклонены.

    5. Определение приоритетов

      6. Отобранные проекты ранжируют по важности и срочности, учитывая стратегическую значимость, ожидаемую выгоду, риски и доступность ресурсов. Важно также рассмотреть взаимозависимости между проектами. Приоритизация помогает решить, какие проекты нужно запускать в первую очередь, а какие могут подождать.

    6. Балансирование портфеля и авторизация проектов

      7. На этом этапе проводят финальную оптимизацию портфеля. Цель — достичь баланса между краткосрочными и долгосрочными проектами, высоко- и низкорисковыми инициативами. После балансировки проекты официально утверждаются и получают необходимые ресурсы для старта.

    7. Пересмотр портфеля и составление отчетов

      8. Этот этап предполагает постоянный мониторинг прогресса проектов и оценку эффективности всего портфеля. В компании регулярно проходят обзоры, где анализируют прогресс каждого проекта и его вклад в достижение стратегических целей. Руководитель портфеля и руководители проектов составляют отчеты, которые помогают принимать информированные решения о дальнейшем управлении портфелем.

    8. Стратегические изменения

    На этом этапе пересматривается состав портфеля в свете новых стратегических приоритетов или изменений на рынке. Могут быть добавлены новые проекты, а некоторые существующие — приостановлены или закрыты. Цель — обеспечить постоянное соответствие портфеля актуальным целям и задачам организации.

    Резюме

    Портфельное управление проектами — это стратегический инструмент, позволяющий организациям не только эффективно управлять множеством проектов, но и обеспечивать их соответствие бизнес-целям. PPM предоставляет комплексное видение всех инициатив, оптимизирует использование ресурсов и повышает вероятность успеха как отдельных проектов, так и организации в целом. В современном динамичном бизнес-окружении PPM становится ключевым фактором конкурентного преимущества и устойчивого роста.

    Если вы ведете несколько проектов по разработке ИТ-продуктов, перенесите управление портфелем в SImpleOne SDLC.